Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện giao thông đường sắt - cấp Trung ương và địa phương

1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ.

Chủ sở hữu phương tiện nộp 01 bộ hồ sơ qua hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến hoặc qua hệ thống bưu chính đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện (gọi tắt là cơ quan nhà nước có thẩm quyền), cụ thể:

- Cục Đường sắt Việt Nam đối với đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện trên đường sắt quốc gia.

- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (nơi có đường sắt chuyên dùng, đường sắt đô thị) đối với cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện trên đường sắt chuyên dùng, đường sắt đô thị.

Bước 3: Giải quyết thủ tục thành chính.

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không đúng theo quy định, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ qua bộ phận một cửa hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến; 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ theo các hình thức khác, cơ quan cấp giấy phép lái tàu có trách nhiệm thông báo, hướng dẫn doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp chuyển quyền sở hữu; phương tiện thay đổi tính năng sử dụng hoặc thay đổi các thông số kỹ thuật chủ yếu; Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện bị hư hỏng: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện. Chủ sở hữu có trách nhiệm nộp lệ phí theo quy định. Trường hợp được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện, nếu chủ sở hữu đã nộp bản điện tử Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện qua cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc cổng dịch vụ công quốc gia thì có trách nhiệm nộp lại bản gốc cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp không cấp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có văn bản trả lời cho chủ sở hữu phương tiện và nêu rõ lý do.

- Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký trong trường hợp bị mất. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho chủ sở hữu Giấy xác nhận đã khai báo mất Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện theo mẫu quy định. Thời gian cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện là 30 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, đúng quy định. Chủ sở hữu có trách nhiệm nộp lệ phí theo quy định. Trường hợp không cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện, trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo bằng văn bản cho chủ sở hữu và nêu rõ lý do.

Bước 4: Nhận kết quả.

2. Cách thức thực hiện

Hồ sơ nộp bằng các hình thức sau:

- Trực tiếp.

- Qua dịch vụ bưu chính.

- Trực tuyến.

3. Thành phần hồ sơ

Cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:

- Trường hợp chuyển quyền sở hữu Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính văn bản giấy hoặc bản điện tử đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện của chủ sở hữu theo mẫu quy định; bản gốc hoặc bản điện tử Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện đã được cấp;

+ Bản chính văn bản giấy hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản điện tử hoặc bản sao điện tử có chứng thực giấy tờ chứng minh quyền sở hữu phương tiện: Hợp đồng cho, tặng, mua bán, hóa đơn mua bán phương tiện, chứng từ đã nộp lệ phí trước bạ (nếu có), quyết định điều chuyển phương tiện, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu chủ sở hữu đổi tên), biên bản bàn giao tài sản kèm theo danh mục phương tiện;

+ Bản chính văn bản giấy hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản điện tử hoặc bản sao điện tử có chứng thực Giấy chứng nhận chất lượng, an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường còn hiệu lực.

- Trường hợp phương tiện thay đổi tính năng sử dụng hoặc thay đổi các thông số kỹ thuật chủ yếu, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính văn bản giấy hoặc bản điện tử đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký phương tiện của chủ sở hữu theo mẫu quy định; bản gốc hoặc bản điện tử Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện đã được cấp;

+ Bản chính văn bản giấy hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản điện tử hoặc bản sao điện tử có chứng thực Giấy chứng nhận chất lượng, an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường còn hiệu lực.

- Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện bị mất hoặc hư hỏng, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

+ Bản chính văn bản giấy hoặc bản điện tử đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện của chủ sở hữu theo mẫu quy định;

+ Bản gốc hoặc bản điện tử Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện đã được cấp (trường hợp bị hư hỏng);

+ Bản chính văn bản giấy hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản điện tử hoặc bản sao điện tử có chứng thực Giấy chứng nhận chất lượng, an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường còn hiệu lực.

4. Thời hạn giải quyết

Thông thường thời hạn thực hiện là:

- Đối với cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký trường hợp chuyển quyền sở hữu, phương tiện thay đổi tính năng sử dụng hoặc thay đổi các thông số kỹ thuật chủ yếu, Giấy chứng nhận đăng ký bị hư hỏng: Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và đúng theo quy định. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện. Chủ sở hữu phương tiện đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính.

- Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện bị mất: Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho chủ sở hữu Giấy xác nhận đã khai báo mất Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện theo mẫu quy định tại Phụ lục VII của Thông tư này. Thời gian cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện là 30 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, đúng quy định. Chủ sở hữu có trách nhiệm nộp lệ phí theo quy định.

Tuy nhiên, thời hạn thực hiện có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ.

5. Đối tượng thực hiện

Chủ sở hữu phương tiện giao thông đường sắt.

6. Cơ quan thực hiện

- Cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Cục Đường sắt Việt Nam, Ủy Ban nhân dân cấp tỉnh.

- Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính:

+ Cục Đường sắt Việt Nam đối với đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện trên đường sắt quốc gia.

+ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (nơi có đường sắt chuyên dùng, đường sắt đô thị) đối với cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện trên đường sắt chuyên dùng, đường sắt đô thị.

- Cơ quan phối hợp: Không có.

7. Kết quả thực hiện

Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện giao thông đường sắt (cấp lại lần 1, cấp lại lần 2…).

8. Lệ phí, phí

Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký: 120.000 đồng/01 Giấy chứng nhận.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện giao thông đường sắt (Dùng cho phương tiện cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký trong trường hợp chuyển quyền sở hữu, thay đổi tính năng sử dụng hoặc thay đổi các thông số kỹ thuật chủ yếu).

- Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện giao thông đường sắt (Dùng cho phương tiện đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký trong trường hợp bị mất, hư hỏng Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện).

- Giấy xác nhận đã khai báo mất Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện.

- Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện giao thông đường sắt (cấp lại lần 1, cấp lại lần 2…).

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

Không quy định.

11. Căn cứ pháp lý

- Thông tư số 198/2016/TT-BTC ngày 08/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực đường thủy nội địa và đường sắt;

- Luật Đường sắt năm 2017;

- Thông tư số 14/2023/TT-BGTVT ngày 30/6/2023 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định về đăng ký phương tiện giao thông đường sắt, di chuyển phương tiện giao thông đường sắt trong trường hợp đặc biệt;

- Thông tư số 09/2025/TT-BXD ngày 13/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Xây dựng liên quan đến sắp xếp tổ chức bộ máy, thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp cho chính quyền địa phương;

- Quyết định số 900/QĐ-BXD ngày 24/6/2025 của Bộ Xây dựng về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực đường sắt thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Xây dựng.