Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Doanh nghiệp chúng tôi đang có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh và sẽ có nhiều đợt tuyển dụng nhân sự. Để phù hợp với quy mô kinh doanh và điều kiện làm việc của nhân sự, doanh nghiệp chúng tôi chuẩn bị tiến hành chuyển trụ sở chính đến một văn phòng lớn hơn. Liên quan đến vấn đề này, việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được pháp luật quy định thực hiện như thế nào? Rất mong Luật sư giải đáp. Xin cảm ơn!
MỤC LỤC
1. Trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
2. Việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định thực hiện ra sao?
Trả lời:
1. Trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Trong quá trình thành lập và hoạt động, mỗi doanh nghiệp cần có trụ sở chính thức để xác lập thông tin liên lạc, thực hiện các giao dịch và duy trì kết nối với cơ quan nhà nước cũng như các chủ thể có liên quan. Nội dung về trụ sở chính của doanh nghiệp được pháp luật ghi nhận tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, cụ thể như sau:
"Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)."
Theo đó, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, đồng thời có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Trước hết, pháp luật xác định trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam dù doanh nghiệp có thể triển khai hoạt động kinh doanh tại nhiều địa phương hoặc có quan hệ hợp tác với đối tác nước ngoài. Đồng thời, trụ sở chính phải là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, giúp địa chỉ đăng ký có tính cụ thể, rõ ràng, thuận tiện cho việc tra cứu, xác minh và liên hệ của cơ quan nhà nước, đối tác cũng như các cá nhân có liên quan. Ngoài ra, nếu có thông tin về số điện thoại, số fax và thư điện tử sẽ tạo thêm các phương thức kết nối, hỗ trợ doanh nghiệp trao đổi thông tin, tiếp nhận thông báo và xử lý công việc với cơ quan nhà nước và các chủ thể có liên quan một cách linh hoạt, kịp thời. Như vậy, những yêu cầu trên góp phần bảo đảm trụ sở chính có địa chỉ rõ ràng, thông tin liên lạc đầy đủ, vừa phục vụ công tác quản lý nhà nước, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp duy trì hoạt động và giao dịch ổn định.
2. Việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định thực hiện ra sao?
Trong quá trình hoạt động, tùy vào tình hình thực tế và nhu cầu sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được thực hiện theo Điều 40 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là "Nghị định số 168/2025/NĐ-CP"), cụ thể như sau:
"Điều 40. Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
1. Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý người nộp thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
2. Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
b) Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
3. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và gửi thông tin về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc doanh nghiệp hoàn thành thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
4. Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi."
Theo đó, trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý người nộp thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Việc yêu cầu phải thông báo cho Cơ quan thuế có thể góp phần ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp trốn tránh nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước hoặc tự ý thay đổi địa chỉ trụ sở chính khi chưa hoàn thành quyết toán thuế hoặc các nghĩa vụ tài chính phát sinh.
Để đăng ký thay đổi trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Hiện nay, nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được đưa vào hoạt động, các thông tin liên quan đến doanh nghiệp và đăng ký doanh nghiệp đều có thể được cập nhật đầy đủ trên hệ thống này. Do đó, hoạt động đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có nhiều thuận lợi hơn, việc đăng ký thay đổi trụ sở chính chỉ cần thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới mà không cần thực hiện thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở cũ. Ngoài ra, việc bắt buộc nộp bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền tại doanh nghiệp bảo đảm quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính đã được thông qua hợp pháp theo đúng Điều lệ và pháp luật doanh nghiệp.
Về phía cơ quan quản lý nhà nước, việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện như sau:
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và gửi thông tin về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cho Cơ quan thuế;
- Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc doanh nghiệp hoàn thành thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo pháp luật về thuế cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh;
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Nhằm hạn chế việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp làm gián đoạn, trì hoãn và ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường của doanh nghiệp, pháp luật đã quy định thời hạn tiếp nhận và xử lý hồ sơ của cơ quan nhà nước tương đối ngắn. Việc áp dụng thời hạn xử lý hồ sơ ngắn có thể xem là kết quả của nỗ lực chuyển đổi số trong công tác quản lý khi Cơ quan thuế cung cấp, cập nhật, trao đổi thông tin với Cơ quan đăng ký kinh doanh qua Hệ thống thông tin đăng ký thuế kết nối với Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc liên thông dữ liệu giữa hai hệ thống góp phần giảm bớt thời gian trao đổi thông tin truyền thống (gửi thư, fax,...), hỗ trợ Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ nhanh chóng hơn, qua đó, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục hành chính, tạo điều kiện để doanh nghiệp sớm hoàn tất việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính và ổn định hoạt động tại địa điểm mới.
Đáng chú ý, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi. Có thể hiểu rằng, dù địa điểm đặt trụ sở có sự thay đổi, doanh nghiệp vẫn tiếp tục duy trì các quyền và nghĩa vụ trước đó, các giao dịch, hợp đồng vẫn bảo toàn. Qua đó, bảo đảm sự liên tục trong hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đối tác, khách hàng và các chủ thể có liên quan.
Như vậy, việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định thực hiện tương đối cụ thể, rõ ràng. Pháp luật đã tạo điều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp khi xác định thời hạn tiếp nhận và xử lý hồ sơ nhanh chóng nhờ áp dụng những tiến bộ về công nghệ thông tin trong công tác quản lý, qua đó, hạn chế những gián đoạn không cần thiết trong quá trình chuyển đổi địa điểm hoạt động. Đặc biệt, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, tạo điều kiện để doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh tại địa điểm mới.
Trân trọng./.