Thủ tục cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch tại Bộ Ngoại giao
|
1. Trình tự thực hiện |
Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao. Bước 2: Bộ phận Một cửa tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ: - Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định. - Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cần cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định. - Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận Một cửa từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân. - Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” và chuyển hồ sơ đến Đơn vị chuyên môn để giải quyết theo thẩm quyền. Bước 3: Đơn vị chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định: - Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Đơn vị chuyên môn thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ. - Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xác minh với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Đơn vị chuyên môn thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) lần. - Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết: Đơn vị chuyên môn trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. - Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Đơn vị chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa đúng thời gian quy định. Bước 4: Sau khi nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ Đơn vị chuyên môn, Bộ phận Một cửa kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Đơn vị chuyên môn. |
|
2. Cách thức thực hiện |
- Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch trực tiếp nộp hồ sơ hoặc ủy quyền cho người khác trực tiếp nộp tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao hoặc thông qua hệ thống bưu chính công ích. - Qua môi trường điện tử trong trường hợp cơ sở hạ tầng kỹ thuật của Bộ Ngoại giao cho phép. |
|
3. Thành phần hồ sơ |
3.1. Thành phần hồ sơ: (i) 01 Tờ khai cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch theo Mẫu. (ii) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (để đối chiếu). (iii) Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người đề nghị giải quyết thủ tục hành chính thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực. (iv) Bản chụp (đương sự xuất trình bản chính để đối chiếu) hoặc bản sao có chứng thực của giấy tờ hộ tịch yêu cầu cấp bản sao trích lục (nếu có). (v) Trường hợp hồ sơ được nộp qua hệ thống bưu chính, thì phải kèm 01 bản sao có chứng thực các giấy tờ quy định tại mục (ii) và giấy tờ chứng minh quan hệ tại mục (iii) nêu trên. Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ nêu trên. 3.2. Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ. |
|
4. Thời hạn giải quyết |
Thông thường thời hạn thực hiện như sau: - Đối với hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết: Trong ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ được nộp sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. - Đối với hồ sơ phải xác minh: Không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Tuy nhiên, thời gian trên có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tùy thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ. |
|
5. Đối tượng thực hiện |
Công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nay về cư trú tại Việt Nam. |
|
6. Cơ quan thực hiện |
Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao. |
|
7. Kết quả thực hiện |
Bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch. |
|
8. Lệ phí, phí |
8.000 VNĐ/bản. |
|
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai |
Tờ khai đề nghị cấp bản sao trích lục giấy tờ hộ tịch theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 04/2024/TT-BTP. |
|
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính |
Công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nay về cư trú tại Việt Nam. |
|
11. Căn cứ pháp lý |
- Luật Hộ tịch năm 2014; - Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; - Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch; - Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; - Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; - Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; - Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; - Thông tư số 07/2023/TT-BNG ngày 29/12/2023 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; - Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT-BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; - Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực; - Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22/10/2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị; - Quyết định số 3606/QĐ-BNG ngày 09/10/2025 của Bộ Ngoại giao về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực lãnh sự thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao. |