Quyền, trách nhiệm của Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Công ty chúng tôi đang dự định mở rộng hoạt động sang lĩnh vực đại lý làm thủ tục hải quan nhằm hỗ trợ khách hàng khai báo, nộp thuế và hoàn thiện hồ sơ xuất nhập khẩu. Tôi đã đã tìm hiểu sơ bộ nhưng vẫn còn nhiều thắc mắc về ngành, nghề này, cụ thể như: khi trở thành đại lý hải quan, công ty được quyền thực hiện những nghiệp vụ nào thay mặt chủ hàng, có được đứng tên trên tờ khai hải quan hay không và có quyền yêu cầu cơ quan hải quan cung cấp thông tin liên quan đến hồ sơ của khách hàng hay không hoặc các vấn đề liên quan đến quản lý nhân viên,… Vì vậy, tôi muốn hỏi Luật sư, quyền, trách nhiệm của Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào theo quy định của pháp luật hiện hành? Kính mong Luật sư giải đáp thắc mắc giúp tôi.
MỤC LỤC
1. Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp nào?
2. Quyền, trách nhiệm của Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp nào?
Đại lý làm thủ tục hải quan đang ngày càng khẳng định vai trò của mình trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoá thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật trong quá trình làm thủ tục hải quan. Theo quy định của pháp luật, những chủ thể được xem là đại lý làm thủ tục hải quan được quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư số 22/2019/TT-BTC ngày 16/4/2019 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan như sau:
“Điều 5. Đại lý làm thủ tục hải quan
1. Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan, trong phạm vi được ủy quyền theo thỏa thuận trong hợp đồng ký với người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (sau đây gọi là chủ hàng) thay mặt chủ hàng thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ của người khai hải quan quy định tại khoản 3 Điều 18 Luật Hải quan.
…”
Theo đó, quy định trên xác định rõ địa vị pháp lý của đại lý làm thủ tục hải quan, nhấn mạnh rằng đây phải là doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật Hải quan. Đồng thời, đóng vai trò không chỉ là “bên hỗ trợ” mà là chủ thể được pháp luật thừa nhận có thể thay mặt chủ hàng thực hiện một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ của người khai hải quan phù hợp quy định của pháp luật. Đặc biệt, nhấn mạnh rằng phạm vi ủy quyền giữa chủ hàng và đại lý làm thủ tục hải quan phải được xác lập bằng hợp đồng, qua đó đảm bảo tính ràng buộc và trách nhiệm pháp lý giữa hai bên.
Nhìn chung, việc trao quyền cho đại lý tham gia trực tiếp vào quá trình khai báo, nộp chứng từ, thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế và các hoạt động phục vụ cho việc hoàn tất thủ tục hải quan khác giúp giảm tải áp lực cho chủ hàng song song với tạo điều kiện để thủ tục hải quan được thực hiện bởi đội ngũ chuyên môn, am hiểu pháp luật, hạn chế sai sót và vi phạm hành chính. Qua đó, thể hiện định hướng của Nhà nước về chuyên nghiệp hóa hoạt động khai báo hải quan và thúc đẩy dịch vụ đại lý trong lĩnh vực hải quan phát triển.
2. Quyền, trách nhiệm của Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định như thế nào?
Quyền, trách nhiệm của Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định tại Điều 13 Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Thông tư số 22/2019/TT-BTC ngày 16/4/2019 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính về việc quy định chi tiết thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan; trình tự, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan như sau:
“Điều 13. Quyền, trách nhiệm của Đại lý làm thủ tục hải quan
1. Quản lý, sử dụng mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan để tiến hành các công việc khai báo về làm thủ tục hải quan trong phạm vi được chủ hàng ủy quyền; Chịu trách nhiệm về việc giới thiệu, đề nghị Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan cho người đáp ứng đủ điều kiện theo quy định; đăng ký thông tin mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan vào hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan để cơ quan hải quan cấp tài khoản kết nối hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư này.
2. Yêu cầu chủ hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các chứng từ, thông tin cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan của lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo hợp đồng đại lý.
3. Yêu cầu cơ quan hải quan hướng dẫn về thủ tục hải quan, thủ tục thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, kỹ thuật trong việc kết nối mạng với cơ quan hải quan và cung cấp các quy định mới của pháp luật về hải quan; tham dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng pháp luật về hải quan;
Được cung cấp dữ liệu điện tử liên quan đến tờ khai hải quan của hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu làm thủ tục hải quan qua đại lý làm thủ tục hải quan.
4. Chịu trách nhiệm về các nội dung khai trên tờ khai hải quan trên cơ sở bộ chứng từ, tài liệu liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do chủ hàng cung cấp và thực hiện đúng phạm vi được ủy quyền theo hợp đồng đại lý.
5. Thông báo cho Tổng cục Hải quan thực hiện thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan đối với các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư này hoặc trường hợp đại lý làm thủ tục hải quan bị giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động.
6. Cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu liên quan đến chủ hàng hoặc các lô hàng do đại lý làm thủ tục hải quan đứng tên khai hải quan theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
7. Chịu trách nhiệm thực hiện các quyết định kiểm tra, thanh tra thuế của cơ quan hải quan.
8. Trường hợp đại lý làm thủ tục hải quan thay mặt chủ hàng hóa là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu thì đại lý làm thủ tục hải quan phải chịu trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ hàng hóa theo quy định của pháp luật về hải quan, pháp luật về thuế và các pháp luật khác có liên quan.
9. Đại lý làm thủ tục hải quan có trách nhiệm:
a) Định kỳ vào ngày 05 của tháng đầu quý sau, báo cáo tình hình hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan theo Mẫu số 10 ban hành kèm Thông tư này gửi Cục Hải quan tỉnh, thành phố quản lý địa bàn đăng ký kinh doanh. Trường hợp đại lý làm thủ lục hải quan không báo cáo đúng thời hạn quy định sẽ bị xử phạt theo quy định xử phạt vi phạm hành chính và cưỡng chế thi hành quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan.
b) Báo cáo, đề nghị Tổng cục Hải quan thực hiện thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan, tài khoản kết nối hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử đối với các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư này trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày phát sinh.”
* Lưu ý: Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan tỉnh, thành phố lần lượt được tổ chức lại thành Cục Hải quan và Chi cục Hải quan khu vực (căn cứ Mục 1 Phần III Báo cáo số 219/BC-BNV ngày 11/01/2025 về việc bổ sung, hoàn thiện phương án sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy của Chính phủ và khoản 25 Điều 3 Nghị định số 29/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính được sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Nghị định số 166/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 29/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính).
** Lưu ý: Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan được thay thế bằng Cục trưởng Cục Hải quan (tham khảo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 2 Nghị định số 167/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan).
Từ quy định trên, có thể thấy quyền, trách nhiệm của Đại lý làm thủ tục hải quan được quy định bao quát trên nhiều khía cạnh khác nhau gồm:
- Quản lý và sử dụng mã số nhân viên đúng quy định, đồng thời chịu trách nhiệm trong việc giới thiệu nhân sự đạt chuẩn, đăng ký thông tin trên hệ thống xử lý dữ liệu điện tử nhằm đặt ra cơ chế quản lý nhân sự gắn trách nhiệm đến từng cá nhân khi thực hiện khai báo.
- Quyền yêu cầu chủ hàng cung cấp đầy đủ chứng từ và quyền yêu cầu cơ quan hải quan hướng dẫn, cung cấp dữ liệu điện tử cũng như tham gia tập huấn. Điều này cho thấy đại lý vừa là đối tượng phải tuân thủ, vừa là chủ thể được hỗ trợ để đảm bảo hoạt động khai hải quan chính xác và cập nhật pháp luật.
- Thực hiện khai báo, cung cấp thông tin và chấp hành quyết định kiểm tra, thanh tra thuế. Khẳng định rằng đại lý không chỉ là người “đứng tên khai hộ” mà phải chịu trách nhiệm trực tiếp trên cơ sở hồ sơ được ủy quyền.
- Khi đóng vai trò là đại diện cho thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu – lúc này đại lý phải thực hiện toàn bộ quyền và nghĩa vụ như một chủ hàng.
- Nghĩa vụ báo cáo định kỳ và thông báo thu hồi mã số nhân viên, đảm bảo minh bạch và duy trì công tác quản lý nhà nước liên tục.
Nhìn tổng thể, điều luật nêu trên đã thiết lập một cơ chế trách nhiệm đa tầng, vừa đảm bảo quyền hoạt động của đại lý, vừa tạo khuôn khổ pháp lý để kiểm soát, ràng buộc trách nhiệm trong toàn bộ quy trình hải quan. Góp phần chuyên nghiệp hóa hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan, bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và tăng tính minh bạch, tuân thủ trong quản lý hải quan.
Trân trọng./.
