Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

Luật sư cho tôi hỏi: Tôi dự kiến thành lập công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và cung ứng hàng may mặc với quy mô từ 50 cổ đông trở lên. Sau khi tra cứu, tôi phát hiện ra rằng với quy mô lớn như vậy thì cơ cấu tổ chức quản trị công ty phải có Ban kiểm soát. Tuy nhiên, tôi không rõ phòng ban/bộ phận này hoạt động ra sao nên tôi muốn hỏi pháp luật quy định về quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần như thế nào? Mong Luật sư hỗ trợ, giải đáp!

MỤC LỤC

1. Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

2. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

Trả lời:

1. Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được quy định tại Điều 168 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Điều 168. Ban kiểm soát

1. Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

2. Trưởng Ban kiểm soát do Ban kiểm soát bầu trong số các Kiểm soát viên; việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo nguyên tắc đa số. Quyền và nghĩa vụ của Trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên thường trú tại Việt Nam. Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.

3. Trường hợp Kiểm soát viên có cùng thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Kiểm soát viên đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ.”

Theo quy định pháp luật về doanh nghiệp, công ty cổ phần có số cổ đông từ 11 người trở lên hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải có Ban kiểm soát. Với số lượng từ 03 đến 05 Kiểm soát viên, Ban kiểm soát thường có cơ cấu tổ chức bao gồm: Trưởng ban Kiểm soát; thành viên Ban kiểm soát chuyên trách và thành viên Ban kiểm soát không chuyên trách. Các chức danh này hoạt động trong nhiệm kỳ không vượt quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Vì Ban kiểm soát giữ vai trò đặc biệt quan trọng, bảo đảm tính minh bạch, khách quan trong hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty nên pháp luật đặt ra những yêu cầu chặt chẽ đối với các chức danh trong Ban kiểm soát là điều thật sự cần thiết. Cụ thể, trưởng Ban kiểm soát do Ban kiểm soát bầu theo nguyên tắc đa số trong số các Kiểm soát viên và bảo đảm phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tiêu chuẩn khác cao hơn. Quyền và nghĩa vụ của trưởng Ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.

Nhằm đảm bảo cho hoạt động giám sát của doanh nghiệp luôn được duy trì liên tục, kịp thời và phù hợp với tình hình thực tiễn, pháp luật yêu cầu Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên thường trú tại Việt Nam. Quy định vừa mang tính bắt buộc nhưng đồng thời cũng mang tính thực tiễn cao; qua đó, giúp Ban kiểm soát có thể dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của công ty, kịp thời phát hiện và xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình quản trị cũng như hoạt động kinh doanh trên thị trường kinh tế.

2. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được quy định như thế nào?

Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần được quy định tại Điều 170 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Điều 170. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát

1. Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.

2. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.

3. Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.

4. Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.

5. Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và tài liệu khác của công ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này.

6. Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

7. Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

8. Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 165 của Luật này phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

9. Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.

10. Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao.

11. Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

12. Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này, Điều lệ công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.”

Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 2 Điều 115 và Điều 165 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Điều 115. Quyền của cổ đông phổ thông

2. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty có quyền sau đây:

a) Xem xét, tra cứu, trích lục sổ biên bản và nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, báo cáo tài chính giữa năm và hằng năm, báo cáo của Ban kiểm soát, hợp đồng, giao dịch phải thông qua Hội đồng quản trị và tài liệu khác, trừ tài liệu liên quan đến bí mật thương mại, bí mật kinh doanh của công ty;

b) Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này;

c) Yêu cầu Ban kiểm soát kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết. Yêu cầu phải bằng văn bản và phải bao gồm các nội dung sau đây: họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần và thời điểm đăng ký cổ phần của từng cổ đông, tổng số cổ phần của cả nhóm cổ đông và tỷ lệ sở hữu trong tổng số cổ phần của công ty; vấn đề cần kiểm tra, mục đích kiểm tra;

d) Quyền khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.”

và

“Điều 165. Trách nhiệm của người quản lý công ty

1. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác có trách nhiệm sau đây:

a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao theo quy định của Luật này, quy định khác của pháp luật có liên quan, Điều lệ công ty, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông;

b) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty;

c) Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

d) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho công ty về nội dung quy định tại khoản 2 Điều 164 của Luật này;

đ) Trách nhiệm khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

2. Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới đền bù lợi ích bị mất, trả lại lợi ích đã nhận và bồi thường toàn bộ thiệt hại cho công ty và bên thứ ba.”

Vai trò chủ yếu của Ban Kiểm soát là thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty thông qua các quyền và nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính;

- Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực báo cáo tài chính hàng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông;

- Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty;

- Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và tài liệu khác của công ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty và báo cáo về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu;

- Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp bổ sung, sữa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt đông kinh doanh của công ty;

-  Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty;

- Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao;

- Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm trách nhiệm của người quản lý công ty được quy định tại Điều 165 Luật Doanh nghiệp 2020 thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

- Trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông, Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị về những nội dung cần trình.

Ngoài những quyền hạn và trách nhiệm, nghĩa vụ nêu trên, Ban kiểm soát còn có các quyền và nghĩa vụ được cụ thể hóa theo quy định khác của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

Trân trọng./.