Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan ở ngoài nước
|
1. Trình tự thực hiện |
Bước 1: Nộp hồ sơ tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được giao thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là “Cơ quan đại diện”) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: các ngày làm việc theo quy định của Cơ quan đại diện (trừ các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định của nước sở tại và các ngày lễ, Tết theo quy định của Việt Nam). Bước 2: Các Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết. Bước 3: Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan hoặc hồ sơ được gửi trả cho đường bưu chính. |
|
2. Cách thức thực hiện |
Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Cơ quan đại diện hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu chính. |
|
3. Thành phần hồ sơ |
a) Thành phần hồ sơ: - Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài: (i) 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu được quy định. (ii) Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại. Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính: 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực. (iii) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự đã được Cơ quan có thẩm quyền trong nước chứng nhận theo quy định tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP hoặc giấy tờ, tài liệu do Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước khác lập, cấp, xác nhận. (iv) 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự để lưu tại Cơ quan đại diện. (v) 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính). - Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam: (i) 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu được quy định. (ii) Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại; Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại. Bản sao các loại giấy tờ nêu tại khoản này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực; (iii) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài hoặc cơ quan đại diện nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện hoặc Cơ quan đại diện kiêm nhiệm; (iv) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên; (v) 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu tại Cơ quan đại diện. (vi) 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính). * Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện. b) Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ. |
|
4. Thời hạn giải quyết |
Thông thường thời hạn thực hiện như sau: - 01 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp hồ sơ có số lượng từ 01 đến 04 giấy tờ, tài liệu. - Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 05 đến 09 giấy tờ, tài liệu thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc. - Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 04 ngày làm việc. - Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự. Tuy nhiên, thời hạn trên có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tùy thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ. |
|
5. Đối tượng thực hiện |
Cơ quan, cá nhân, tổ chức. |
|
6. Cơ quan thực hiện |
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. |
|
7. Kết quả thực hiện |
Tem chứng nhận trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. |
|
8. Lệ phí, phí |
Hợp pháp hóa lãnh sự: 10 USD/lần; Chứng nhận lãnh sự: 10 USD/lần. (Theo Thông tư số 264/2016/BTC). * Trường hợp nộp hồ sơ, nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, người đề nghị chứng nhận lãnh sự trả cước phí bưu chính. |
|
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai |
Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự (khai trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao). |
|
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính |
- Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự: + Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. + Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. + Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. + Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó. - Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự: + Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật. + Giấy tờ, tài liệu giả mạo theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền hoặc được lập, cấp, chứng nhận sai, không đúng thẩm quyền, bị làm giả theo kết quả trả lời, xác minh của cơ quan lập, cấp, chứng nhận giấy tờ, tài liệu hoặc cơ quan quản lý nhà nước cấp trên của cơ quan lập, cấp, chứng nhận giấy tờ, tài liệu. + Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đối với giấy tờ tài liệu không phải bản điện tử, trừ trường hợp đáp ứng quy định của pháp luật liên quan. + Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam. - Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự: + Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. + Đã được Cơ quan có thẩm quyền trong nước chứng nhận hoặc giấy tờ, tài liệu do Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước khác lập, cấp, xác nhận. - Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự: + Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam. + Được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài hoặc cơ quan đại diện nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện hoặc Cơ quan đại diện kiêm nhiệm; + Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Cơ quan đại diện. |
|
11. Căn cứ pháp lý |
- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; - Thông tư số 264/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại các Cơ quan đại diện việt nam ở nước ngoài; - Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ngày 04/7/2025 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; - Thông tư số 11/2025/TT-BNG ngày 31/7/2025 của Bộ Ngoại giao về biểu mẫu giấy tờ và hướng dẫn chi tiết một số quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; - Quyết định số 3657/QĐ-BNG ngày 06/10/2025 của Bộ Ngoại giao về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao. |