Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần bao gồm những tài liệu, giấy tờ gì? Số lượng hồ sơ và ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoạt động ở lĩnh vực chăn nuôi gia súc và đang thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Để tránh những sai sót không đáng có, tôi muốn được hiểu thêm về yêu cầu đổi với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần bao gồm những tài liệu, giấy tờ gì? Và pháp luật quy định như thế nào về số lượng hồ sơ cũng như ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp? Mong nhận được sự phản hồi, hỗ trợ từ Luật sư!
MỤC LỤC
1.1. Quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân
1.2. Quy định về hồ sơ đăng ký công ty hợp danh
1.3. Quy định về hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn
1.4. Quy định về hồ sơ đăng ký công ty cổ phần
2. Số lượng hồ sơ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
3. Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần được quy định như thế nào?
Tùy thuộc vào tính chất của các loại hình doanh nghiệp mà pháp luật về doanh nghiệp sẽ đặt ra quy định khác nhau về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần.
1.1. Quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư được quy định tại Điều 19 Luật Doanh nghiệp 2020 và được hướng dẫn chi tiết tại khoản 1 Điều 24 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:
“Điều 19. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.”
Và
“Điều 24. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần
1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân quy định tại Điều 19 Luật Doanh nghiệp. Trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.”
Dẫn chiếu đến khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp như sau:
“Điều 11. Kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
1. Trường hợp đã có số định danh cá nhân, người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp kê khai các thông tin về họ, chữ đệm và tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân, giới tính của mình và của cá nhân có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và đồng ý chia sẻ thông tin cá nhân được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh để phục vụ công tác quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Các thông tin kê khai được đối chiếu với các thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp thông tin cá nhân được kê khai không thống nhất so với thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cá nhân đó có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh thông tin để đảm bảo chính xác, thống nhất.
Người thực hiện đăng ký đăng ký doanh nghiệp tư nhân cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau: Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.
Tuy nhiên, bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc trong trường hợp người thực hiện thủ tục đăng ký đã kê khai thông tin cá nhân theo quy định. Theo đó, cá nhân cần kê khai đầy đủ, trung thực về họ, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân, giới tính của mình và của cá nhân có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân,... trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và đồng ý chia sẻ thông tin cá nhân được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh.
1.2. Quy định về hồ sơ đăng ký công ty hợp danh
Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh được quy định tại Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025 và được hướng dẫn chi tiết tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 20. Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên.
5. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.”
Và
“Điều 24. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần
...
2. Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh quy định tại Điều 20 Luật Doanh nghiệp năm 2020 được sửa đổi, bổ sung năm 2025. Trường hợp thành viên là cá nhân, người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.”
Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh bao gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên và chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có), bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên, và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu có nhà đầu tư nước ngoài.
Đáng chú ý, quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã bổ sung thêm điểm mới về việc không cần nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nếu thành viên là cá nhân, người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đã có số định danh cá nhân và thực hiện kê khai thông tin theo luật định.
1.3. Quy định về hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn
Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn được quy định tại Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025 và được hướng dẫn chi tiết tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 21. Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.
Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.”
Và
“Điều 24. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần
...
3. Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn quy định tại Điều 21 Luật Doanh nghiệp năm 2020 được sửa đổi, bổ sung năm 2025. Trường hợp đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì hồ sơ không bao gồm danh sách thành viên quy định tại khoản 3 Điều 21 Luật Doanh nghiệp. Trường hợp chủ sở hữu, thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.”
Pháp luật về doanh nghiệp quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, thể hiện sự phân biệt rõ ràng giữa thành viên là cá nhân hay tổ chức và các yêu cầu pháp lý tương ứng. Theo đó, hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm các thành phần chủ yếu sau: Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh, Điều lệ công ty, danh sách thành viên, bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài,... và các bản sao giấy tờ pháp lý khác được quy định cụ thể như trên.
Đồng thời, quy định về văn bản cử người đại diện và giấy tờ kèm theo đối với thành viên là tổ chức hay quy định về hợp pháp hóa lãnh sự đối với tổ chức nước ngoài nhằm kiểm soát chặt chẽ trách nhiệm người đại diện theo ủy quyền, bảo đảm tính hợp pháp, đúng đắn của tài liệu cũng như giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam.
1.4. Quy định về hồ sơ đăng ký công ty cổ phần
Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần được quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025 và được hướng dẫn chi tiết tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 22. Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.”
Và
“Điều 24. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần
...
4. Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp năm 2020 được sửa đổi, bổ sung năm 2025. Trường hợp cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.”
Từ cơ sở trên, hồ sơ đăng ký công ty cổ phần bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách cổ đông sáng lập, danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có),... và các giấy tờ khác theo luật định.
Có thể thấy, quy định cụ thể về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty cổ phần tạo điều kiện thuận lợi cho Cơ quan đăng ký kinh doanh trong hoạt động quản lý, kiểm soát chặt chẽ các chủ thể liên quan, đặc biệt cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hay các tổ chức nước ngoài.
2. Số lượng hồ sơ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Số lượng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Điều 9 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 9. Số lượng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
1. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
2. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nộp nhiều hơn 01 bộ hồ sơ hoặc giấy tờ khác ngoài các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định này.”
Như vậy, khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp cần nộp 01 bộ hồ sơ. Ngoài ra, quy định còn nhấn mạnh đến vấn đề cơ quan chức năng không được yêu cầu bổ sung giấy tờ khác ngoài danh mục đã được quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định hướng dẫn trên.
Quy định như thế tạo sự thống nhất, minh bạch trong hoạt động thực tiễn cũng như ngăn chặn tình trạng lạm dụng quyền lực, gây phiền hà cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính này.
3. Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Điều 10 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 10. Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
1. Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt.
2. Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì hồ sơ phải có bản dịch tiếng Việt công chứng kèm theo tài liệu bằng tiếng nước ngoài.
3. Trường hợp giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung tiếng Việt được sử dụng để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.”
Quy định đã đặt ra yêu cầu chung về ngôn ngữ đối với giấy tờ, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là tiếng Việt. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký được lập bằng ngôn ngữ khác thì phải kèm theo bản dịch Tiếng Việt đã được công chứng. Đồng thời, đối với hồ sơ được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, nội dung tiếng Việt là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Có thể thấy, Điều 10 Nghị định 168/2025/NĐ-CP không chỉ hướng đến mục đích bảo đảm tính chính xác, đầy đủ và trung thực của nội dung được kê khai trong hồ sơ đăng ký mà còn tạo sự thống nhất, đồng bộ trong việc thực hiện các quy định liên quan đến thủ tục này, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập quốc tế như hiện nay.
Trân trọng./.
