Đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp được thực hiện ra sao?
Đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp được thực hiện ra sao?
Luật sư cho tôi hỏi: Công ty chúng tôi đang lên kế hoạch thay đổi tên doanh nghiệp để tăng độ nhận diện và dễ dàng tiếp cận với các khách hàng, đối tác, nhà đầu tư. Vậy đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp được pháp luật quy định thực hiện ra sao? Rất mong Luật sư tư vấn. Xin cảm ơn!
MỤC LỤC
1. Tên doanh nghiệp được pháp luật quy định như thế nào?
2. Việc đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp được quy định thực hiện ra sao?
Trả lời:
1. Tên doanh nghiệp được pháp luật quy định như thế nào?
Tên doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng để nhận diện và phân biệt doanh nghiệp trong quá trình thành lập, hoạt động và tham gia các quan hệ pháp luật. Nội dung về tên doanh nghiệp được pháp luật ghi nhận tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cụ thể như sau:
1. Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:
a) Loại hình doanh nghiệp;
b) Tên riêng.
2. Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân.
3. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
4. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
5. Căn cứ vào quy định tại Điều này và các điều 38, 39 và 41 của Luật này, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp."
Dẫn chiếu đến Điều 38, Điều 39 và Điều 41 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:
"Điều 38. Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp
1. Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 41 của Luật này.
2. Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
3. Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc."
"Điều 39. Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt của doanh nghiệp
1. Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
2. Trường hợp doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
3. Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài."
Và
"Điều 41. Tên trùng và tên gây nhầm lẫn
1. Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.
2. Các trường hợp được coi là tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký bao gồm:
a) Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký;
b) Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký;
c) Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký;
d) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W được viết liền hoặc cách ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;
đ) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_”;
e) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc từ “mới” được viết liền hoặc cách ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;
g) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một cụm từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông”;
h) Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
3. Các trường hợp quy định tại các điểm d, đ, e, g và h khoản 2 Điều này không áp dụng đối với công ty con của công ty đã đăng ký."
Theo đó, tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:
- Loại hình doanh nghiệp;
- Tên riêng.
Cấu trúc tên doanh nghiệp như trên có thể giúp khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý nhận biết ngay loại hình doanh nghiệp ngay khi tiếp xúc với tên doanh nghiệp. Hơn nữa, việc xác định cấu trúc cụ thể và thống nhất giúp Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có thể dễ dàng phân loại và lưu trữ dữ liệu chính xác về doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc.
Ngoài ra, pháp luật cho phép tên doanh nghiệp có thể được viết tắt, cụ thể: Loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; Được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; Được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; Được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian hiển thị tên gọi trên các ấn phẩm quảng cáo, hóa đơn điện tử, giao diện website và trên các văn bản, hợp đồng và giao dịch thương mại.
Đặc biệt, tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Điều này cho phép chủ doanh nghiệp tự do sáng tạo, lựa chọn tên gọi độc đáo, kết hợp giữa chữ cái, con số và ký hiệu để xây dựng bản sắc thương hiệu riêng. Việc cho phép đặt tên bằng các chữ F, J, Z, W tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc đặt tên gắn liền với thương hiệu toàn cầu hoặc đối tác nước ngoài.
Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành. Việc yêu cầu gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh trước hết giúp cơ quan nhà nước có cơ sở nhận diện, kiểm tra và xác minh địa điểm hoạt động thực tế của doanh nghiệp, góp phần hạn chế tình trạng doanh nghiệp đăng ký địa chỉ không có thật hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, gây khó khăn cho công tác quản lý. Mặt khác, việc in hoặc viết tên doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành là căn cứ giúp đối tác, khách hàng nhận diện doanh nghiệp và xác định chủ thể trực tiếp tham gia, thực hiện các cam kết trong giao dịch, qua đó góp phần bảo đảm tính minh bạch và hạn chế nhầm lẫn về chủ thể trong các quan hệ kinh doanh.
Cần lưu ý rằng, việc lựa chọn và đặt tên doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc mọi tên gọi được đề xuất đều đương nhiên được Cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận. Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp khi căn cứ vào quy định về tên doanh nghiệp, những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp, tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt của doanh nghiệp, tên trùng và tên gây nhầm lẫn. Việc đặt ra những giới hạn này nhằm bảo đảm tên doanh nghiệp có khả năng nhận diện và phân biệt rõ ràng với các chủ thể kinh doanh khác. Đặc biệt, việc không cho phép sử dụng tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn góp phần hạn chế tình trạng doanh nghiệp lợi dụng sự tương đồng về tên gọi để gây nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác và các chủ thể tham gia giao dịch. Đồng thời, các điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp còn nhằm ngăn ngừa việc sử dụng tên gọi xâm phạm đến lợi ích công cộng, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục, bảo đảm môi trường kinh doanh minh bạch, trật tự và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Như vậy, cấu trúc tên doanh nghiệp và những yêu cầu về đặt tên doanh nghiệp không chỉ tạo sự thống nhất trong công tác đăng ký, quản lý và lưu trữ thông tin doanh nghiệp mà còn giúp các tổ chức, cá nhân dễ dàng nhận diện, phân biệt chủ thể kinh doanh trong thực tiễn. Đồng thời, việc giới hạn các trường hợp được sử dụng tên doanh nghiệp góp phần ngăn ngừa nhầm lẫn, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể có liên quan, qua đó xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, ổn định.
2. Việc đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp được quy định thực hiện ra sao?
Trong quá trình vận hành và phát triển, có thể vì các lý do như thay đổi chiến lược thương hiệu, tái cấu trúc hoặc mở rộng thị trường, doanh nghiệp sẽ có nhu cầu thay đổi tên doanh nghiệp. Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp theo Điều 41 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là "Nghị định số 168/2025/NĐ-CP"), cụ thể như sau:
"Điều 41. Đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp
1. Trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
b) Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi tên doanh nghiệp.
2. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
3. Việc thay đổi tên doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp."
Theo đó, khi thay đổi tên doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi tên doanh nghiệp.
Việc yêu cầu cung cấp nghị quyết hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền nhằm bảo đảm việc thay đổi tên doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở ý chí và quyết định hợp lệ của chủ sở hữu, qua đó, hạn chế tình trạng tự ý thay đổi tên doanh nghiệp khi chưa được thông qua theo đúng quy trình nội bộ. Đồng thời, đây là cơ sở quan trọng để Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét xử lý, giải quyết hồ sơ.
Về phía cơ quan nhà nước, việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ được thực hiện như sau:
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ;
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định;
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Có thể thấy, trình tự tiếp nhận và xử lý hồ sơ của Cơ quan đăng ký kinh doanh tương đối rõ ràng và nhanh chóng. Thời hạn xử lý trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ giúp bảo đảm quy trình xử lý hồ sơ diễn ra kịp thời, hỗ trợ doanh nghiệp sớm hoàn tất thủ tục để có thể cập nhật bộ nhận diện thương hiệu mới và tiến hành các hoạt động thương mại trên thị trường. Mặt khác, việc thông báo cụ thể về nội dung cần sửa đổi, bổ sung sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp xác định những thiếu sót trong hồ sơ, chủ động khắc phục và hoàn thiện các tài liệu cần thiết. Qua đó, có thể hạn chế việc phải sửa đổi hồ sơ nhiều lần, gây mất thời gian cho doanh nghiệp và Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Bên cạnh đó, việc thay đổi tên doanh nghiệp chỉ có thể làm thay đổi thông tin nhận diện doanh nghiệp, không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ đã xác lập của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp vẫn tiếp tục thực hiện các quyền, nghĩa vụ và cam kết đã xác lập trước thời điểm thay đổi tên, không phải xác lập lại các giao dịch hoặc quan hệ pháp luật chỉ vì có sự thay đổi về tên gọi.
Ngoài ra, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Yêu cầu này nhằm bảo đảm tên gọi của các đơn vị phụ thuộc được cập nhật thống nhất với tên doanh nghiệp sau khi thay đổi, tránh tình trạng thông tin nhận diện giữa doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc không đồng nhất.
Như vậy, việc đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp được pháp luật đặt ra tương đối cụ thể về hồ sơ, trình tự và thời hạn giải quyết, tạo cơ sở để doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách thống nhất và kịp thời. Đồng thời, nghĩa vụ cập nhật tên gọi của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh góp phần bảo đảm tính đồng bộ trong thông tin đăng ký doanh nghiệp. Đặc biệt, việc thay đổi tên không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ đã xác lập, qua đó duy trì tính liên tục trong hoạt động kinh doanh và các quan hệ pháp lý của doanh nghiệp.
Trân trọng./.