Đại lý làm thủ tục hải quan và việc công nhận đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Công ty chúng tôi là doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ vận tải và kho bãi. Nhằm mở rộng phạm vi hoạt động và hỗ trợ khách hàng trong việc thông quan hàng hóa, công ty có kế hoạch phát triển thêm dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan.Tuy nhiên, tôi vẫn chưa biết các quy định liên quan đến công nhận đại lý làm thủ tục hải quan ra sao. Vì vậy, tôi muốn hỏi Luật sư, việc công nhận đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào theo quy định của pháp luật hiện hành? Kính mong Luật sư giải đáp thắc mắc giúp tôi.
MỤC LỤC
1. Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?
2. Việc công nhận đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?
Đại lý làm thủ tục hải quan đang ngày càng khẳng định vai trò của mình trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoá thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật trong quá trình làm thủ tục hải quan. Theo quy định của pháp luật, những chủ thể được xem là đại lý làm thủ tục hải quan được quy định tại Điều 5 Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư số 22/2019/TT-BTC ngày 16/4/2019 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan như sau:
“Điều 5. Đại lý làm thủ tục hải quan
1. Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan, trong phạm vi được ủy quyền theo thỏa thuận trong hợp đồng ký với người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (sau đây gọi là chủ hàng) thay mặt chủ hàng thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ của người khai hải quan quy định tại khoản 3 Điều 18 Luật Hải quan.
2. Đại lý làm thủ tục hải quan (người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền theo quy định của pháp luật) phải ký hợp đồng đại lý với chủ hàng. Người được cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan thực hiện việc khai và làm thủ tục hải quan trên cơ sở hợp đồng đại lý đã ký với chủ hàng. Đại lý làm thủ tục hải quan chỉ xuất trình hợp đồng đại lý cho cơ quan hải quan để xác định trách nhiệm của các bên khi có hành vi vi phạm pháp luật về hải quan. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đại diện theo pháp luật của đại lý làm thủ tục hải quan ủy quyền theo quy định của pháp luật thực hiện việc ký tên, đóng dấu trên tờ khai hải quan và các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan khi thực hiện các công việc quy định tại khoản 3 Điều 18 Luật Hải quan.
3. Đại lý làm thủ tục hải quan chỉ được khai và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng sau khi chủ hàng thông báo cho cơ quan hải quan danh sách đại lý làm thủ tục hải quan được thay mặt chủ hàng để làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng theo quy định tại khoản 6 Điều 14 Thông tư này.”
Theo đó, quy định trên xác định rõ địa vị pháp lý của đại lý làm thủ tục hải quan, nhấn mạnh rằng đây phải là doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật Hải quan. Đồng thời, đóng vai trò không chỉ là “bên hỗ trợ” mà là chủ thể được pháp luật thừa nhận có thể thay mặt chủ hàng thực hiện một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ của người khai hải quan phù hợp quy định của pháp luật. Đặc biệt, nhấn mạnh rằng phạm vi ủy quyền giữa chủ hàng và đại lý làm thủ tục hải quan phải được xác lập bằng hợp đồng, qua đó đảm bảo tính ràng buộc và trách nhiệm pháp lý giữa hai bên.
Ngoài ra, yêu cầu đại lý làm thủ tục hải quan chỉ được khai và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng sau khi chủ hàng thông báo cho cơ quan hải quan danh sách đại lý làm thủ tục hải quan cho thấy mối quan hệ ba bên phối hợp, liên kết nhằm đảm bảo tính pháp lý, an toàn của hoạt động đại lý.
Nhìn chung, việc trao quyền cho đại lý tham gia trực tiếp vào quá trình khai báo, nộp chứng từ, thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế và các hoạt động phục vụ cho việc hoàn tất thủ tục hải quan khác giúp giảm tải áp lực cho chủ hàng, đồng thời tạo điều kiện để thủ tục hải quan được thực hiện bởi đội ngũ chuyên môn, am hiểu pháp luật, hạn chế sai sót và vi phạm hành chính. Qua đó, thể hiện định hướng của Nhà nước về chuyên nghiệp hóa hoạt động khai báo hải quan và thúc đẩy dịch vụ chuyên nghiệp trong lĩnh vực hải quan phát triển.
2. Việc công nhận đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?
Công nhận đại lý làm thủ tục hải quan đóng vai trò làm nền tảng cho hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Theo đó, việc công nhận được thực hiện theo Điều 6 Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Thông tư số 22/2019/TT-BTC ngày 16/4/2019 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan như sau:
“Điều 6. Công nhận đại lý làm thủ tục hải quan
1. Doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan lập hồ sơ đề nghị công nhận đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan gửi Tổng cục Hải quan. Hồ sơ gồm:
a) Văn bản đề nghị công nhận đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan theo Mẫu số 04 ban hành kèm Thông tư này: 01 bản chính;
b) Hồ sơ đề nghị cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Thông tư này.
2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của doanh nghiệp, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ra quyết định công nhận đại lý làm thủ tục hải quan theo mẫu số 05 ban hành kèm Thông tư này, cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư này và cập nhật vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan. Trường hợp không đủ điều kiện thì có văn bản trả lời doanh nghiệp.
3. Trường hợp đại lý làm thủ tục hải quan có Chi nhánh tại các tỉnh, thành phố khác nếu Chi nhánh đáp ứng đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan thì được công nhận là đại lý làm thủ tục hải quan. Thủ tục công nhận thực hiện theo quy định tại Điều này.
4. Khi thay đổi tên, địa chỉ, đại lý làm thủ tục hải quan có công văn đề nghị kèm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư gửi Tổng cục Hải quan để sửa đổi trên Quyết định công nhận đại lý làm thủ tục hải quan và cập nhật vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.”
* Lưu ý: Tổng cục Hải quan được tổ chức lại thành Cục Hải quan (căn cứ Mục 1 Phần III Báo cáo số 219/BC-BNV ngày 11/01/2025 về việc bổ sung, hoàn thiện phương án sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy của Chính phủ và khoản 25 Điều 3 Nghị định số 29/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính được sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Nghị định số 166/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 29/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính).
Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan 2014 về điều kiện là đại lý làm thủ tục hải quan như sau:
“Điều 20. Đại lý làm thủ tục hải quan
1. Điều kiện là đại lý làm thủ tục hải quan:
a) Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành, nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan;
b) Có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan;
c) Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng điều kiện để thực hiện khai hải quan điện tử và các điều kiện khác theo quy định.
…”
Như vậy, việc công nhận đại lý làm thủ tục hải quan trước tiên dựa trên cơ sở đáp ứng các điều kiện là đại lý làm thủ tục hải quan. Bao gồm các điều kiện liên quan đến tư cách pháp lý (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành, nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan), nhân viên đủ tiêu chuẩn và hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu khai báo điện tử.
Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có trách nhiệm lập hồ sơ gửi Cục Hải quan, hồ sơ gồm văn bản đề nghị theo mẫu và hồ sơ xin cấp mã số nhân viên đại lý. Tiếp theo, Cục Hải quan trong thời hạn 05 ngày làm việc phải ra quyết định công nhận hoặc trả lời bằng văn bản nếu doanh nghiệp không đủ điều kiện.
Ngoài ra, điều luật còn mở rộng phạm vi công nhận cho cả chi nhánh của đại lý tại các tỉnh/thành khác nếu chi nhánh đáp ứng điều kiện pháp luật. Quy định này phù hợp với thực tế hoạt động hải quan đa địa bàn, bảo đảm tính thống nhất và đồng bộ trong quản lý hệ thống đại lý trên toàn quốc.
Cuối cùng, khi có sự thay đổi tên hoặc địa chỉ, đại lý làm thủ tục hải quan có công văn đề nghị kèm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư gửi Cục Hải quan để sửa đổi trên Quyết định công nhận đại lý làm thủ tục hải quan và cập nhật vào Cổng thông tin điện tử của Cục Hải quan. Mục đích nhằm duy trì dữ liệu chính xác trên Cổng thông tin điện tử, bảo đảm chủ hàng và cơ quan quản lý có thể tra cứu thông tin đại lý một cách tin cậy.
Nhìn chung, điều luật trên đã tạo hành lang pháp lý đồng bộ nhằm bảo đảm chỉ những doanh nghiệp đáp ứng tiêu chuẩn mới được tham gia cung cấp dịch vụ đại lý hải quan. Đồng thời, xác định rõ quy trình, hồ sơ, thời hạn giải quyết, giúp hoạt động công nhận đại lý được thực hiện minh bạch và kiểm soát được năng lực của chủ thể tham gia. Từ đó, góp phần vào việc tăng cường minh bạch, tránh rủi ro khi lựa chọn đại lý của doanh nghiệp cũng như nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp của hoạt động đại lý trên cả nước.
Trân trọng./.
