Thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán được thực hiện như thế nào?
Thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán được thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi là một trong những cổ đông sáng lập trong công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán. Trong quá trình thành lập công ty, tôi và các cổ đông sáng lập khác đã đăng ký mua cổ phần, tuy nhiên, đến thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua, có một cổ đông chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký. Tôi muốn tìm hiểu công ty cần thực hiện những thủ tục gì để cập nhật lại thông tin cổ đông sáng lập trong trường hợp này, cũng như thời hạn và thành phần hồ sơ cần chuẩn bị. Vậy việc thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập trong trường hợp này được thực hiện như thế nào? Rất mong Luật sư giải đáp. Xin cảm ơn!
MỤC LỤC
1. Cổ đông sáng lập được hiểu như thế nào?
Trả lời:
1. Cổ đông sáng lập được hiểu như thế nào?
Khi thành lập công ty cổ phần, cổ đông sáng lập là những chủ thể tham gia ngay từ giai đoạn đầu và có thể được xem là đã đặt nền móng cho hoạt động của doanh nghiệp. Pháp luật đã đưa ra giải thích về cổ đông sáng lập tại khoản 4 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cụ thể như sau:
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
4. Cổ đông sáng lập là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần.
…"
Theo đó, cổ đông sáng lập là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập của công ty cổ phần. Có thể hiểu rằng, tư cách của cổ đông sáng lập được xác định dựa trên hai điều kiện đồng thời: Sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông; Có tên trong danh sách cổ đông sáng lập. Việc xác định cụ thể các điều kiện nêu trên giúp phân biệt cổ đông sáng lập với những cổ đông tham gia góp vốn hoặc nhận chuyển nhượng cổ phần sau khi công ty được thành lập. Đồng thời, danh sách cổ đông sáng lập là căn cứ để ghi nhận những chủ thể tham gia hình thành công ty ngay từ đầu. Qua đó, pháp luật bảo đảm tính minh bạch về cơ cấu cổ đông trong giai đoạn thành lập và tạo thuận lợi cho việc xác định quyền, nghĩa vụ của các chủ thể có liên quan.
2. Thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán được thực hiện như thế nào?
Cổ đông sáng lập có thể được xem là những chủ thể tham gia hình thành công ty ngay từ thời điểm thành lập. Trong quá trình hoạt động, nếu phát sinh các trường hợp thay đổi thông tin cổ đông sáng lập, công ty cổ phần cần phải thực hiện nghĩa vụ thông báo theo Điều 50 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là "Nghị định số 168/2025/NĐ-CP"), cụ thể như sau:
1. Cổ đông sáng lập quy định tại khoản 4 Điều 4 Luật Doanh nghiệp là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong Danh sách cổ đông sáng lập nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp.
2. Việc thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh chỉ thực hiện trong trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua.
3. Trường hợp thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập quy định tại khoản 2 Điều này, công ty gửi hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
b) Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần, trong đó không bao gồm thông tin về cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua.
4. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cập nhật thông tin của cổ đông sáng lập trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp."
Dẫn chiếu đến Điều 113 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:
"Điều 113. Thanh toán cổ phần đã đăng ký mua khi đăng ký thành lập doanh nghiệp
1. Các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần quy định một thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp cổ đông góp vốn bằng tài sản thì thời gian vận chuyển nhập khẩu, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản đó không tính vào thời hạn góp vốn này. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc cổ đông thanh toán đủ và đúng hạn các cổ phần đã đăng ký mua.
2. Trong thời hạn từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến ngày cuối cùng phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua quy định tại khoản 1 Điều này, số phiếu biểu quyết của các cổ đông được tính theo số cổ phần phổ thông đã được đăng ký mua, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
3. Trường hợp sau thời hạn quy định tại khoản 1 Điều này, cổ đông chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua thì thực hiện theo quy định sau đây:
a) Cổ đông chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua đương nhiên không còn là cổ đông của công ty và không được chuyển nhượng quyền mua cổ phần đó cho người khác;
b) Cổ đông chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua có quyền biểu quyết, nhận lợi tức và các quyền khác tương ứng với số cổ phần đã thanh toán; không được chuyển nhượng quyền mua số cổ phần chưa thanh toán cho người khác;
c) Cổ phần chưa thanh toán được coi là cổ phần chưa bán và Hội đồng quản trị được quyền bán;
d) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại khoản 1 Điều này, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ, trừ trường hợp số cổ phần chưa thanh toán đã được bán hết trong thời hạn này; đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập.
4. Cổ đông chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua phải chịu trách nhiệm tương ứng với tổng mệnh giá cổ phần đã đăng ký mua đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trong thời hạn trước ngày công ty đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều này. Thành viên Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới về các thiệt hại phát sinh do không thực hiện hoặc không thực hiện đúng quy định tại khoản 1 và điểm d khoản 3 Điều này.
5. Trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này, người góp vốn trở thành cổ đông của công ty kể từ thời điểm đã thanh toán việc mua cổ phần và những thông tin về cổ đông quy định tại các điểm b, c, d và đ khoản 2 Điều 122 của Luật này được ghi vào sổ đăng ký cổ đông."
Theo đó, cổ đông sáng lập là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong Danh sách cổ đông sáng lập nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp. Điều này giúp phân biệt cổ đông sáng lập với những cổ đông tham gia góp vốn hoặc nhận chuyển nhượng cổ phần sau khi công ty được thành lập. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để xác định những chủ thể thuộc phạm vi áp dụng của thủ tục thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán, tránh nhầm lẫn với các thủ tục đối với cổ đông phổ thông.
Về các trường hợp phải thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập, doanh nghiệp chỉ phải thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh khi cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định về thanh toán cổ phần đã đăng ký mua khi đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Luật Doanh nghiệp năm 2020. Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua. Có thể thấy, việc gắn nghĩa vụ thông báo với tình trạng thanh toán cổ phần góp phần bảo đảm thông tin về cổ đông sáng lập phản ánh đúng tình hình góp vốn thực tế, đồng thời tạo cơ sở để xác định tư cách cổ đông sau khi kết thúc thời hạn thanh toán.
Hồ sơ thông báo về việc thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập trong trường hợp trên sẽ được công ty gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần, trong đó không bao gồm thông tin về cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua.
Việc yêu cầu cung cấp danh sách cổ đông sáng lập sau khi có sự thay đổi giúp Cơ quan đăng ký kinh doanh có căn cứ cập nhật lại thông tin về cổ đông sáng lập của công ty. Ngoài ra, việc không đưa thông tin của cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua vào danh sách góp phần bảo đảm dữ liệu đăng ký doanh nghiệp phù hợp với tình trạng thực tế sau khi kết thúc thời hạn thanh toán, tránh làm hồ sơ về cổ đông trở nên phức tạp, dễ gây nhầm lẫn.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cập nhật thông tin của cổ đông sáng lập trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Việc ấn định thời gian xử lý hồ sơ không quá 03 ngày làm việc giúp đơn giản hóa thủ tục, tạo điều kiện để doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất việc cập nhật danh sách cổ đông sáng lập. Đồng thời, dữ liệu được cập nhật tập trung trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp giúp nâng cao khả năng tiếp cận, tra cứu và xác thực thông tin của cơ quan quản lý cũng như các tổ chức, cá nhân có liên quan. Trường hợp cần chứng minh nội dung thay đổi về cổ đông sáng lập trong các giao dịch hoặc thủ tục hành chính, doanh nghiệp có thể đề nghị cấp Giấy xác nhận để bổ sung căn cứ pháp lý cho việc sử dụng thông tin đăng ký mới.
Như vậy, việc thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập không chỉ là cơ chế cập nhật dữ liệu đăng ký doanh nghiệp mà còn bảo đảm tính chính xác, minh bạch của thông tin về cơ cấu cổ đông sau khi kết thúc thời hạn góp vốn. Hồ sơ rõ ràng, trình tự đơn giản và thời hạn giải quyết ngắn là kết quả của quá trình cắt giảm và đơn giản hóa thủ tục hành chính, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đăng ký, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và độ tin cậy của thông tin doanh nghiệp trong các giao dịch.
Trân trọng./.