Chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài được thực hiện như thế nào?
Chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài được thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi đang đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài có văn phòng đại diện hoạt động tại Việt Nam trong lĩnh vực bảo hiểm, tái bảo hiểm và hiện có kế hoạch cơ cấu lại hoạt động kinh doanh tại khu vực. Do đó, doanh nghiệp đang xem xét việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam nhưng chưa nắm rõ các quy định pháp luật liên quan. Chúng tôi lo ngại nếu không thực hiện đúng trình tự, thủ tục thì có thể phát sinh nghĩa vụ pháp lý hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên liên quan. Vì vậy, tôi muốn hỏi việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài được thực hiện như thế nào? Mong luật sư giải đáp giúp tôi, xin cảm ơn!
MỤC LỤC
Trả lời:
1. Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài được quy định như thế nào?
Trong xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, Việt Nam luôn là điểm đến hấp dẫn đối với các định chế tài chính lớn trên thế giới. Để chuẩn bị cho việc gia nhập thị trường chính thức hoặc duy trì sự hiện diện thương hiệu, các doanh nghiệp bảo hiểm, tái bảo hiểm và tập đoàn tài chính nước ngoài thường lựa chọn thành lập văn phòng đại diện. Điều 76 Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022 chính là khung pháp lý cơ bản, xác định rõ vị thế và giới hạn hoạt động của các đơn vị này, đảm bảo chúng vận hành đúng mục đích là cầu nối giữa nhà đầu tư quốc tế và thị trường bảo hiểm Việt Nam, cụ thể:
“Điều 76. Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
1. Doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài được đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài và không được thực hiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm tại Việt Nam.
2. Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện các hoạt động sau đây:
a) Làm chức năng văn phòng liên lạc;
b) Nghiên cứu thị trường;
c) Xúc tiến xây dựng các dự án đầu tư của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam;
d) Thúc đẩy và theo dõi việc thực hiện các dự án do doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài tài trợ tại Việt Nam;
đ) Hoạt động khác phù hợp với pháp luật Việt Nam.
3. Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam không quá 05 năm và có thể được gia hạn.
4. Báo cáo hoạt động, thông báo thay đổi và công bố thông tin của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.”
Theo đó, về địa vị pháp lý cũng như nguyên tắc hoạt động, doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài được đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài và không được thực hiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm tại Việt Nam.
Bên cạnh đó, văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện các hoạt động sau đây:
- Làm chức năng văn phòng liên lạc;
- Nghiên cứu thị trường;
- Xúc tiến xây dựng các dự án đầu tư của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam;
- Thúc đẩy và theo dõi việc thực hiện các dự án do doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài tài trợ tại Việt Nam;
- Hoạt động khác phù hợp với pháp luật Việt Nam.
Về thời hạn, pháp luật quy định thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài là không quá 05 năm. Tuy nhiên, con số này không phải là cố định mà có thể được gia hạn tùy theo nhu cầu và sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Cần lưu ý rằng, văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải báo cáo hoạt động, thông báo thay đổi và công bố thông tin của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, để đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ, giúp cơ quan chức năng luôn nắm bắt được "sức khỏe" và mục đích thực sự của các nhà đầu tư nước ngoài.
Như vậy, Điều 76 Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022 đã phác thảo một bức tranh rõ nét về vai trò và trách nhiệm của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Ý nghĩa chung của quy định này là tạo lập một môi trường đầu tư minh bạch, nơi các doanh nghiệp quốc tế có thể tìm kiếm cơ hội hợp tác một cách chính thống và bền vững. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các giới hạn về chức năng hoạt động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng niềm tin lâu dài với Chính phủ và người tiêu dùng Việt Nam.
2. Chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài được thực hiện như thế nào?
Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, văn phòng đại diện của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài, doanh nghiệp tái bảo hiểm nước ngoài, tập đoàn tài chính, bảo hiểm nước ngoài và doanh nghiệp môi giới bảo hiểm nước ngoài có thể phát sinh trường hợp phải chấm dứt hoạt động. Để bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan cũng như nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, pháp luật đã ghi nhận cụ thể về trình tự, thủ tục và trách nhiệm khi đóng cửa văn phòng đại diện. Nội dung này được cụ thể hóa tại Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP ngày 01/7/2023 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Kinh doanh bảo hiểm (sau đây gọi tắt là “Nghị định số 46/2023/NĐ-CP”) như sau:
“Điều 60. Chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
1. Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
a) Theo đề nghị của doanh nghiệp nước ngoài;
b) Khi doanh nghiệp nước ngoài chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản hoặc bị thu hồi giấy phép;
c) Hết thời hạn hoạt động mà không đề nghị gia hạn hoặc không được Bộ Tài chính chấp thuận gia hạn.
2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài gồm:
a) Văn bản đề nghị chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định tại Phụ lục XIII ban hành kèm theo Nghị định này;
b) Các bằng chứng chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ với người lao động và các nghĩa vụ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác tại Việt Nam;
c) Bản gốc giấy phép đặt văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam và các quyết định gia hạn giấy phép (nếu có);
d) Bản gốc các giấy phép, quyết định khác có liên quan trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam;
đ) Văn bản ủy quyền cho một tổ chức tại Việt Nam thay mặt cho doanh nghiệp nước ngoài thực hiện các thủ tục hành chính với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan (nếu có).
3. Trường hợp văn phòng đại diện nước ngoài chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều này, doanh nghiệp nước ngoài nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này đến Bộ Tài chính. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính có quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài.
4. Trường hợp văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều này thì thực hiện như sau:
a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hết thời hạn quy định tại điểm c khoản 1 Điều này, Bộ Tài chính có văn bản gửi đến văn phòng đại diện nước ngoài, đồng gửi các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan, thông báo về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động kể từ ngày hết hạn Giấy phép và yêu cầu doanh nghiệp nước ngoài thực hiện các thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện;
b) Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ Tài chính, doanh nghiệp nước ngoài phải nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) 01 bộ hồ sơ theo quy định tại điểm a, c, d và đ khoản 2 Điều này đến Bộ Tài chính;
c) Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính có quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài;
d) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày Bộ Tài chính có văn bản thông báo về việc văn phòng đại diện nước ngoài chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp nước ngoài hoặc đại diện theo ủy quyền phải báo cáo Bộ Tài chính về việc đã hoàn thành các nghĩa vụ với tổ chức, cá nhân tại Việt Nam kèm theo các tài liệu chứng minh theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều này;
đ) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn 01 năm theo quy định tại điểm d khoản này, trường hợp chưa hoàn thành các nghĩa vụ với người lao động và tổ chức, cá nhân khác tại Việt Nam thì doanh nghiệp nước ngoài hoặc đại diện theo ủy quyền phải có văn bản báo cáo Bộ Tài chính lý do. Khi hết thời hạn 05 ngày làm việc nêu trên mà chưa nhận được văn bản báo cáo này, Bộ Tài chính sẽ có công văn gửi cơ quan quản lý nhà nước về bảo hiểm nơi doanh nghiệp nước ngoài đặt trụ sở chính thông báo về việc doanh nghiệp, tập đoàn nước ngoài chưa hoàn thành nghĩa vụ với tổ chức, cá nhân tại Việt Nam;
e) Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo kèm theo tài liệu theo quy định tại điểm d khoản này, Bộ Tài chính có văn bản xác nhận doanh nghiệp nước ngoài đã hoàn thành thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện tại Việt Nam.
5. Khi chấm dứt hoạt động, văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện đầy đủ thủ tục và nghĩa vụ theo quy định pháp luật. Trường hợp văn phòng đại diện nước ngoài chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều này thì doanh nghiệp nước ngoài có trách nhiệm thực hiện hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân tại Việt Nam thực hiện các nghĩa vụ chưa hoàn thành với người lao động và các tổ chức, cá nhân khác tại Việt Nam khi đóng cửa văn phòng đại diện.”
Theo đó, văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
- Theo đề nghị của doanh nghiệp nước ngoài;
- Khi doanh nghiệp nước ngoài chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản hoặc bị thu hồi giấy phép;
- Hết thời hạn hoạt động mà không đề nghị gia hạn hoặc không được Bộ Tài chính chấp thuận gia hạn.
Các trường hợp này phản ánh những căn cứ pháp lý làm chấm dứt sự tồn tại của văn phòng đại diện tại Việt Nam, đồng thời tạo cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước thực hiện việc kiểm tra, giám sát và xử lý các nghĩa vụ phát sinh liên quan đến quá trình “đóng cửa” văn phòng đại diện. Để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp nước ngoài cần phải chuẩn bị nhiều tài liệu quan trọng. Cụ thể, hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài gồm:
- Văn bản đề nghị chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định tại Phụ lục XIII ban hành kèm theo Nghị định số 46/2023/NĐ-CP;
- Các bằng chứng chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ với người lao động và các nghĩa vụ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác tại Việt Nam;
- Bản gốc giấy phép đặt văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam và các quyết định gia hạn giấy phép (nếu có);
- Bản gốc các giấy phép, quyết định khác có liên quan trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam;
- Văn bản ủy quyền cho một tổ chức tại Việt Nam thay mặt cho doanh nghiệp nước ngoài thực hiện các thủ tục hành chính với các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan (nếu có).
Việc xác định chặt chẽ về thành phần hồ sơ nhằm bảo đảm rằng trước khi chấm dứt hoạt động, văn phòng đại diện phải hoàn thành đầy đủ các trách nhiệm pháp lý, tài chính và lao động phát sinh trong quá trình hoạt động tại Việt Nam. Đây cũng là cơ sở để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan.
Đối với trường hợp văn phòng đại diện nước ngoài chấm dứt hoạt động theo điểm a và điểm b khoản 1 Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP, doanh nghiệp nước ngoài phải nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) 01 bộ hồ sơ theo khoản 2 Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP đến Bộ Tài chính. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính có quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài. Sự ghi nhận này góp phần tạo cơ chế giải quyết thủ tục hành chính tương đối nhanh chóng, minh bạch và thuận lợi cho doanh nghiệp nước ngoài trong quá trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
Đối với trường hợp văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam chấm dứt hoạt động theo điểm c khoản 1 Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP thì thực hiện như sau:
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hết thời hạn tại điểm c khoản 1 Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP, Bộ Tài chính có văn bản gửi đến văn phòng đại diện nước ngoài, đồng gửi các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan, thông báo về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động kể từ ngày hết hạn Giấy phép và yêu cầu doanh nghiệp nước ngoài thực hiện các thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện;
- Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ Tài chính, doanh nghiệp nước ngoài phải nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) 01 bộ hồ sơ theo điểm a, c, d và đ khoản 2 Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP đến Bộ Tài chính;
- Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính có quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài;
- Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày Bộ Tài chính có văn bản thông báo về việc văn phòng đại diện nước ngoài chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp nước ngoài hoặc đại diện theo ủy quyền phải báo cáo Bộ Tài chính về việc đã hoàn thành các nghĩa vụ với tổ chức, cá nhân tại Việt Nam kèm theo các tài liệu chứng minh theo điểm b khoản 2 Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP;
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn 01 năm theo điểm d khoản 4 Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP, trường hợp chưa hoàn thành các nghĩa vụ với người lao động và tổ chức, cá nhân khác tại Việt Nam thì doanh nghiệp nước ngoài hoặc đại diện theo ủy quyền phải có văn bản báo cáo Bộ Tài chính lý do. Khi hết thời hạn 05 ngày làm việc nêu trên mà chưa nhận được văn bản báo cáo này, Bộ Tài chính sẽ có công văn gửi cơ quan quản lý nhà nước về bảo hiểm nơi doanh nghiệp nước ngoài đặt trụ sở chính thông báo về việc doanh nghiệp, tập đoàn nước ngoài chưa hoàn thành nghĩa vụ với tổ chức, cá nhân tại Việt Nam;
- Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo kèm theo tài liệu theo điểm d khoản 4 Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP, Bộ Tài chính có văn bản xác nhận doanh nghiệp nước ngoài đã hoàn thành thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Ngoài ta, khi chấm dứt hoạt động, văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện đầy đủ thủ tục và nghĩa vụ theo quy định pháp luật. Trường hợp văn phòng đại diện nước ngoài chấm dứt hoạt động theo điểm c khoản 1 Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP thì doanh nghiệp nước ngoài có trách nhiệm thực hiện hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân tại Việt Nam thực hiện các nghĩa vụ chưa hoàn thành với người lao động và các tổ chức, cá nhân khác tại Việt Nam khi đóng cửa văn phòng đại diện. Điều luật này thể hiện rõ trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp nước ngoài đối với các nghĩa vụ phát sinh tại Việt Nam, tránh tình trạng doanh nghiệp chấm dứt hoạt động nhưng bỏ lại các nghĩa vụ tài chính, lao động hoặc dân sự chưa được giải quyết.
Từ những phân tích trên có thể thấy rằng, Điều 60 Nghị định số 46/2023/NĐ-CP đã xây dựng một cơ chế pháp lý tương đối toàn diện và chặt chẽ đối với việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm. Các nội dung này không chỉ giúp cơ quan nhà nước kiểm soát hiệu quả quá trình đóng cửa văn phòng đại diện mà còn bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, đối tác và các tổ chức, cá nhân liên quan. Qua đó, pháp luật góp phần xây dựng môi trường kinh doanh bảo hiểm minh bạch, chuyên nghiệp và phù hợp với yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.
Trân trọng./.