Bản sao y công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý thay thế cho bản chính được không?
Luật sư cho tôi hỏi: Nếu tôi có bản sao công chứng của một hợp đồng mua bán nhà và cần sử dụng để thực hiện thủ tục chuyển nhượng quyền sở hữu, liệu cơ quan chức năng có chấp nhận bản sao công chứng này thay vì bản chính hợp đồng không?
MỤC LỤC
2. Các hình thức của bản sao y
3. Bản sao y công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý thay thế cho bản chính được không?
Trả lời:
1. Bản sao y là gì?
Căn cứ quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.”
Theo đó, “Bản sao y” được hiểu là một bản sao hoàn chỉnh, chính xác, phản ánh đầy đủ nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản. Bản sao này phải được trình bày đúng theo thể thức và kỹ thuật được quy định. Điều này có nghĩa là, để một bản sao được công nhận là bản sao y, không chỉ nội dung phải đúng mà còn phải tuân thủ các yêu cầu về cách thức trình bày, đảm bảo tính pháp lý và sự chính xác trong việc sao chép thông tin từ bản gốc.
2. Các hình thức của bản sao y
Căn cứ vào khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các hình thức của bản sao y như sau:
“Điều 25. Các hình thức bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.”
Như vậy, có ba hình thức sao y chính gồm:
- Thứ nhất, sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy là quá trình sao chép nội dung từ bản gốc hoặc bản chính của văn bản giấy thành bản sao trên giấy được thực hiện bằng phương pháp chụp lại hoặc sao chép trực tiếp từ bản gốc. Phương thức này giúp đảm bảo bản sao giữ nguyên tính chính xác, đầy đủ của nội dung so với bản chính;
- Thứ hai, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy liên quan đến việc in ấn bản gốc từ văn bản điện tử ra giấy tạo ra bản sao giấy có giá trị pháp lý. Hình thức này thường áp dụng khi văn bản gốc đã tồn tại dưới dạng điện tử nhưng cần được sử dụng dưới dạng giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính;
- Thứ ba, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện thông qua quá trình số hóa văn bản giấy, tức là quét hoặc scan bản gốc giấy thành file điện tử, sau đó ký số của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền. Bản sao điện tử này sẽ có giá trị pháp lý như bản chính nếu được ký số hợp pháp giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và chia sẻ thông tin trong môi trường số. Các hình thức sao y này đều có giá trị pháp lý tương đương bản chính khi được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
3. Bản sao y công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý thay thế cho bản chính được không?
Giá trị pháp lý của bản sao y được quy định tại Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
“Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.”
Theo đó, nếu bản sao y được thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật thì chúng có giá trị pháp lý tương đương với bản chính. Điều này có nghĩa là các bản sao này có thể được sử dụng trong các giao dịch, thủ tục hành chính và các tình huống pháp lý mà trước đây chỉ yêu cầu bản chính mà không làm giảm đi tính hợp pháp hoặc quyền lợi của người sử dụng. Tuy nhiên, để bản sao y công chứng hoặc chứng thực có giá trị pháp lý thay thế cho bản chính, nó phải được thực hiện đầy đủ và đúng quy trình pháp lý như công chứng, chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền và không bịsửa đổi hay làm giả.
Như vậy, bản sao y công chứng của một hợp đồng mua bán nhà có thể thay thế cho bản chính để thực hiện thủ tục chuyển nhượng quyền sở hữu vì nó có giá trị như bản chính.
Trân trọng./.
