Hóa đơn điện tử là gì? Trường hợp bị cưỡng chế dừng xuất hoá đơn điện tử thì phải làm sao để xuất hoá đơn cho khách hàng?
Luật sư cho tôi hỏi: Công ty tôi bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn tuy nhiên hiện tại muốn thanh toán tiền lương cho nhân viên thì có được xuất hóa đơn không? Được thì xuất như thế nào?
MỤC LỤC
2. Trường hợp nào doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
3. Xuất hóa đơn khi bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn như thế nào?
4. Ai là người có thẩm quyền ban hành quyết định cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn?
Trả lời:
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Như vậy, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
Gồm 02 loại đó là hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
2. Trường hợp nào doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Căn cứ theo Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế như sau:
“Điều 16. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
đ) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
e) Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
g) Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.
2. Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
a) Cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế thuộc trường hợp tại điểm đ, e, g khoản 1 Điều này đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.
b) Người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo. Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liệu hoặc bằng văn bản.
c) Người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc giải trình bổ sung, cụ thể:
c.1) Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
c.2) Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo yêu cầu người nộp thuế bổ sung thông tin, tài liệu. Thời hạn bổ sung là 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.
d) Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và xử lý theo quy định.
3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế cơ quan thuế ban hành quyết định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn hoặc khi có thông báo của cơ quan chức năng.
4. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đang trong thời hạn tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng kinh doanh thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Nghị định này.”
3. Xuất hóa đơn khi bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn như thế nào?
Căn cứ theo Công văn 4905/TCT-QLN năm 2023 hướng dẫn về xuất hóa đơn theo từng lần phát sinh cụ thể như:
“- Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
- Căn cứ quy định tại điểm d khoản 4 Điều 34 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn;
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty TNHH Thiên Lộc đang áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn mà Công ty có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn để có nguồn thanh toán tiền lương công nhân, thanh toán các khoản chi phí đảm bảo sản xuất kinh doanh được liên tục thì Cục Thuế thành phố Cần Thơ tiếp tục cho Công ty sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh với điều kiện Công ty phải nộp ngay ít nhất 18% doanh thu trên hóa đơn được sử dụng vào ngân sách nhà nước. Cục Thuế thành phố Cần Thơ căn cứ hồ sơ thực tế của Công ty TNHH Thiên Lộc để cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh theo đúng quy định.”
Như vậy, trường hợp doanh nghiệp đang áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn nhưng có yêu cầu xuất hóa đơn để thanh toán tiền lương cho nhân viên và các khoản chi phí đảm bảo sản xuất kinh doanh được liên tục thì doanh nghiệp cần gửi văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế.
Sau khi có văn bản đồng ý cho sử dụng của cơ quan thuế, doanh nghiệp được xuất hóa đơn theo từng lần phát sinh và phải nộp ít nhất 18% doanh thu trên hóa đơn được sử dụng vào ngân sách nhà nước.
Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh cho doanh nghiệp căn cứ vào hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.
4. Ai là người có thẩm quyền ban hành quyết định cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn?
Căn cứ theo khoản 3 Điều 35 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định về cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn như sau:
“Điều 35. Cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn
....
3. Quyết định cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn
....
a.3) Thủ trưởng cơ quan quản lý thuế, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan, Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu thuộc Tổng cục Hải quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp tỉnh có thẩm quyền ban hành quyết định cưỡng chế đối với các quyết định hành chính về quản lý thuế do mình ban hành hoặc cấp dưới ban hành nhưng không có thẩm quyền cưỡng chế hoặc cấp dưới có thẩm quyền ra quyết định cưỡng chế nhưng không đủ điều kiện về lực lượng, phương tiện để tổ chức thi hành quyết định cưỡng chế và có văn bản đề nghị cấp trên ra quyết định cưỡng chế. Trường hợp cấp trưởng vắng mặt có thể giao quyền cho cấp phó xem xét ban hành quyết định cưỡng chế, việc giao quyền được thực hiện bằng văn bản theo Mẫu số 09/CC tại Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định này, cấp phó được giao quyền phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước cấp trưởng và trước pháp luật. Người được giao quyền không được giao quyền tiếp cho bất kỳ cá nhân nào khác.”
Qua đó, người có thẩm quyền ban hành quyết định cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn bao gồm:
- Thủ trưởng cơ quan quản lý thuế;
- Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan;
- Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu thuộc Tổng cục Hải quan;
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp tỉnh.
Các chủ thể trên có thẩm quyền ban hành quyết định cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơnđối với các quyết định như sau:
- Quyết định hành chính về quản lý thuế do mình ban hành.
- Quyết định hành chính về quản lý thuế do cấp dưới ban hành nhưng không có thẩm quyền cưỡng chế hoặc cấp dưới có thẩm quyền ra quyết định cưỡng chế nhưng không đủ điều kiện về lực lượng, phương tiện để tổ chức thi hành quyết định cưỡng chế và có văn bản đề nghị cấp trên ra quyết định cưỡng chế.
Trân trọng./.
