Xử lý các trường hợp thực hiện không đúng quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục hoặc thông tin trong hồ sơ là không trung thực, không chính xác được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi đang trong quá trình kê khai thông tin vào hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. Để tránh các rủi ro không đáng có, tôi muốn hỏi hiện nay pháp luật xử lý các trường hợp thực hiện không đúng quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục hoặc thông tin trong hồ sơ là không trung thực, không chính xác như thế nào? Mong Luật sư hỗ trợ!
MỤC LỤC
1. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh được quy định như thế nào?
Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh được quy định tại Điều 99 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:
“Điều 99. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh
1. Chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh gửi hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở.
2. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:
a) Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
b) Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập. Văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.
3. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, kiểm tra điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo quy định tại khoản 2 Điều 85 Nghị định này. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và gửi thông báo về Cơ quan thuế quản lý trực tiếp hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện cấp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.”
Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 2 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 85. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
...
2. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp cho hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Ngành, nghề kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;
b) Tên hộ kinh doanh được đặt theo đúng quy định tại Điều 86 Nghị định này;
c) Có hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hợp lệ;
d) Nộp đủ lệ phí theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.”
Như vậy, chủ hộ kinh doanh hay người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh có trách nhiệm gửi hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi dự kiến đặt trụ sở hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật. Đáng chú ý, trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh và thực hiện việc đăng ký thì văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực. Ngoài ra, để bảo đảm quá trình đăng ký được diễn ra thuận lợi, Thông tư số 68/2025/TT-BTC ngày 01/7/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã quy định cụ thể giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo Mẫu số 1 tại Phụ lục II được ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC này.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã hẹn trả kết quả và đồng thời, tiến hành xem xét, kiểm tra các điều kiện liên quan đến ngành, nghề kinh doanh, tên hộ kinh doanh và tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký để cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu hộ kinh doanh bảo đảm đầy đủ các điều kiện nêu trên, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và gửi thông báo về Cơ quan thuế quản lý trực tiếp hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh. Đồng thời, cũng trong thời hạn trên, nếu hồ sơ không đủ điều kiện cấp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã phải thực hiện nghĩa vụ thông báo đến chủ thể nộp hồ sơ văn bản kèm theo lý do cụ thể và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung khác theo luật định.
2. Xử lý các trường hợp thực hiện không đúng quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục hoặc thông tin trong hồ sơ là không trung thực, không chính xác được quy định thực hiện như thế nào?
Việc xử lý các trường hợp thực hiện không đúng quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục hoặc thông tin trong hồ sơ là không trung thực, không chính xác được quy định tại Điều 109 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 109. Xử lý các trường hợp thực hiện không đúng quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục hoặc thông tin trong hồ sơ là không trung thực, không chính xác
1. Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã xử lý hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hoặc ra thông báo, quyết định không đúng quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục tại Nghị định này, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thông báo tới hộ kinh doanh để biết, đồng thời thực hiện lại theo đúng quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục tại Nghị định này.
2. Việc xử lý trường hợp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh kê khai không trung thực, không chính xác được thực hiện như sau:
a) Trường hợp thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh là không trung thực, không chính xác, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thông báo cho Cơ quan quản lý thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phối hợp quản lý và xử lý theo quy định của pháp luật, đồng thời thông báo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp trên cơ sở hồ sơ đăng ký có thông tin kê khai không trung thực, không chính xác là không có hiệu lực. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã đăng tải thông báo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không có hiệu lực trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã yêu cầu hộ kinh doanh nộp hồ sơ mới thay cho hồ sơ đăng ký thành lập kê khai không trung thực, không chính xác theo quy định trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ra thông báo để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh có thể gộp các nội dung thay đổi hợp pháp của các lần đăng ký thay đổi trong một bộ hồ sơ để được cấp một lần đăng ký thay đổi mới. Trường hợp hộ kinh doanh không nộp hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo theo quy định tại khoản 6 Điều 22 Nghị định này;
b) Trường hợp thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh là không trung thực, không chính xác, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thông báo cho Cơ quan quản lý thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phối hợp quản lý và xử lý theo quy định của pháp luật, đồng thời thông báo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp trên cơ sở hồ sơ đăng ký có thông tin kê khai không trung thực, không chính xác là không có hiệu lực và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trên cơ sở hồ sơ hợp lệ liền kề trước hồ sơ kê khai không trung thực, không chính xác. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã đăng tải thông báo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không có hiệu lực trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ mới để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh có thể gộp các nội dung thay đổi hợp pháp của các lần đăng ký thay đổi liền kề sau hồ sơ kê khai không trung thực, không chính xác trong một bộ hồ sơ để được cấp một lần đăng ký thay đổi mới;
c) Trường hợp việc xử lý nội dung kê khai không trung thực, không chính xác có liên quan đến nhiều Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đang đặt trụ sở chính xử lý theo thẩm quyền nội dung thay đổi đã chấp thuận trên cơ sở nội dung kê khai không trung thực, không chính xác, đồng thời, thông báo kết quả xử lý đến Cơ quan thuế liên quan để cập nhật, theo dõi quản lý thuế. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh chuyển đến chuyển thông tin hộ kinh doanh, kết quả xử lý kèm tài liệu có liên quan đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh chuyển đi để tiếp tục xử lý theo quy định.”
Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 6 Điều 22 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã như sau:
“Điều 22. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã
...
6. Yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo về việc tuân thủ các quy định về hộ kinh doanh tại Nghị định này để thực hiện công tác quản lý nhà nước.”
Đối với hoạt động đăng ký hộ kinh doanh, tính trung thực và chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ có vai trò đặc biệt quan trọng. Đây không chỉ là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mà còn bảo đảm sự công bằng, minh bạch trong quản lý. Cũng từ cơ sở này, trong quá trình xử lý hồ sơ đăng ký hoặc ban hành quyết định không đúng theo quy định, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có trách nhiệm thông báo cho hộ kinh doanh biết và đồng thời thực hiện lại theo đúng quy trình, thủ tục mà pháp luật đã đặt ra.
Bên cạnh đó, quy định cũng hướng dẫn chi tiết cơ chế xử lý đối với các trường hợp hộ kinh doanh kê khai thông tin không trung thực, không chính xác trong hồ sơ đăng ký. Theo đó, thông tin trong hồ sơ đăng ký thành lập hay trong hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh là không trung thực, không chính xác, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã phải thực hiện chặt chẽ nghĩa vụ thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, thông báo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp trên cơ sở hồ sơ đăng ký có thông tin kê khai không trung thực, không chính xác là không có hiệu lực và đăng tải nội dung này lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đặc biệt lưu ý, đối với thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh là không trung thực, không chính xác, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trên cơ sở hồ sơ hợp lệ liền kề trước hồ sơ kê khai không trung thực, không chính xác.
Để bảo đảm quyền lợi hợp pháp, chính đáng của hộ kinh doanh khi tham gia thị trường, hộ kinh doanh có thể nộp hồ sơ mới thay cho hồ sơ đăng ký thành lập kê khai không trung thực, không chính xác trong thời hạn luật định. Nếu hộ kinh doanh không nộp hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có quyền yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo về việc tuân thủ các quy định có liên quan đến chủ thể kinh doanh này nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhà nước. Ngoài ra, đối với thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh là không trung thực, không chính xác, hộ kinh doanh cũng có thể nộp hồ sơ mới để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Xuất phát từ mục đích bảo đảm sự thống nhất và tránh chồng chéo, pháp luật đã quy định rõ cơ chế xử lý khi nội dung kê khai không trung thực, không chính xác có liên quan đến nhiều Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Cụ thể, trong trường hợp này, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đang đặt trụ sở chính không chỉ xử lý theo thẩm quyền nội dung thay đổi đã chấp thuận trên cơ sở nội dung kê khai không trung thực, không chính xác mà còn phải thông báo kết quả xử lý đến Cơ quan thuế liên quan theo quy định. Đồng thời, khi hộ kinh doanh chuyển địa điểm, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh chuyển đến phải chuyển thông tin, kết quả xử lý và các tài liệu khác có liên quan đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh chuyển đi. Việc quy định như vậy tạo ra cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan có thẩm quyền, không chỉ giúp tăng cường sự minh bạch trong quản lý hồ sơ mà còn giúp tránh được tình trạng gián đoạn trong quá trình xử lý thủ tục này.
Trân trọng./.
