Người nộp hồ sơ là ai? Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi là giám đốc điều hành một xưởng may và đang trong quá trình đăng ký doanh nghiệp. Vì có chuyến công tác ở nước ngoài nên tôi không trực tiếp nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp được. Do vậy, tôi có ủy quyền cho một cá nhân khác. Tuy nhiên để tránh các vấn đề phát sinh, tôi muốn hỏi rằng Người nộp hồ sơ là ai? Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp được thực hiện như thế nào? Mong Luật sư hỗ trợ!
MỤC LỤC
2. Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Người nộp hồ sơ là ai?
Người nộp hồ sơ được quy định cụ thể tại khoản 10 Điều 3 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
10. Người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh quy định tại Điều 12 và Điều 93 Nghị định này.”
Dẫn chiếu đến Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp và Điều 93 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh như sau:
“Điều 12. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:
1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.
5. Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định này.
Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.”
Và
“Điều 93. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh
Chủ hộ kinh doanh có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh theo quy định sau đây:
1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh.
3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì khi thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và chủ hộ kinh doanh.
4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.
5. Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo theo quy định tại khoản 6 Điều 22 Nghị định này.
Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân còn hiệu lực của người ủy quyền.”
Việc quy định rõ người có quyền nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay người được ủy quyền thực hiện công việc này theo luật định đóng vai trò quan trọng trong thủ tục hành chính. Qua đó, bảo đảm tính hợp pháp cũng như ngăn chặn các vi phạm có thể xảy ra trong quá trình nộp hồ sơ. Đồng thời, việc cho phép ủy quyền tạo điều kiện linh hoạt cho cá nhân, tổ chức được ủy quyền có thể thay mặt cho người ủy quyền là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hay chủ hộ kinh doanh, thực hiện thủ tục đăng ký phù hợp với quy định cũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
2. Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Điều 34 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 34. Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp
1. Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
2. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp không được hoàn trả cho doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không được cấp đăng ký doanh nghiệp.”
Pháp luật về đăng ký doanh nghiệp quy định rõ về thời gian thanh toán lệ phí cũng như chủ thể thực hiện việc thanh toán này. Theo đó, khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì người nộp hồ sơ phải thực hiện song song đó là nghĩa vụ tài chính theo quy định.
Ngoài ra, lệ phí đăng ký doanh nghiệp không được hoàn trả trong trường hợp không được cơ quan có thẩm quyền cấp đăng ký doanh nghiệp. Vậy nên, trước khi nộp hồ sơ đăng ký, cần chuẩn bị đầy đủ và kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ giấy tờ, tài liệu liên quan, qua đó, góp phần giảm thiểu gánh nặng tài chính và các rủi ro pháp lý cho các bên trong quá trình thực hiện thủ tục này.
Trân trọng./.
