Hoạt động thuê ngoài của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào?
Hoạt động thuê ngoài của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Doanh nghiệp tôi đang có kế hoạch ký hợp đồng với một đơn vị bên ngoài để thực hiện một số công việc như chăm sóc khách hàng, xử lý bồi thường và hỗ trợ công nghệ thông tin cho hoạt động bảo hiểm. Tuy nhiên, tôi băn khoăn không biết doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm hoặc chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài tại Việt Nam có được phép thuê ngoài các hoạt động này hay không? Phạm vi được thuê ngoài đến đâu và cần đáp ứng những điều kiện gì theo quy định của pháp luật? Mong luật sư giải đáp giúp tôi, xin cảm ơn!
MỤC LỤC
1. Hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm những gì?
Trả lời:
1. Hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm những gì?
Trong bối cảnh thị trường bảo hiểm ngày càng phát triển và trở thành một lĩnh vực quan trọng của nền kinh tế, việc hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm có ý nghĩa cần thiết đối với tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm. Pháp luật Việt Nam đã đưa ra những quy định cụ thể nhằm xác định phạm vi của hoạt động kinh doanh bảo hiểm, từ đó làm cơ sở cho việc quản lý nhà nước cũng như bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia thị trường bảo hiểm. Cụ thể, khoản 1 Điều 4 Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022 nêu rõ:
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh tái bảo hiểm, nhượng tái bảo hiểm và các hoạt động có liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm đại lý bảo hiểm, môi giới bảo hiểm, dịch vụ phụ trợ bảo hiểm.”
Theo đó, hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm:
- Kinh doanh bảo hiểm;
- Kinh doanh tái bảo hiểm, nhượng tái bảo hiểm;
- Các hoạt động có liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm bao gồm: đại lý bảo hiểm, môi giới bảo hiểm, dịch vụ phụ trợ bảo hiểm.
Ta có thể thấy rằng, hoạt động kinh doanh bảo hiểm không chỉ giới hạn ở việc doanh nghiệp bảo hiểm bán sản phẩm bảo hiểm mà còn bao gồm nhiều hoạt động liên quan khác nhằm bảo đảm sự vận hành hiệu quả của thị trường bảo hiểm. Việc xác định rõ phạm vi của hoạt động kinh doanh bảo hiểm góp phần tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý, phát triển thị trường bảo hiểm một cách minh bạch, ổn định và bền vững.
2. Hoạt động thuê ngoài của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào?
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp bảo hiểm có thể thuê các tổ chức, cá nhân bên ngoài thực hiện một số công việc nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, tối ưu chi phí và tận dụng nguồn lực chuyên môn. Tuy nhiên, do hoạt động kinh doanh bảo hiểm liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích của bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm và người thụ hưởng nên việc thuê ngoài phải được thực hiện trong khuôn khổ pháp luật, bảo đảm doanh nghiệp vẫn kiểm soát được rủi ro và chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ đã cam kết. Vì vậy, Điều 90 Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022 đã thiết lập những nguyên tắc và yêu cầu cụ thể đối với hoạt động thuê ngoài trong lĩnh vực bảo hiểm như sau:
“Điều 90. Hoạt động thuê ngoài
1. Hoạt động thuê ngoài là việc doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam thỏa thuận giao kết hợp đồng thuê ngoài với tổ chức, cá nhân khác để thực hiện một phần quy trình, hoạt động, trừ các hoạt động sau đây:
a) Kiểm soát nội bộ;
b) Kiểm toán nội bộ;
c) Quản trị rủi ro;
d) Tư vấn, giới thiệu, chào bán sản phẩm bảo hiểm, thu xếp việc giao kết hợp đồng bảo hiểm.
2. Trường hợp thực hiện thuê ngoài đối với một phần quy trình, hoạt động liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm thì doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng và duy nhất đối với bên mua bảo hiểm và có các nghĩa vụ sau đây:
a) Xây dựng quy chế quản lý hoạt động thuê ngoài, trong đó có các quy định về phạm vi các hoạt động có thể thuê ngoài, khung đánh giá rủi ro liên quan, tiêu chí phê duyệt các hợp đồng thuê ngoài và điều kiện đối với bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật. Quy chế quản lý hoạt động thuê ngoài phải được Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm hoặc cấp có thẩm quyền của của chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phê duyệt;
b) Thiết lập quy trình thuê ngoài, quy trình quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thuê ngoài và thực hiện các biện pháp nhằm bảo đảm phòng ngừa, giảm thiểu và xử lý kịp thời rủi ro phát sinh từ việc thuê ngoài, đặc biệt là rủi ro liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm;
c) Tạm dừng thực hiện, điều chỉnh hoặc chấm dứt hoạt động thuê ngoài trong trường hợp phát hiện hoạt động thuê ngoài có ảnh hưởng bất lợi đến quyền và lợi ích hợp pháp của bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm;
d) Có phương án dự phòng bảo đảm hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn trong trường hợp bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài không thể thực hiện hoặc không thực hiện đúng trách nhiệm đối với hoạt động thuê ngoài theo quy định tại hợp đồng thuê ngoài;
đ) Thường xuyên kiểm tra, giám sát bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài trong quá trình thực hiện thỏa thuận thuê ngoài nhằm bảo đảm chất lượng, tiến độ thực hiện theo quy định tại hợp đồng thuê ngoài. Bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài phải bảo đảm tự thực hiện tối thiểu 75% giá trị công việc nhận thuê ngoài; trường hợp thuê nhà thầu phụ thực hiện một phần công việc thì phải được sự đồng ý trước bằng văn bản của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam và phải bảo đảm không làm thay đổi các trách nhiệm, nghĩa vụ của bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài;
e) Bảo mật dữ liệu và thông tin của khách hàng theo quy định của pháp luật;
g) Theo dõi, hạch toán tách biệt đối với hoạt động thuê ngoài.
3. Hợp đồng thuê ngoài phải được lập thành văn bản và bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Phạm vi, nội dung của hoạt động thuê ngoài;
b) Thời gian, địa điểm thực hiện hoạt động thuê ngoài;
c) Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam và bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài;
d) Tiêu chuẩn, yêu cầu về chất lượng kết quả thực hiện hoạt động thuê ngoài;
đ) Cơ chế, trách nhiệm cung cấp thông tin, báo cáo của bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài đối với doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam trong quá trình thực hiện hoạt động thuê ngoài;
e) Phương án dự phòng, khắc phục thiệt hại, bồi thường của bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài trong trường hợp bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài không thể thực hiện hoặc thực hiện không đúng thỏa thuận trong hợp đồng thuê ngoài;
g) Cơ chế giám sát, kiểm soát và kiểm toán việc thực hiện hoạt động thuê ngoài của bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài; yêu cầu bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài theo dõi, hạch toán tách biệt giữa hoạt động nhận thuê ngoài từ lĩnh vực bảo hiểm với các hoạt động khác, giữa các hoạt động nhận thuê ngoài từ các doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam khác nhau;
h) Quy định về việc hạn chế ký hợp đồng thầu phụ;
i) Cơ chế bảo mật dữ liệu và thông tin khách hàng;
k) Phương thức giải quyết tranh chấp.”
Theo đó, ta có thể hiểu rằng hoạt động thuê ngoài là việc doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam thỏa thuận giao kết hợp đồng thuê ngoài với tổ chức, cá nhân khác để thực hiện một phần quy trình, hoạt động. Tuy nhiên, pháp luật không cho phép thuê ngoài đối với các hoạt động có chức năng ý nghĩa quyết định đến việc quản trị và kiểm soát doanh nghiệp, bao gồm kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản trị rủi ro, tư vấn, giới thiệu, chào bán sản phẩm bảo hiểm, thu xếp việc giao kết hợp đồng bảo hiểm. Việc giới hạn phạm vi thuê ngoài giúp doanh nghiệp tận dụng được nguồn lực xã hội nhưng vẫn duy trì quyền chủ động trong quản trị và kiểm soát hoạt động kinh doanh. Đồng thời, điều này giúp hạn chế nguy cơ xung đột lợi ích, giảm thiểu rủi ro phát sinh từ việc phụ thuộc quá mức vào bên cung cấp dịch vụ.
Không những vậy, nếu thực hiện thuê ngoài đối với một phần quy trình, hoạt động liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm thì doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng và duy nhất đối với bên mua bảo hiểm. Bên cạnh đó, còn phải đảm báo các nghĩa vụ sau:
- Xây dựng quy chế quản lý hoạt động thuê ngoài, trong đó có các quy định về phạm vi các hoạt động có thể thuê ngoài, khung đánh giá rủi ro liên quan, tiêu chí phê duyệt các hợp đồng thuê ngoài và điều kiện đối với bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật. Quy chế quản lý hoạt động thuê ngoài phải được Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm hoặc cấp có thẩm quyền của của chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phê duyệt;
- Thiết lập quy trình thuê ngoài, quy trình quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thuê ngoài và thực hiện các biện pháp nhằm bảo đảm phòng ngừa, giảm thiểu và xử lý kịp thời rủi ro phát sinh từ việc thuê ngoài, đặc biệt là rủi ro liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm;
- Tạm dừng thực hiện, điều chỉnh hoặc chấm dứt hoạt động thuê ngoài trong trường hợp phát hiện hoạt động thuê ngoài có ảnh hưởng bất lợi đến quyền và lợi ích hợp pháp của bên mua bảo hiểm, người được bảo hiểm;
- Có phương án dự phòng bảo đảm hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn trong trường hợp bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài không thể thực hiện hoặc không thực hiện đúng trách nhiệm đối với hoạt động thuê ngoài theo quy định tại hợp đồng thuê ngoài;
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài trong quá trình thực hiện thỏa thuận thuê ngoài nhằm bảo đảm chất lượng, tiến độ thực hiện theo quy định tại hợp đồng thuê ngoài. Bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài phải bảo đảm tự thực hiện tối thiểu 75% giá trị công việc nhận thuê ngoài; trường hợp thuê nhà thầu phụ thực hiện một phần công việc thì phải được sự đồng ý trước bằng văn bản của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam và phải bảo đảm không làm thay đổi các trách nhiệm, nghĩa vụ của bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài;
- Bảo mật dữ liệu và thông tin của khách hàng theo quy định của pháp luật;
- Theo dõi, hạch toán tách biệt đối với hoạt động thuê ngoài.
Những yêu cầu này khẳng định rằng việc thuê ngoài chỉ là phương thức tổ chức thực hiện công việc chứ không làm chuyển giao trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp bảo hiểm đối với khách hàng. Đồng thời, cơ chế quản trị, giám sát và phương án dự phòng cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các rủi ro về vận hành, công nghệ, bảo mật thông tin và chất lượng dịch vụ phát sinh trong quá trình thuê ngoài.
Để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên được xác lập rõ ràng, pháp luật buộc hợp đồng thuê ngoài phải được lập thành văn bản và bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Phạm vi, nội dung của hoạt động thuê ngoài;
- Thời gian, địa điểm thực hiện hoạt động thuê ngoài;
- Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam và bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài;
- Tiêu chuẩn, yêu cầu về chất lượng kết quả thực hiện hoạt động thuê ngoài;
- Cơ chế, trách nhiệm cung cấp thông tin, báo cáo của bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài đối với doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam trong quá trình thực hiện hoạt động thuê ngoài;
- Phương án dự phòng, khắc phục thiệt hại, bồi thường của bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài trong trường hợp bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài không thể thực hiện hoặc thực hiện không đúng thỏa thuận trong hợp đồng thuê ngoài;
- Cơ chế giám sát, kiểm soát và kiểm toán việc thực hiện hoạt động thuê ngoài của bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài; yêu cầu bên cung cấp dịch vụ thuê ngoài theo dõi, hạch toán tách biệt giữa hoạt động nhận thuê ngoài từ lĩnh vực bảo hiểm với các hoạt động khác, giữa các hoạt động nhận thuê ngoài từ các doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam khác nhau;
- Quy định về việc hạn chế ký hợp đồng thầu phụ;
- Cơ chế bảo mật dữ liệu và thông tin khách hàng;
- Phương thức giải quyết tranh chấp.
Việc ghi nhận cụ thể các nội dung bắt buộc của hợp đồng giúp các bên xác định rõ trách nhiệm trong suốt quá trình thực hiện hoạt động thuê ngoài, đồng thời tạo cơ sở pháp lý để xử lý khi phát sinh vi phạm hoặc tranh chấp. Có thể thấy, hợp đồng thuê ngoài là căn cứ pháp lý quan trọng để kiểm soát chất lượng dịch vụ, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp bảo hiểm và khách hàng. Việc quy định đầy đủ các điều khoản bắt buộc không chỉ nâng cao tính minh bạch trong quá trình hợp tác mà còn góp phần hạn chế tranh chấp và bảo đảm hoạt động thuê ngoài được triển khai an toàn, hiệu quả.
Như vậy, Điều 90 Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022 đã xây dựng một cơ chế pháp lý tương đối toàn diện đối với hoạt động thuê ngoài trong lĩnh vực bảo hiểm. Pháp luật vừa tạo điều kiện để doanh nghiệp tận dụng nguồn lực và chuyên môn của các tổ chức, cá nhân bên ngoài, vừa đặt ra những giới hạn và yêu cầu chặt chẽ nhằm bảo đảm doanh nghiệp vẫn giữ vai trò chủ thể chịu trách nhiệm cuối cùng đối với khách hàng. Qua đó, hoạt động thuê ngoài không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp bảo hiểm mà còn bảo đảm an toàn hệ thống, tăng cường bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bên mua bảo hiểm và người được bảo hiểm.
Trân trọng./.