Kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào? Tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ được thực hiện ra sao?
Kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào? Tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ được thực hiện ra sao?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi có người quen đang làm việc tại một công ty bảo hiểm và nghe nói doanh nghiệp phải có bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm tra, giám sát hoạt động, nhưng tôi không hiểu kiểm toán nội bộ là gì và có bắt buộc tất cả doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài tại Việt Nam đều phải thực hiện hay không? Tôi cũng muốn biết bộ phận này được tổ chức như thế nào, ai có quyền thực hiện kiểm toán, hoạt động kiểm toán nội bộ được tiến hành theo quy trình và nguyên tắc ra sao để bảo đảm khách quan, minh bạch. Mong luật sư giải đáp giúp tôi, xin cảm ơn!
MỤC LỤC
2. Nhiệm vụ và nguyên tắc của kiểm toán nội bộ được quy định ra sao?
3. Quy chế, quy trình và kế hoạch kiểm toán nội bộ được ghi nhận như thế nào?
Trả lời:
1. Kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào?
Để bảo đảm hệ thống quản trị, kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro được vận hành hiệu quả, Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022 đã ghi nhận về kiểm toán nội bộ đối với doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam. Nội dung này được thể hiện tại Điều 85 của Luật kinh doanh bảo hiểm 2022 như sau:
“Điều 85. Kiểm toán nội bộ
1. Doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm phải thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam có thể thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc sử dụng bộ phận kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài.
2. Định kỳ hằng năm, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện kiểm toán nội bộ theo các nội dung sau đây:
a) Rà soát, đánh giá độc lập, khách quan đối với hoạt động kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro;
b) Đánh giá độc lập về tính thích hợp và sự tuân thủ quy định, chính sách nội bộ, thủ tục, quy trình đã được thiết lập trong doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam;
c) Đưa ra kiến nghị sửa chữa, khắc phục sai sót, đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của các hệ thống, quy trình, quy định, góp phần bảo đảm doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
3. Kết quả kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm phải được báo cáo kịp thời cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên và gửi Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp.
Kết quả kiểm toán nội bộ của chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải được báo cáo kịp thời cho doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài và gửi Giám đốc của chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam.
4. Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết Điều này.”
Theo đó, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm phải thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam có thể thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc sử dụng bộ phận kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài. Quy định này nhằm bảo đảm mọi doanh nghiệp đều có cơ chế kiểm tra, giám sát độc lập đối với hoạt động của mình, đồng thời tạo sự linh hoạt cho các chi nhánh nước ngoài trong việc tổ chức bộ máy nhưng vẫn phải đáp ứng yêu cầu quản trị và kiểm soát rủi ro.
Bên cạnh việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ, pháp luật còn yêu cầu định kỳ hằng năm, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện kiểm toán nội bộ theo các nội dung sau đây:
- Rà soát, đánh giá độc lập, khách quan đối với hoạt động kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro;
- Đánh giá độc lập về tính thích hợp và sự tuân thủ quy định, chính sách nội bộ, thủ tục, quy trình đã được thiết lập trong doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam;
- Đưa ra kiến nghị sửa chữa, khắc phục sai sót, đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của các hệ thống, quy trình, quy định, góp phần bảo đảm doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
Ngoài ra, pháp luật cũng xác định rõ về chế độ báo cáo kết quả kiểm toán nội bộ. Theo đó, kết quả kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm phải được báo cáo kịp thời cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên và gửi Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp. Đối với kết quả kiểm toán nội bộ của chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam phải được báo cáo kịp thời cho doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài và gửi Giám đốc của chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam. Sự ghi nhận này nhằm bảo đảm các cấp quản lý có đầy đủ thông tin để kịp thời chỉ đạo, xử lý các tồn tại, đồng thời tăng cường trách nhiệm giải trình và hiệu quả giám sát trong doanh nghiệp.
Cuối cùng, Luật giao Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết việc thực hiện các nội dung về kiểm toán nội bộ nhằm bảo đảm thống nhất trong quá trình áp dụng trên thực tế.
Có thể thấy, các nội dung về kiểm toán nội bộ không chỉ là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp bảo hiểm mà còn là nền tảng quan trọng để xây dựng hệ thống quản trị hiện đại và kiểm soát rủi ro hiệu quả. Việc thực hiện đầy đủ hoạt động kiểm toán nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện, phòng ngừa sai sót, nâng cao tính minh bạch và bảo đảm tuân thủ pháp luật. Qua đó, góp phần bảo vệ quyền lợi của bên mua bảo hiểm, duy trì sự an toàn tài chính của doanh nghiệp và thúc đẩy sự phát triển ổn định, bền vững của thị trường bảo hiểm.
2. Nhiệm vụ và nguyên tắc của kiểm toán nội bộ được quy định ra sao?
Nhằm bảo đảm hoạt động kiểm toán nội bộ phát huy đúng vai trò trong việc kiểm soát rủi ro, nâng cao hiệu quả quản trị và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm, Bộ Tài chính đã quy định cụ thể về nhiệm vụ và nguyên tắc của kiểm toán nội bộ tại Điều 14, 15 Thông tư số 70/2022/TT-BTC ngày 16/11/2022 quy định về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nước ngoài, chi nhánh doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài (sau đây gọi tắt là “Thông tư số 70/2022/TT-BTC”):
“Điều 14. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ
Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ bao gồm:
1. Kiểm toán việc tuân thủ pháp luật, quy trình và quy chế nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
2. Kiểm toán tính an toàn, hiệu quả trong việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản và nguồn lực của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
3. Kiểm toán tính chính xác, trung thực, hiệu quả của quy trình kiểm soát các thông tin tài chính và việc lập báo cáo tài chính.
4. Kiểm toán tính đầy đủ, chính xác, an toàn của hệ thống công nghệ thông tin và phần mềm nghiệp vụ.
5. Kiểm toán các nội dung khác theo yêu cầu của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài.
Điều 15. Nguyên tắc của kiểm toán nội bộ
1. Tính độc lập:
a) Tổ chức và hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ phải độc lập với các bộ phận của tuyến bảo vệ thứ nhất và tuyến bảo vệ thứ hai;
b) Người làm công tác kiểm toán nội bộ không được đồng thời đảm nhận các công việc tại các bộ phận của tuyến bảo vệ thứ nhất và tuyến bảo vệ thứ hai;
c) Kiểm toán nội bộ không chịu bất cứ sự can thiệp nào trong quá trình xác định phạm vi và nội dung kiểm toán, khi thực hiện đánh giá và báo cáo kết quả kiểm toán.
2. Tính khách quan:
a) Người làm công tác kiểm toán nội bộ phải bảo đảm tính khách quan, trung thực, công bằng, không định kiến;
b) Các ghi nhận trong báo cáo kiểm toán nội bộ phải được phân tích cẩn trọng và dựa trên cơ sở các dữ liệu, thông tin thu thập được;
c) Người làm công tác kiểm toán nội bộ không được thực hiện kiểm toán đối với quy định, chính sách nội bộ, thủ tục, quy trình mà người này chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng quy định, chính sách nội bộ, thủ tục, quy trình đó;
d) Người làm công tác kiểm toán nội bộ không được tham gia kiểm toán các hoạt động, các bộ phận mà người này chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động hoặc quản lý bộ phận đó trong thời hạn 02 năm kể từ khi có quyết định không thực hiện hoạt động hoặc quản lý bộ phận đó;
đ) Người làm công tác kiểm toán nội bộ phải kịp thời báo cáo cho Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tính khách quan khi thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ. Trường hợp phát hiện người làm công tác kiểm toán nội bộ có thể không bảo đảm thực hiện nguyên tắc về tính khách quan trong hoạt động kiểm toán nội bộ, Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ phải báo cáo cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài để có giải pháp phù hợp;
e) Kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ phải được Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài thường xuyên kiểm tra, rà soát, đánh giá.
3. Người làm công tác kiểm toán nội bộ phải tuân thủ pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kiểm toán nội bộ trong phạm vi nhiệm vụ được giao.”
Theo đó, kiểm toán nội bộ có nhiều nhiệm vụ quan trọng nhằm đánh giá toàn diện hoạt động của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh nước ngoài tại Việt Nam. Những nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ bao gồm:
- Kiểm toán việc tuân thủ pháp luật, quy trình và quy chế nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
- Kiểm toán tính an toàn, hiệu quả trong việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản và nguồn lực của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
- Kiểm toán tính chính xác, trung thực, hiệu quả của quy trình kiểm soát các thông tin tài chính và việc lập báo cáo tài chính.
- Kiểm toán tính đầy đủ, chính xác, an toàn của hệ thống công nghệ thông tin và phần mềm nghiệp vụ.
- Kiểm toán các nội dung khác theo yêu cầu của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài.
Các nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ được ghi nhận nhằm bảo đảm hoạt động kiểm toán không chỉ tập trung vào việc phát hiện sai sót, vi phạm mà còn đánh giá toàn diện mức độ tuân thủ pháp luật, hiệu quả quản trị, quản lý rủi ro và việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. Thông qua đó, doanh nghiệp có cơ sở nhận diện những hạn chế trong quá trình hoạt động, kịp thời đưa ra các biện pháp khắc phục, hoàn thiện hệ thống quản trị và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bên cạnh việc quy định về nhiệm vụ, Điều 15 Thông tư số 70/2022/TT-BTC còn đặt ra các nguyên tắc bắt buộc nhằm bảo đảm chất lượng và tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ.
Thứ nhất, tính độc lập.
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải được tổ chức và hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ phải độc lập với các bộ phận của tuyến bảo vệ thứ nhất và tuyến bảo vệ thứ hai; người làm công tác kiểm toán nội bộ không được đồng thời đảm nhận các công việc tại các bộ phận của tuyến bảo vệ thứ nhất và tuyến bảo vệ thứ hai; kiểm toán nội bộ không chịu bất cứ sự can thiệp nào trong quá trình xác định phạm vi và nội dung kiểm toán, khi thực hiện đánh giá và báo cáo kết quả kiểm toán.
Nguyên tắc độc lập là điều kiện tiên quyết để bảo đảm chất lượng của hoạt động kiểm toán nội bộ. Khi bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận được kiểm toán và không chịu sự can thiệp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các đánh giá và kết luận kiểm toán sẽ phản ánh đúng thực trạng hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp phát hiện kịp thời những rủi ro, sai sót hoặc bất cập trong hệ thống quản trị và kiểm soát nội bộ, đồng thời nâng cao tính minh bạch, khách quan và độ tin cậy của các báo cáo kiểm toán.
Thứ hai, tính khách quan.
Người làm công tác kiểm toán nội bộ phải bảo đảm tính khách quan, trung thực, công bằng, không định kiến; các ghi nhận trong báo cáo kiểm toán nội bộ phải được phân tích cẩn trọng và dựa trên cơ sở các dữ liệu, thông tin thu thập được.
Đối với người làm công tác kiểm toán nội bộ không được thực hiện kiểm toán đối với quy định, chính sách nội bộ, thủ tục, quy trình mà người này chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng quy định, chính sách nội bộ, thủ tục, quy trình đó. Đồng thời, người làm công tác kiểm toán nội bộ không được tham gia kiểm toán các hoạt động, các bộ phận mà người này chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động hoặc quản lý bộ phận đó trong thời hạn 02 năm kể từ khi có quyết định không thực hiện hoạt động hoặc quản lý bộ phận đó. Không những vậy, người làm công tác kiểm toán nội bộ phải kịp thời báo cáo cho Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tính khách quan khi thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ.
Trường hợp phát hiện người làm công tác kiểm toán nội bộ có thể không bảo đảm thực hiện nguyên tắc về tính khách quan trong hoạt động kiểm toán nội bộ, Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ phải báo cáo cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài để có giải pháp phù hợp. Về kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ phải được Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài thường xuyên kiểm tra, rà soát, đánh giá.
Chúng ta có thế thấy, nguyên tắc khách quan bảo đảm mọi hoạt động kiểm toán được thực hiện trên cơ sở chứng cứ, dữ liệu và thông tin đã được kiểm chứng, thay vì chịu tác động bởi ý chí chủ quan hoặc lợi ích cá nhân. Việc quy định các trường hợp phải tránh xung đột lợi ích, không được kiểm toán những lĩnh vực do chính mình phụ trách trước đây và yêu cầu báo cáo khi có yếu tố ảnh hưởng đến tính khách quan giúp nâng cao tính công bằng, trung thực của kết quả kiểm toán. Qua đó, các kiến nghị của kiểm toán nội bộ sẽ có giá trị thực tiễn cao hơn, tạo cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản trị phù hợp.
Thứ ba, người làm công tác kiểm toán nội bộ phải tuân thủ pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kiểm toán nội bộ trong phạm vi nhiệm vụ được giao. Nguyên tắc này khẳng định người làm công tác kiểm toán nội bộ không chỉ phải thực hiện đúng chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về kết quả công việc trong phạm vi nhiệm vụ được giao. Đây là cơ sở để nâng cao ý thức nghề nghiệp, đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm cá nhân của kiểm toán viên nội bộ, đồng thời góp phần bảo đảm hoạt động kiểm toán được thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình và có chất lượng. Qua đó, kết quả kiểm toán sẽ trở thành nguồn thông tin đáng tin cậy phục vụ công tác quản trị, điều hành và kiểm soát rủi ro của doanh nghiệp.
Như vậy, Thông tư số 70/2022/TT-BTC đã xây dựng một khuôn khổ tương đối đầy đủ về nhiệm vụ và nguyên tắc của kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm. Các quy định này không chỉ giúp kiểm soát việc tuân thủ pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, quản lý rủi ro và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp. Đồng thời, việc bảo đảm tính độc lập, khách quan và trách nhiệm của kiểm toán nội bộ tạo nền tảng để doanh nghiệp hoạt động minh bạch, an toàn và bền vững. Đây cũng là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị và đáp ứng yêu cầu quản lý trong lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm.
3. Quy chế, quy trình và kế hoạch kiểm toán nội bộ được ghi nhận như thế nào?
Nhằm bảo đảm hoạt động kiểm toán nội bộ được tổ chức thống nhất, khoa học và phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, Thông tư số 70/2022/TT-BTC ghi nhận cụ thể về việc ban hành quy chế, quy trình cũng như xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ tại Điều 16 và Điều 17. Những quy định này tạo cơ sở để hoạt động kiểm toán nội bộ được triển khai một cách bài bản, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, kiểm soát rủi ro và bảo đảm doanh nghiệp hoạt động an toàn, đúng pháp luật. Cụ thể như sau:
“Điều 16. Quy chế, quy trình kiểm toán nội bộ
1. Doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài phải ban hành quy chế, quy trình kiểm toán nội bộ.
2. Quy chế kiểm toán nội bộ phải bao gồm các nội dung sau:
a) Mục tiêu, phạm vi hoạt động, vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài và mối quan hệ với các bộ phận khác;
b) Các nguyên tắc cơ bản, yêu cầu về trình độ chuyên môn, việc bảo đảm chất lượng của kiểm toán nội bộ và các nội dung có liên quan khác.
3. Quy trình kiểm toán nội bộ hướng dẫn chi tiết các nội dung:
a) Phương thức đánh giá, phân loại mức độ rủi ro (thấp, trung bình, cao) làm căn cứ xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ;
b) Phương thức lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm, cách thức thực hiện công việc kiểm toán, lập và gửi báo cáo kiểm toán, theo dõi thực hiện kiến nghị sau kiểm toán;
c) Cách thức lưu hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ.
Điều 17. Kế hoạch kiểm toán nội bộ
1. Bộ phận kiểm toán nội bộ xây dựng và thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm, bao gồm phạm vi kiểm toán, đối tượng kiểm toán, các mục tiêu kiểm toán, thời gian kiểm toán và việc phân bổ các nguồn lực.
2. Những bộ phận, nghiệp vụ có mức độ rủi ro cao theo đánh giá của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài phải được đưa vào kế hoạch kiểm toán hàng năm.
3. Khi xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ phải dự phòng quỹ thời gian đủ để thực hiện các cuộc kiểm toán đột xuất khi có yêu cầu.”
Trước hết, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài phải ban hành quy chế, quy trình kiểm toán nội bộ. Quy chế kiểm toán nội bộ phải bao gồm các nội dung sau:
- Mục tiêu, phạm vi hoạt động, vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài và mối quan hệ với các bộ phận khác;
- Các nguyên tắc cơ bản, yêu cầu về trình độ chuyên môn, việc bảo đảm chất lượng của kiểm toán nội bộ và các nội dung có liên quan khác.
Sự ghi nhận này nhằm bảo đảm hoạt động kiểm toán nội bộ được thực hiện trên cơ sở những quy định thống nhất, rõ ràng và phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là nền tảng để tổ chức, vận hành và kiểm soát hoạt động kiểm toán nội bộ một cách bài bản, hiệu quả. Ngoài ra còn giúp xác định rõ vị trí, vai trò và trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, tạo cơ sở để hoạt động kiểm toán được thực hiện thống nhất, chuyên nghiệp và phối hợp hiệu quả với các đơn vị liên quan.
Bên cạnh quy chế, quy trình kiểm toán nội bộ là một nội dung không thể bỏ qua, quy trình này hướng dẫn chi tiết các nội dung:
- Phương thức đánh giá, phân loại mức độ rủi ro (thấp, trung bình, cao) làm căn cứ xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ;
- Phương thức lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm, cách thức thực hiện công việc kiểm toán, lập và gửi báo cáo kiểm toán, theo dõi thực hiện kiến nghị sau kiểm toán;
- Cách thức lưu hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ.
Việc xác định đầy đủ các nội dung của quy trình kiểm toán giúp chuẩn hóa toàn bộ trình tự thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ, bảo đảm các cuộc kiểm toán được tiến hành thống nhất, minh bạch và có thể kiểm tra, giám sát trong suốt quá trình thực hiện. Việc nêu rõ và đầy đủ về quy chế, quy trình kiểm toán nội bộ không chỉ giúp chuẩn hóa phương thức thực hiện mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, tính thống nhất và hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ. Đây cũng là cơ sở quan trọng để tăng cường kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
Về kế hoạch kiểm toán nội bộ, cần tuân thủ:
- Bộ phận kiểm toán nội bộ xây dựng và thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm, bao gồm phạm vi kiểm toán, đối tượng kiểm toán, các mục tiêu kiểm toán, thời gian kiểm toán và việc phân bổ các nguồn lực, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc tổ chức hoạt động kiểm toán, sử dụng hợp lý nguồn lực và bảo đảm các cuộc kiểm toán được triển khai theo đúng mục tiêu, phạm vi và tiến độ đã đề ra.
- Những bộ phận, nghiệp vụ có mức độ rủi ro cao theo đánh giá của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài phải được đưa vào kế hoạch kiểm toán hàng năm. Nội dung này thể hiện nguyên tắc kiểm toán dựa trên rủi ro, giúp doanh nghiệp ưu tiên nguồn lực kiểm toán đối với những lĩnh vực có khả năng phát sinh rủi ro lớn, từ đó nâng cao hiệu quả phòng ngừa, phát hiện và xử lý các rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
- Khi xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ phải dự phòng quỹ thời gian đủ để thực hiện các cuộc kiểm toán đột xuất khi có yêu cầu, giúp hoạt động kiểm toán nội bộ luôn duy trì tính chủ động và linh hoạt, bảo đảm doanh nghiệp có thể kịp thời kiểm tra, đánh giá những vấn đề phát sinh hoặc các dấu hiệu rủi ro, vi phạm ngoài kế hoạch đã được xây dựng.
Nhìn chung, Điều 16 và Điều 17 Thông tư số 70/2022/TT-BTC đã tạo lập một khuôn khổ tương đối đầy đủ cho việc tổ chức và triển khai hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh nước ngoài. Từ việc xây dựng quy chế, quy trình đến lập kế hoạch kiểm toán đều được quy định chặt chẽ, góp phần chuẩn hóa hoạt động kiểm toán nội bộ và nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp. Đồng thời, các quy định này còn giúp doanh nghiệp chủ động nhận diện, kiểm soát rủi ro, sử dụng hiệu quả các nguồn lực và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Đây cũng là cơ sở quan trọng để bảo đảm doanh nghiệp hoạt động an toàn, bền vững và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
4. Quyền hạn, trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ, trách nhiệm của các bộ phận được kiểm toán và việc báo cáo kiểm toán nội bộ được thực hiện như thế nào?
Để bảo đảm hoạt động kiểm toán nội bộ được thực hiện thống nhất, hiệu quả và phát huy vai trò trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, Thông tư số 70/2022/TT-BTC đã nêu cụ thể về quyền hạn, trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ, trách nhiệm của các bộ phận được kiểm toán cũng như việc lập và trình báo cáo kiểm toán nội bộ. Những nội dung này không chỉ tạo cơ sở pháp lý để các chủ thể thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình mà còn góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro, tăng cường tính minh bạch và bảo đảm doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài hoạt động an toàn, đúng quy định của pháp luật. Cụ thể tại Điều 18, 19, 20 Thông tư số 70/2022/TT-BTC như sau:
“Điều 18. Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ
1. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bộ phận kiểm toán nội bộ có các quyền sau đây:
a) Được cung cấp đầy đủ, kịp thời tất cả các thông tin, tài liệu, hồ sơ cần thiết cho công tác kiểm toán nội bộ;
b) Được tiếp cận, xem xét tất cả các quy trình nghiệp vụ, tài sản khi thực hiện kiểm toán nội bộ;
c) Được tiếp cận, phỏng vấn tất cả nhân viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài về các vấn đề liên quan đến nội dung kiểm toán;
d) Được nhận tài liệu, văn bản, biên bản họp của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài có liên quan đến công việc của kiểm toán nội bộ.
2. Bộ phận kiểm toán nội bộ có các trách nhiệm sau:
a) Bảo mật tài liệu, thông tin theo đúng quy định pháp luật hiện hành, Điều lệ và quy chế nội bộ về kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài;
b) Báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài, Tổng giám đốc (Giám đốc) nếu trong quá trình kiểm toán phát hiện các sai phạm nghiêm trọng hoặc khi nhận thấy có nguy cơ rủi ro cao có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài;
c) Kịp thời lập, hoàn thành và gửi báo cáo kiểm toán cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài, Tổng giám đốc (Giám đốc) và bộ phận được kiểm toán sau khi kết thúc mỗi cuộc kiểm toán;
d) Giám sát, đánh giá và theo dõi các hoạt động sửa chữa, khắc phục, hoàn thiện đối với các vấn đề mà kiểm toán nội bộ đã ghi nhận và có khuyến nghị;
đ) Thông báo cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài trong trường hợp các tồn tại nêu trong báo cáo kiểm toán không được sửa chữa và khắc phục kịp thời;
e) Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ dưới dạng văn bản, theo trình tự để các cá nhân, tổ chức có thẩm quyền khai thác.
Điều 19. Trách nhiệm của các bộ phận được kiểm toán
1. Cung cấp thông tin, tài liệu, hồ sơ đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ để thực hiện hoạt động kiểm toán.
2. Thông báo ngay cho bộ phận kiểm toán nội bộ khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
3. Thực hiện kịp thời kiến nghị tại báo cáo kiểm toán nội bộ và chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài, Tổng Giám đốc (Giám đốc) (nếu có).
Điều 20. Báo cáo kiểm toán nội bộ
1. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trình báo cáo kiểm toán nội bộ cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài trong thời hạn tối đa không quá 90 ngày kể từ ngày kết thúc mỗi cuộc kiểm toán.
2. Báo cáo kiểm toán nội bộ phải trình bày rõ:
a) Nội dung kiểm toán, phạm vi kiểm toán;
b) Những đánh giá, kết luận về nội dung đã được kiểm toán và cơ sở đưa ra các ý kiến này;
c) Tồn tại, vi phạm, các ý kiến giải trình của đối tượng kiểm toán;
d) Kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót và xử lý vi phạm; các biện pháp nhằm cải tiến quy trình nghiệp vụ, hoàn thiện chính sách quản lý rủi ro, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài (nếu có).”
Thứ nhất, về quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bộ phận kiểm toán nội bộ có các quyền sau đây:
- Được cung cấp đầy đủ, kịp thời tất cả các thông tin, tài liệu, hồ sơ cần thiết cho công tác kiểm toán nội bộ;
- Được tiếp cận, xem xét tất cả các quy trình nghiệp vụ, tài sản khi thực hiện kiểm toán nội bộ;
- Được tiếp cận, phỏng vấn tất cả nhân viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài về các vấn đề liên quan đến nội dung kiểm toán;
- Được nhận tài liệu, văn bản, biên bản họp của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài có liên quan đến công việc của kiểm toán nội bộ.
Có thể thấy, việc ghi nhận các quyền hạn nêu trên đã tạo điều kiện để bộ phận kiểm toán nội bộ chủ động tiếp cận thông tin, tài liệu và các chủ thể có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Đây là tiền đề quan trọng giúp hoạt động kiểm toán được thực hiện độc lập, khách quan, toàn diện và nâng cao chất lượng của các kết luận, kiến nghị kiểm toán.
Bên cạnh việc trao những quyền hạn cần thiết, nhằm bảo đảm hoạt động kiểm toán được thực hiện đúng quy định, phát huy hiệu quả và nâng cao trách nhiệm của bộ phận kiểm toán trong toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ, bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các trách nhiệm sau:
- Bảo mật tài liệu, thông tin theo đúng quy định pháp luật hiện hành, Điều lệ và quy chế nội bộ về kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài;
- Báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài, Tổng giám đốc (Giám đốc) nếu trong quá trình kiểm toán phát hiện các sai phạm nghiêm trọng hoặc khi nhận thấy có nguy cơ rủi ro cao có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài;
- Kịp thời lập, hoàn thành và gửi báo cáo kiểm toán cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài, Tổng giám đốc (Giám đốc) và bộ phận được kiểm toán sau khi kết thúc mỗi cuộc kiểm toán;
- Giám sát, đánh giá và theo dõi các hoạt động sửa chữa, khắc phục, hoàn thiện đối với các vấn đề mà kiểm toán nội bộ đã ghi nhận và có khuyến nghị;
- Thông báo cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài trong trường hợp các tồn tại nêu trong báo cáo kiểm toán không được sửa chữa và khắc phục kịp thời;
- Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội bộ dưới dạng văn bản, theo trình tự để các cá nhân, tổ chức có thẩm quyền khai thác.
Với những điều khoản nêu trên không chỉ trao cho bộ phận kiểm toán nội bộ những quyền hạn cần thiết mà còn đặt ra các trách nhiệm tương ứng trong từng giai đoạn của quá trình kiểm toán. Việc kết hợp giữa quyền và trách nhiệm đã tạo nên cơ chế bảo đảm để bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện tốt vai trò giám sát độc lập, kịp thời phát hiện và kiến nghị khắc phục các sai sót, góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro và quản trị doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm.
Thứ hai, về trách nhiệm của các bộ phận được kiểm toán.
Để hoạt động kiểm toán nội bộ được thực hiện hiệu quả, các bộ phận được kiểm toán không chỉ là đối tượng được kiểm tra, đánh giá mà còn có trách nhiệm phối hợp và thực hiện các yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ trong suốt quá trình kiểm toán. Cụ thể, các bộ phận được kiểm toán có trách nhiệm:
- Cung cấp thông tin, tài liệu, hồ sơ đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ để thực hiện hoạt động kiểm toán.
- Thông báo ngay cho bộ phận kiểm toán nội bộ khi phát hiện dấu hiệu vi phạm, rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài.
- Thực hiện kịp thời kiến nghị tại báo cáo kiểm toán nội bộ và chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài, Tổng Giám đốc (Giám đốc) (nếu có).
Việc cung cấp thông tin đầy đủ, chủ động thông báo rủi ro và nghiêm túc thực hiện các kiến nghị sau kiểm toán không chỉ giúp nâng cao hiệu quả của từng cuộc kiểm toán mà còn góp phần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, tăng cường trách nhiệm giải trình và hoàn thiện công tác quản trị doanh nghiệp.
Thứ ba, về báo cáo kiểm toán nội bộ
Sau khi hoàn thành hoạt động kiểm toán, việc lập và trình báo cáo kiểm toán nội bộ là bước quan trọng nhằm tổng hợp kết quả kiểm toán, phản ánh những tồn tại đã được phát hiện và kiến nghị các giải pháp khắc phục, hoàn thiện hoạt động của doanh nghiệp. Theo đó, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trình báo cáo kiểm toán nội bộ cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, công ty mẹ của chi nhánh nước ngoài trong thời hạn tối đa không quá 90 ngày kể từ ngày kết thúc mỗi cuộc kiểm toán.
Bên cạnh đó, báo cáo kiểm toán nội bộ phải trình bày rõ:
- Nội dung kiểm toán, phạm vi kiểm toán;
- Những đánh giá, kết luận về nội dung đã được kiểm toán và cơ sở đưa ra các ý kiến này;
- Tồn tại, vi phạm, các ý kiến giải trình của đối tượng kiểm toán;
- Kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót và xử lý vi phạm; các biện pháp nhằm cải tiến quy trình nghiệp vụ, hoàn thiện chính sách quản lý rủi ro, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài (nếu có).
Ta thấy được rằng, điều khoản này đã chuẩn hóa cả về thời hạn và nội dung của báo cáo kiểm toán nội bộ. Đây không chỉ là căn cứ để Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên và Ban điều hành đánh giá kết quả kiểm toán mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nhận diện các hạn chế, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, tăng cường quản trị rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Như vậy, Điều 18, Điều 19 và Điều 20 Thông tư số 70/2022/TT-BTC đã xây dựng một cơ chế tương đối đầy đủ, thống nhất về quyền hạn, trách nhiệm và trình tự thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh nước ngoài. Trong đó, Điều 18 bảo đảm bộ phận kiểm toán nội bộ có đủ thẩm quyền và trách nhiệm để thực hiện chức năng giám sát độc lập; Điều 19 xác lập trách nhiệm phối hợp của các bộ phận được kiểm toán; còn Điều 20 chuẩn hóa việc lập, trình bày và báo cáo kết quả kiểm toán nội bộ. Sự kết nối giữa ba nhóm quy định này không chỉ giúp hoạt động kiểm toán nội bộ được triển khai khách quan, hiệu quả và đồng bộ mà còn góp phần nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ, tăng cường quản trị rủi ro, trách nhiệm giải trình và hiệu quả quản trị doanh nghiệp, qua đó bảo đảm doanh nghiệp bảo hiểm hoạt động an toàn, minh bạch và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Trân trọng./.