Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp nào? Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?

Luật sư cho tôi hỏi: Tôi đang có kế hoạch thành lập một doanh nghiệp hoạt động trong ngành đại lý làm thủ tục hải quan để cung cấp dịch vụ khai báo cho khách hàng xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, tôi hiện chưa rõ doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì để được công nhận là đại lý làm thủ tục hải quan; nhân viên có bắt buộc phải có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan hay không; phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của đại lý trong quá trình đại diện cho chủ hàng được pháp luật quy định thế nào. Vì vậy, trong bối cảnh này, tôi muốn hỏi Luật sư về các quy định pháp luật liên quan đến việc thành lập và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan như thế nào theo pháp luật hiện hành? Kính mong Luật sư giải đáp thắc mắc giúp tôi.

MỤC LỤC

1. Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp nào?

2. Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?

Trả lời:

1. Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp nào?  

Đại lý làm thủ tục hải quan đang ngày càng khẳng định vai trò của mình trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoá thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật trong quá trình làm thủ tục hải quan. Theo quy định của pháp luật, những chủ thể được xem là đại lý làm thủ tục hải quan được quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư số 22/2019/TT-BTC ngày 16/4/2019 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan như sau:

“Điều 5. Đại lý làm thủ tục hải quan

1. Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan, trong phạm vi được ủy quyền theo thỏa thuận trong hợp đồng ký với người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (sau đây gọi là chủ hàng) thay mặt chủ hàng thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ của người khai hải quan quy định tại khoản 3 Điều 18 Luật Hải quan.

…”

Theo đó, quy định trên xác định rõ địa vị pháp lý của đại lý làm thủ tục hải quan, nhấn mạnh rằng đây phải là doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật Hải quan. Đồng thời, đóng vai trò không chỉ là “bên hỗ trợ” mà là chủ thể được pháp luật thừa nhận có thể thay mặt chủ hàng thực hiện một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ của người khai hải quan phù hợp quy định của pháp luật. Đặc biệt, nhấn mạnh rằng phạm vi ủy quyền giữa chủ hàng và đại lý làm thủ tục hải quan phải được xác lập bằng hợp đồng, qua đó đảm bảo tính ràng buộc và trách nhiệm pháp lý giữa hai bên.

Nhìn chung, việc trao quyền cho đại lý tham gia trực tiếp vào quá trình khai báo, nộp chứng từ, thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế và các hoạt động phục vụ cho việc hoàn tất thủ tục hải quan khác giúp giảm tải áp lực cho chủ hàng, đồng thời tạo điều kiện để thủ tục hải quan được thực hiện bởi đội ngũ chuyên môn, am hiểu pháp luật, hạn chế sai sót và vi phạm hành chính. Qua đó, thể hiện định hướng của Nhà nước về chuyên nghiệp hóa hoạt động khai báo hải quan và thúc đẩy dịch vụ chuyên nghiệp trong lĩnh vực hải quan phát triển.

2. Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?  

Các quy định về điều kiện làm đại lý thủ tục hải quan và các khía cạnh liên quan đến đại lý làm thủ tục hải quan được đề cập tại Điều 20 Luật Hải quan 2014 như sau:

“Điều 20. Đại lý làm thủ tục hải quan

1. Điều kiện là đại lý làm thủ tục hải quan:

a) Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành, nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan;

b) Có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan;

c) Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng điều kiện để thực hiện khai hải quan điện tử và các điều kiện khác theo quy định.

2. Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan là công dân Việt Nam đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Có trình độ cao đẳng kinh tế, luật, kỹ thuật trở lên;

b) Có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan;

c) Được cơ quan hải quan cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.

3. Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định việc công nhận, tạm dừng, chấm dứt hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan; cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.

4. Đại lý làm thủ tục hải quan và nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan thực hiện quyền và nghĩa vụ của người khai hải quan quy định tại Điều 18 của Luật này.

5. Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan; thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan, cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.”

Ngoài ra, điều luật trên còn được hướng dẫn bởi Mục 2 Công văn số 19046/BTC-TCHQ ngày 29/12/2014 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện các quy định của Luật hải quan 2014 như sau:

“Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể một số nội dung như sau:

…

2. Về Đại lý làm thủ tục hải quan

2.1. Điều kiện nhân viên đại lý hải quan; Thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Luật hải quan.

2.2. Thẩm quyền công nhận đại lý hải quan và cấp mã số nhân viên đại lý hải quan: Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định việc công nhận, tạm dừng, chấm dứt hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan; cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.

2.3. Đại lý làm thủ tục hải quan đã được công nhận, nhân viên đại lý đã được cấp chứng chỉ nghiệp vụ thì được tiếp tục hoạt động. Đại lý làm thủ tục hải quan thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định tại khoản 3 Điều 18 Luật Hải quan năm 2014.”

* Lưu ý: Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan được thay thế bằng Cục trưởng Cục Hải quan (tham khảo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 2 Nghị định số 167/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan).

Từ điều luật trên, có thể thấy rằng pháp luật thiết lập khung pháp lý chặt chẽ cho hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan, qua đó đảm bảo rằng chỉ những doanh nghiệp có năng lực, nhân sự đạt chuẩn và cơ sở hạ tầng phù hợp mới được tham gia vào hoạt động đặc thù này. Cụ thể:

- Về điều kiện là đại lý làm thủ tục hải quan - bao gồm ba nhóm điều kiện cốt lõi: tư cách pháp lý (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành, nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan), nhân viên đủ tiêu chuẩn và hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu khai báo điện tử. Đây là ba yếu tố đảm bảo đại lý không chỉ hợp pháp mà còn đủ khả năng vận hành hiệu quả trong môi trường quản lý hải quan hiện đại.

- Về nhân viên: trước tiên phải là công dân Việt Nam có trình độ chuyên môn từ cao đẳng trong các ngànhkinh tế, luật, kỹ thuật trở lên; có chứng chỉ nghiệp vụ và mã số số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan. Điều này giúp Nhà nước quản lý trách nhiệm cá nhân khi thực hiện khai báo cho doanh nghiệp.

- Về quyền và nghĩa vụ: đại lý và nhân viên của đại lý khi thực hiện thủ tục phải chịu toàn bộ trách nhiệm như người khai hải quan để đảm bảo chất lượng dịch vụ khai hải quan và hạn chế rủi ro pháp lý cho cả Nhà nước lẫn doanh nghiệp.

Ngoài ra, quy định nêu lên cơ chế quản lý tập trung của Cục trưởng Cục Hải quan và Bộ Tài chính nhằm đảm bảo thống nhất trên toàn quốc về công nhận, giám sát, tạm dừng hoặc chấm dứt hoạt động đại lý; cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.

Trân trọng./.