Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần được thực hiện ra sao?
Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần được thực hiện ra sao?
Luật sư cho tôi hỏi: Hiện tôi đang là người đại diện theo pháp luật của một công ty trách nhiệm hữu hạn và trực tiếp tham gia quản lý, điều hành hoạt động của công ty. Do có sự thay đổi về nhân sự quản lý, công ty dự kiến bổ nhiệm người khác thay thế tôi giữ chức vụ người đại diện theo pháp luật. Vậy trong trường hợp này, công ty cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật như thế nào? Rất mong Luật sư tư vấn. Xin cảm ơn!
MỤC LỤC
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được pháp luật quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được pháp luật quy định như thế nào?
Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật là chủ thể đảm nhiệm vai trò đại diện và thực hiện các giao dịch nhân danh doanh nghiệp. Nội dung về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được ghi nhận tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cụ thể như sau:
"Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
2. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:
a) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;
b) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
5. Trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
6. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
7. Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật."
Theo đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo luật định. Việc xác định người đại diện theo pháp luật có thể cụ thể hóa tư cách pháp lý của doanh nghiệp trong các quan hệ pháp luật. Doanh nghiệp là một chủ thể pháp lý không thể tự mình thực hiện các hành vi giao dịch mà phải thông qua cá nhân được xác định là người đại diện theo pháp luật để thể hiện ý chí, xác lập và thực hiện các quyền, nghĩa vụ của mình.
Về số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Việc cho phép công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật tạo điều kiện để doanh nghiệp phân chia hoạt động đại diện phù hợp với quy mô, cơ cấu tổ chức và nhu cầu quản trị. Mặt khác, Điều lệ công ty trở thành căn cứ quan trọng để xác định phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của từng người, hạn chế tình trạng chồng chéo hoặc không rõ ràng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Trong trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba. Điều này bảo đảm các giao dịch của doanh nghiệp không bị đình trệ chỉ vì thiếu thông tin về phạm vi đại diện của từng người. Tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo pháp luật về dân sự và pháp luật có liên quan, buộc những người đại diện theo pháp luật phải giám sát chéo, hạn chế hành vi lạm quyền hoặc tự ý xác lập giao dịch gây thiệt hại cho công ty.
Về vấn đề cư trú và xuất cảnh của người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Yêu cầu này nhằm bảo đảm doanh nghiệp luôn có cá nhân hiện diện trong nước để thực hiện các công việc đại diện khi cần thiết, tạo điều kiện cho cơ quan nhà nước, đối tác và các chủ thể có liên quan duy trì liên hệ, trao đổi thông tin và giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình doanh nghiệp hoạt động.
Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Điều này sẽ giúp bảo đảm tính liên tục trong hoạt động đại diện, tránh tình trạng doanh nghiệp không có người thực hiện các quyền và nghĩa vụ cần thiết trong thời gian người đại diện vắng mặt.
Trong trường hợp hết thời hạn ủy quyền nêu trên mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện như sau:
- Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;
- Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Cách thức này nhằm tránh tình trạng hoạt động đại diện của doanh nghiệp bị gián đoạn, đồng thời, giúp duy trì hoạt động quản lý, điều hành và giải quyết các công việc phát sinh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, điều này tạo cơ sở để Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Chủ sở hữu chủ động quyết định việc bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật thay thế trong những trường hợp cần thiết. Qua đó, doanh nghiệp có thể kịp thời kiện toàn bộ máy quản lý, duy trì hoạt động điều hành và hạn chế tình trạng gián đoạn trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty. Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên có thể dễ dàng gặp khó khăn khi một trong hai thành viên gặp sự cố. Do đó, pháp luật đã thiết lập cơ chế thay thế trên nhằm tránh tình trạng công ty không có người đại diện và có thể duy trì tạm thời hoạt động của công ty trước khi Hội đồng thành viên có quyết định mới về người đại diện theo pháp luật của công ty.
Trừ trường hợp nêu trên, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty. Cơ chế này góp phần tháo gỡ những vướng mắc trong hoạt động quản trị khi doanh nghiệp không còn người đại diện có khả năng thực hiện nhiệm vụ, đồng thời bảo đảm tính liên tục trong hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kịp thời thực hiện các công việc cần thiết như kê khai, nộp thuế, chi trả tiền lương cho người lao động và thanh toán các khoản nợ đến hạn,… hạn chế những ảnh hưởng bất lợi phát sinh từ việc thiếu người đại diện.
Đáng chú ý, Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo luật định. Điều này góp phần bảo đảm quá trình giải quyết vụ việc dân sự, vụ án tại Tòa án hoặc các hoạt động tố tụng khác không bị cản trở do doanh nghiệp thiếu người đại diện hoặc người đại diện hiện tại không thể tham gia tố tụng, qua đó, bảo vệ quyền và nghĩa vụ tố tụng của các bên liên quan.
Như vậy, pháp luật đã ghi nhận tương đối toàn diện về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, từ việc xác định tư cách, phạm vi đại diện đến cơ chế thay thế khi người đại diện không thể thực hiện nhiệm vụ. Những quy định này góp phần bảo đảm hoạt động đại diện được duy trì liên tục, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong giao dịch và giải quyết các vấn đề pháp lý, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp cũng như các chủ thể có liên quan.
2. Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần được thực hiện ra sao?
Khi có sự thay đổi về nhân sự đảm nhiệm chức danh người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin tương ứng. Để bảo đảm thông tin đăng ký doanh nghiệp được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời, pháp luật đã ghi nhận về hồ sơ, trình tự và thủ tục thực hiện đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần tại Điều 12 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là "Nghị định số 168/2025/NĐ-CP"), cụ thể như sau:
1. Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;
b) Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.
2. Người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây:
a) Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty mới được bổ nhiệm hoặc được bầu;
b) Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu;
c) Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định tại khoản 4 Điều 56, khoản 3 Điều 80 và khoản 4 Điều 156 Luật Doanh nghiệp;
d) Trường hợp chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là cá nhân bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì người được ủy quyền hoặc người đại diện quy định tại khoản 2 và khoản 5 Điều 78 Luật Doanh nghiệp là người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật.
3. Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này, trong đó, bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên được thay thế bằng bản sao văn bản xác nhận việc người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định. Trong trường hợp này, người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là thành viên còn lại của công ty.
4. Trường hợp doanh nghiệp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng thời với đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp đăng ký thay đổi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thì người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, giấy đề nghị, thông báo thay đổi nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp là cá nhân quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.
5. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp."
Dẫn chiếu đến Điều 24, khoản 4 Điều 56, khoản 3 Điều 80, khoản 4 Điều 156, khoản 2 và khoản 5 Điều 78, khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:
1. Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.
2. Điều lệ công ty bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
b) Ngành, nghề kinh doanh;
c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
e) Cơ cấu tổ chức quản lý;
g) Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
i) Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
k) Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
m) Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
3. Điều lệ công ty khi đăng ký doanh nghiệp phải bao gồm họ, tên và chữ ký của những người sau đây:
a) Thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
b) Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
c) Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
d) Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần.
4. Điều lệ công ty được sửa đổi, bổ sung phải bao gồm họ, tên và chữ ký của những người sau đây:
a) Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh;
b) Chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
c) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần."
"Điều 56. Chủ tịch Hội đồng thành viên
…
4. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì một trong số các thành viên Hội đồng thành viên triệu tập họp các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên."
…
3. Chủ tịch Hội đồng thành viên do chủ sở hữu công ty bổ nhiệm hoặc do các thành viên Hội đồng thành viên bầu theo nguyên tắc đa số theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, nhiệm kỳ, quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên áp dụng theo quy định tại Điều 56 và quy định khác có liên quan của Luật này.
…"
"Điều 156. Chủ tịch Hội đồng quản trị
…
4. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng quản trị.
…"
"Điều 78. Thực hiện quyền của chủ sở hữu công ty trong một số trường hợp đặc biệt
…
2. Trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc thì ủy quyền cho người khác thực hiện một số hoặc tất cả quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty.
…
5. Trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân mà bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty được thực hiện thông qua người đại diện.
…"
Và
"Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
…
6. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
…"
Theo đó, trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty, công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật theo Luật Doanh nghiệp năm 2020.
Việc yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của các chủ thể có thẩm quyền trong doanh nghiệp tạo cơ sở xác định việc thay đổi người đại diện theo pháp luật đã được thông qua theo đúng trình tự, thủ tục của từng loại hình doanh nghiệp. Đặc biệt, việc phân định thẩm quyền giữa Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị căn cứ vào mức độ thay đổi Điều lệ công ty sẽ vừa bảo đảm tính hợp lệ của quyết định hoặc nghị quyết, vừa phù hợp với cơ cấu tổ chức và phương thức quản lý của từng loại hình công ty. Đồng thời, điều này có thể giúp tránh việc phải triệu tập Đại hội đồng cổ đông để quyết định những vấn đề không làm thay đổi đáng kể nội dung Điều lệ, qua đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực tổ chức cuộc họp.
Về người có thẩm quyền ký giấy đề nghị, người ký giấy đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây:
- Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty mới được bổ nhiệm hoặc được bầu;
- Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu;
- Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị theo Luật Doanh nghiệp năm 2020;
- Trường hợp chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là cá nhân bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc thì người được ủy quyền trong trường hợp này theo quy định về thực hiện quyền của chủ sở hữu trong một số trường hợp đặc biệt tại Luật Doanh nghiệp năm 2020 là người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Trường hợp chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là cá nhân bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì người đại diện trong trường hợp này theo quy định về thực hiện quyền của chủ sở hữu trong một số trường hợp đặc biệt tại Luật Doanh nghiệp năm 2020.
Có thể thấy, người có thẩm quyền ký giấy đề nghị được pháp luật đặt ra rất cụ thể, toàn diện trong từng trường hợp, qua đó, giúp bảo đảm tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Đồng thời, cơ chế ủy quyền và xác định người được thay thế chủ thể có thẩm quyền ký vào giấy đề nghị giúp khắc phục tình trạng thủ tục bị trì hoãn, đình trệ do người có thẩm quyền vắng mặt hoặc trong tình huống đặc biệt không thể thực hiện thẩm quyền ký vào giấy đề nghị, bảo đảm quá trình đăng ký thay đổi được tiến hành liên tục và kịp thời.
Đối với trường hợp công ty trách nhiệm hai thành viên có một thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty gặp một số trường hợp đặc biệt như chết, mất tích, bị truy cứu trách nhiệm hình sự,… theo quy định về người đại diện theo pháp luật của công ty tại Luật Doanh nghiệp năm 2020, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Bản sao văn bản xác nhận việc người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.
Trong trường hợp này, người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là thành viên còn lại của công ty. Mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên rất dễ gặp khó khăn khi có một thành viên gặp các trường hợp đặc biệt không thể thực hiện nhiệm vụ. Do đó, việc cho phép thành viên còn lại đương nhiên có quyền ký vào giấy đề nghị và việc thay thế văn bản xác nhận sự việc nêu trên thay cho nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên giúp công ty có thể duy trì hoạt động bình thường, hạn chế việc cản trở hoạt động kinh doanh.
Trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng thời với đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp đăng ký thay đổi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thì người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, giấy đề nghị, thông báo thay đổi nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp là cá nhân có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật trong các trường hợp nêu trên. Việc thống nhất người có thẩm quyền ký các giấy tờ trên giúp bảo đảm tính đồng bộ khi doanh nghiệp thực hiện nhiều thủ tục đăng ký cùng lúc, qua đó, có thể kết hợp giải quyết các nội dung thay đổi trong một lần nộp hồ sơ, hạn chế việc phải thực hiện nhiều thủ tục riêng lẻ, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực cho doanh nghiệp cũng như cơ quan nhà nước.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định; Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Thời hạn tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong 03 ngày làm việc giúp doanh nghiệp sớm hoàn tất các thủ tục pháp lý để cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật với các chủ thể có liên quan như ngân hàng, Cơ quan thuế, các đối tác, khách hàng,… Đồng thời, yêu cầu thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung giúp doanh nghiệp nhận diện rõ những thiếu sót trong hồ sơ, có căn cứ để hoàn thiện thay vì phải tự tìm hiểu nguyên nhân hồ sơ chưa được chấp thuận. Qua đó, quy trình đăng ký được thực hiện minh bạch, thống nhất và góp phần tối ưu hóa hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính.
Như vậy, thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần được pháp luật quy định tương đối toàn diện, từ thành phần hồ sơ, chủ thể có thẩm quyền ký đến trình tự và thời hạn giải quyết. Đặc biệt, cơ chế xác định người ký thay thế vào hồ sơ đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và đơn giản hóa giấy tờ trong những trường hợp đặc biệt thể hiện sự linh hoạt của pháp luật, giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc khi người có thẩm quyền không thể thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời, thời hạn giải quyết cụ thể và yêu cầu thông báo bằng văn bản khi hồ sơ chưa hợp lệ góp phần bảo đảm tính minh bạch, tạo điều kiện để doanh nghiệp kịp thời cập nhật thông tin đăng ký và duy trì sự ổn định trong hoạt động quản trị, kinh doanh.
Trân trọng./.