Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào? Tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện ra sao?
Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào? Tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện ra sao?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi đang tìm hiểu về cơ chế quản trị và quản lý rủi ro trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Qua tìm hiểu, tôi được biết doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam đều phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, tôi chưa rõ hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm những nội dung gì, có vai trò như thế nào trong việc phòng ngừa rủi ro và bảo đảm hoạt động an toàn của doanh nghiệp. Đồng thời, pháp luật hiện hành quy định việc tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện ra sao? Mong luật sư giải đáp giúp tôi, xin cảm ơn!
MỤC LỤC
2. Tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện ra sao?
Trả lời:
1. Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào?
Kiểm soát nội bộ là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp bảo hiểm vận hành an toàn, minh bạch và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động. Vì vậy, Luật Kinh doanh bảo hiểm đã đặt ra những yêu cầu cụ thể đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam. Căn cứ tại Điều 84 Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022 nêu rõ:
“Điều 84. Kiểm soát nội bộ
1. Doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện kiểm soát nội bộ để bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Hiệu quả, an toàn trong hoạt động và trong bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản, các nguồn lực;
b) Trung thực, hợp lý, đầy đủ, kịp thời trong hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý;
c) Tuân thủ pháp luật, các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.
2. Doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải thiết lập các tiêu chuẩn, quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ; bảo đảm người quản lý, người kiểm soát, người lao động hiểu rõ và nghiêm túc thực hiện.
3. Hoạt động kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải được kiểm toán nội bộ đánh giá định kỳ hằng năm.
4. Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết Điều này.”
Theo đó, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện kiểm soát nội bộ để bảo đảm các yêu cầu sau:
- Hiệu quả, an toàn trong hoạt động và trong bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản, các nguồn lực;
- Trung thực, hợp lý, đầy đủ, kịp thời trong hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý;
- Tuân thủ pháp luật, các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.
Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, nâng cao hiệu quả quản trị và bảo đảm hoạt động kinh doanh diễn ra minh bạch, ổn định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải thiết lập các tiêu chuẩn, quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ; bảo đảm người quản lý, người kiểm soát, người lao động hiểu rõ và nghiêm túc thực hiện. Quy định này giúp hình thành cơ chế kiểm soát thống nhất trong toàn doanh nghiệp, hạn chế sai sót và nâng cao ý thức tuân thủ của mỗi cá nhân.
Không những vậy, hoạt động kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải được kiểm toán nội bộ đánh giá định kỳ hằng năm. Việc đánh giá thường xuyên giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện những hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó có biện pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro.
Điểm đáng chú ý rằng, luật giao Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết hoạt động kiểm soát nội bộ, tạo cơ sở để các doanh nghiệp triển khai thống nhất, phù hợp với đặc thù hoạt động của lĩnh vực bảo hiểm và đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước.
Qua đó, ta thấy được rằng, kiểm soát nội bộ không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp bảo hiểm quản trị hiệu quả và phòng ngừa rủi ro. Việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ góp phần bảo đảm tính minh bạch, an toàn tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để bảo vệ quyền và lợi ích của khách hàng, nhà đầu tư và các chủ thể có liên quan. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp bảo hiểm cần thường xuyên rà soát, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để đáp ứng yêu cầu của pháp luật và sự phát triển của thị trường bảo hiểm.
2. Tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện ra sao?
Như đã biết, kiểm soát nội bộ không chỉ là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức mà còn là cơ chế giúp doanh nghiệp bảo hiểm phòng ngừa rủi ro, nâng cao hiệu quả quản trị và bảo đảm tuân thủ pháp luật. Vì vậy, Điều 11, 12, 13 Thông tư số 70/2022/TT-BTC ngày 16/11/2022 của Bộ Tài chính quy định về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài, chi nhánh doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài đã ghi nhận khá chi tiết về việc tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam như sau:
“Điều 11. Yêu cầu đối với các quy trình nghiệp vụ
1. Để bảo đảm thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài phải xây dựng các quy trình nghiệp vụ. Các quy trình nghiệp vụ bao gồm tối thiểu các quy trình sau: Quy trình định phí và phát triển sản phẩm bảo hiểm; quy trình khai thác, thẩm định; quy trình bồi thường và trả tiền bảo hiểm; quy trình tái bảo hiểm và quy trình kiểm soát nội bộ.
2. Các quy trình nghiệp vụ phải bảo đảm việc phân cấp và thẩm quyền phê duyệt rõ ràng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cá nhân và bộ phận thực hiện; thẩm quyền phê duyệt được xác định căn cứ vào quy mô giao dịch, hạn mức rủi ro và các giới hạn khác theo quy định nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
Điều 12. Hoạt động kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm soát nội bộ bảo đảm các nguyên tắc sau:
1. Kiểm soát nội bộ được thực hiện đối với tất cả hoạt động, quy trình nghiệp vụ và các bộ phận của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
2. Bộ phận kiểm soát tuân thủ phải độc lập với các bộ phận nghiệp vụ.
3. Một nhân viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài không đảm nhiệm cùng một lúc những chức vụ, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau.
4. Nhân viên không được sử dụng thông tin của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài đó phục vụ cho mục đích cá nhân; không được che giấu hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
5. Bảo đảm có sự kiểm tra, giám sát chéo trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ.
6. Hệ thống thông tin về tài chính phục vụ hoạt động kiểm soát nội bộ phải trung thực, hợp lý, đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Điều 13. Nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát tuân thủ
Nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát tuân thủ bao gồm:
1. Tham mưu cho Tổng giám đốc (Giám đốc) hoặc cấp có thẩm quyền ban hành quy trình kiểm soát nội bộ.
2. Kiểm tra, đánh giá định kỳ hàng năm, đột xuất việc tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nội bộ và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của các cá nhân, bộ phận nghiệp vụ.
3. Hỗ trợ các bộ phận liên quan trong việc xây dựng, rà soát quy định nội bộ nhằm bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật; kiến nghị, hoàn thiện quy trình, quy định nội bộ.
4. Lập báo cáo định kỳ hàng quý, hàng năm và đột xuất cho Tổng giám đốc (Giám đốc) về tình hình tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nội bộ và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của các cá nhân, bộ phận nghiệp vụ, đề xuất sửa đổi, bổ sung quy trình nghiệp vụ (nếu cần thiết). Báo cáo định kỳ quý phải được gửi không chậm hơn 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý, báo cáo định kỳ năm phải được gửi không chậm hơn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm.
5. Kịp thời báo cáo Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài trong trường hợp phát hiện các vi phạm trong việc tuân thủ quy định pháp luật của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.”
Thứ nhất, về yêu cầu đối với các quy trình nghiệp vụ.
Để bảo đảm thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài phải xây dựng các quy trình nghiệp vụ. Các quy trình nghiệp vụ bao gồm tối thiểu các quy trình về định phí và phát triển sản phẩm bảo hiểm; quy trình khai thác, thẩm định; quy trình bồi thường và trả tiền bảo hiểm; quy trình tái bảo hiểm và quy trình kiểm soát nội bộ.
Bên cạnh đó, mỗi quy trình nghiệp vụ phải bảo đảm việc phân cấp và thẩm quyền phê duyệt rõ ràng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cá nhân và bộ phận thực hiện; thẩm quyền phê duyệt được xác định căn cứ vào quy mô giao dịch, hạn mức rủi ro và các giới hạn khác theo quy định nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài. Điều này giúp mọi hoạt động đều có quy trình thống nhất, hạn chế việc xử lý tùy tiện hoặc vượt thẩm quyền.
Có thể thấy, sự ghi nhận về các quy trình nghiệp vụ nêu trên đã đặt nền móng cho toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Khi quy trình được xây dựng rõ ràng, quyền hạn được phân định minh bạch và trách nhiệm được xác định cụ thể, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị và khả năng kiểm soát rủi ro ngay từ khâu thực hiện nghiệp vụ.
Thứ hai, về hoạt động kiểm soát nội bộ. Hoạt động kiểm soát nội bộ bảo đảm các nguyên tắc sau:
- Kiểm soát nội bộ được thực hiện đối với tất cả hoạt động, quy trình nghiệp vụ và các bộ phận của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài;
- Bộ phận kiểm soát tuân thủ phải độc lập với các bộ phận nghiệp vụ;
- Một nhân viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài không đảm nhiệm cùng một lúc những chức vụ, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau;
- Nhân viên không được sử dụng thông tin của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài đó phục vụ cho mục đích cá nhân; không được che giấu hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài;
- Bảo đảm có sự kiểm tra, giám sát chéo trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ;
- Hệ thống thông tin về tài chính phục vụ hoạt động kiểm soát nội bộ phải trung thực, hợp lý, đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Những nguyên tắc này giúp bảo đảm tính khách quan trong hoạt động kiểm soát, hạn chế xung đột lợi ích và nâng cao tính minh bạch của doanh nghiệp. Chúng không chỉ quy định cách thức tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ mà còn xây dựng các nguyên tắc nhằm bảo đảm tính độc lập, khách quan và minh bạch trong quá trình kiểm soát. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp phòng ngừa gian lận, phát hiện sớm rủi ro và tăng cường hiệu quả quản trị theo thông lệ hiện đại.
Thứ ba, về nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát tuân thủ, gồm:
- Tham mưu cho Tổng giám đốc (Giám đốc) hoặc cấp có thẩm quyền ban hành quy trình kiểm soát nội bộ;
- Kiểm tra, đánh giá định kỳ hàng năm, đột xuất việc tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nội bộ và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của các cá nhân, bộ phận nghiệp vụ;
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan trong việc xây dựng, rà soát quy định nội bộ nhằm bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật; kiến nghị, hoàn thiện quy trình, quy định nội bộ;
- Lập báo cáo định kỳ hàng quý, hàng năm và đột xuất cho Tổng giám đốc (Giám đốc) về tình hình tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế, quy trình nội bộ và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của các cá nhân, bộ phận nghiệp vụ, đề xuất sửa đổi, bổ sung quy trình nghiệp vụ (nếu cần thiết). Báo cáo định kỳ quý phải được gửi không chậm hơn 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý, báo cáo định kỳ năm phải được gửi không chậm hơn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm;
- Kịp thời báo cáo Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài trong trường hợp phát hiện các vi phạm trong việc tuân thủ quy định pháp luật của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
Những nhiệm vụ nêu trên đã xác định rõ vai trò của bộ phận kiểm soát tuân thủ không chỉ là kiểm tra, phát hiện vi phạm mà còn chủ động tư vấn, hoàn thiện quy trình quản trị và cảnh báo rủi ro. Qua đó, góp phần xây dựng văn hóa tuân thủ, nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp và bảo đảm hoạt động kinh doanh bảo hiểm được thực hiện đúng của pháp luật.
Như vậy, các điều khoản trên về tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ được xây dựng theo hướng toàn diện, từ việc thiết lập quy trình nghiệp vụ, xác lập các nguyên tắc kiểm soát đến quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát tuân thủ. Những ghi nhận này không chỉ giúp doanh nghiệp bảo hiểm tăng cường hiệu quả quản trị và phòng ngừa rủi ro mà còn bảo đảm tính minh bạch, tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động. Đây cũng là nền tảng quan trọng để bảo vệ quyền lợi của khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của thị trường bảo hiểm.
Trân trọng./.