Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan là gì? Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan được quy định như thế nào? Sử dụng tờ khai hải quan điện tử được thực hiện ra sao?
Luật sư cho tôi hỏi: Công ty tôi đang chuẩn bị xuất khẩu một lô hàng nông sản ra nước ngoài và muốn tìm hiểu Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan nhằm tiết kiệm thời gian thực hiện khai hải quan. Tuy nhiên, hiện tôi không biết Hệ thống này có cho phép tôi được truy cập và dùng tờ khai hải quan điện tử để khai hải quan hay không. Vì vậy, tôi muốn hỏi Luật sư, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan được quy định như thế nào? Sử dụng tờ khai hải quan điện tử được thực hiện ra sao theo quy định của pháp luật hiện hành? Kính mong Luật sư giải đáp thắc mắc giúp tôi.
MỤC LỤC
1. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan là gì?
2. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan được quy định như thế nào?
3. Sử dụng tờ khai hải quan điện tử được thực hiện ra sao?
Trả lời:
1. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan là gì?
Định nghĩa của hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan được quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan được sửa đổi bởi điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định số 167/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
2. “Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan” là hệ thống do Cục Hải quan quản lý cho phép cơ quan hải quan thực hiện thủ tục hải quan điện tử, kết nối, trao đổi thông tin về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu với các Bộ, ngành có liên quan.
…”
Như vậy, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan là một hệ thống do Cục Hải quan quản lý và cho phép cơ quan hải quan thực hiện thủ tục hải quan điện tử, kết nối, trao đổi thông tin về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu với các Bộ, ngành có liên quan. Việc quy định Cục Hải quan là đơn vị quản lý hệ thống thể hiện trách nhiệm pháp lý và quyền hạn của cơ quan nhà nước trong việc bảo đảm tính bảo mật, chính xác và minh bạch của dữ liệu. Ngoài ra, quy định này còn tạo hành lang pháp lý cho việc kết nối và trao đổi thông tin giữa cơ quan hải quan với các Bộ, ngành liên quan. Góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thời gian thông quan hàng hóa và thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu phù hợp với xu thế chuyển đổi số quốc gia.
Từ đó, định nghĩa có ý nghĩa pháp lý sâu sắc trong việc hiện đại hóa công tác quản lý hải quan qua một hệ thống đồng nhất, xác định rõ cơ sở pháp lý cho việc xây dựng, quản lý và vận hành hệ thống điện tử. Giúp cơ quan hải quan thực hiện thủ tục hải quan điện tử một cách thống nhất, an toàn và hiệu quả.
2. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan được quy định như thế nào?
Hiện nay, việc tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác sử dụng Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan được quy định tại Điều 6 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu như sau:
“Điều 6. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan
1. Cơ quan hải quan chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác sử dụng Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan (sau đây gọi tắt là Hệ thống).
2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi thẩm quyền có trách nhiệm cung cấp, trao đổi thông tin liên quan đến xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa với cơ quan hải quan thông qua Hệ thống theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Các đối tượng được truy cập và trao đổi thông tin với Hệ thống:
a) Công chức hải quan;
b) Người khai hải quan;
c) Tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng đã được cơ quan hải quan công nhận;
d) Các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan đến cấp phép, quản lý chuyên ngành hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa;
đ) Các cơ quan theo dõi quản lý thuế, quản lý giá đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;
e) Tổ chức tín dụng đã ký thỏa thuận thu nộp thuế, lệ phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nước liên quan đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu với Tổng cục Hải quan; các tổ chức tín dụng hoặc các tổ chức khác hoạt động theo quy định của Luật các tổ chức tín dụng thực hiện việc bảo lãnh số tiền thuế phải nộp cho người khai hải quan;
g) Các doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi;
h) Các tổ chức, cá nhân khác theo quy định của Tổng cục Hải quan.
4. Cấp tài khoản truy cập Hệ thống:
a) Các đối tượng quy định tại khoản 3 Điều này được cấp tài khoản truy cập Hệ thống theo quy định của cơ quan hải quan;
b) Việc truy cập Hệ thống phải đảm bảo bí mật nhà nước, bí mật thông tin của đối tượng làm thủ tục hải quan theo quy định của pháp luật.
5. Tổ chức, cá nhân tham gia khai hải quan qua Hệ thống phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Đăng ký tham gia kết nối với Hệ thống để được cấp tài khoản truy cập và các thông tin kết nối. Khi có thay đổi, bổ sung hoặc hủy hiệu lực thông tin đăng ký, tổ chức, cá nhân phải thông báo ngay cho cơ quan hải quan. Việc đăng ký, sửa đổi, bổ sung hoặc hủy thông tin đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;
b) Trang bị đầy đủ về hạ tầng kỹ thuật trong hoạt động giao dịch điện tử đảm bảo cho việc khai báo, truyền, nhận, lưu trữ thông tin khi truy cập và trao đổi thông tin với Hệ thống; sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử do cơ quan hải quan cung cấp (nếu có) hoặc phần mềm khai hải quan điện tử đã được Tổng cục Hải quan kiểm tra và xác nhận phù hợp yêu cầu nghiệp vụ của cơ quan hải quan và tương thích với Hệ thống. Tổng cục Hải quan ban hành Quyết định công nhận phần mềm khai hải quan điện tử và công bố trên Cổng thông tin điện tử của ngành Hải quan.”
* Lưu ý: Tổng cục Hải quan được tổ chức lại thành Cục Hải quan (căn cứ Mục 1 Phần III Báo cáo số 219/BC-BNV ngày 11/01/2025 về việc bổ sung, hoàn thiện phương án sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy của Chính phủ và khoản 25 Điều 3 Nghị định số 29/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính được sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Nghị định số 166/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 29/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính).
Theo đó, trước hết, điều luật này xác định trách nhiệm của cơ quan hải quan và các cơ quan liên quan khác trong việc tổ chức, quản lý, vận hành hệ và cung cấp, trao đổi thông tin trên hệ thống. Bảo đảm hoạt động khai báo, kiểm tra, giám sát được thực hiện thông qua một hệ thống thống nhất, minh bạch và an toàn thông tin.
Bên cạnh đó, quy định về đối tượng được truy cập thể hiện rõ cơ chế phối hợp giữa hải quan, doanh nghiệp, tổ chức tài chính và các cơ quan quản lý Nhà nước khác. Tăng tính liên thông và hiệu quả trong quản lý xuất nhập khẩu nhưng mặc khác cũng đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu, tránh các hành vi sử dụng, lạm dụng hệ thống để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật. Ngoài ra, việc yêu cầu tổ chức, cá nhân tham gia phải đáp ứng các điều kiện kỹ thuật và bảo mật thông tin cũng nhằm bảo đảm tính pháp lý, độ tin cậy và an toàn trong giao dịch điện tử.
Như vậy, từ các phân tích trên, có thể thấy rằng điều luật không chỉ làm rõ cơ chế vận hành của hệ thống điện tử hải quan mà còn tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho quá trình hiện đại hóa và chuyển đổi số trong lĩnh vực hải quan, phù hợp với xu hướng quản lý tiên tiến trên thế giới.
3. Sử dụng tờ khai hải quan điện tử được thực hiện ra sao?
Sử dụng tờ khai hải quan điện tử được thực hiện theo Mục 6 Công văn số 2733/TCHQ-GSQL ngày 31/3/2015 của Tổng cục Hải quan về việc hướng dẫn thực hiện một số nội dung tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC như sau:
“Thực hiện Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/4/2015, Tổng cục Hải quan hướng dẫn thực hiện một số nội dung như sau:
…
6. Sử dụng tờ khai hải quan điện tử
Cơ quan Hải quan sử dụng thông tin tờ khai hải quan điện tử trên Hệ thống để thực hiện thủ tục hải quan và các thủ tục có liên quan, không được yêu cầu người khai hải quan nộp tờ khai hải quan in.
…”
Theo đó, nội dung trên về việc sử dụng tờ khai hải quan điện tử khẳng định nguyên tắc chuyển đổi từ thủ tục hải quan truyền thống sang hình thức điện tử hoàn toàn. Cơ quan hải quan chỉ sử dụng thông tin tờ khai hải quan điện tử trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan để thực hiện các thủ tục hải quan và không được yêu cầu người khai phải nộp tờ khai hải quan in. Thể hiện rõ sự tin cậy pháp lý của dữ liệu điện tử và hạn chế tình trạng yêu cầu hồ sơ trùng lặp hoặc phát sinh thủ tục hành chính không cần thiết.
Như vậy, hướng dẫn này có ý nghĩa quan trọng trong việc đơn giản hóa và hiện đại hóa hoạt động hải quan, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Việc công nhận tờ khai điện tử là căn cứ pháp lý duy nhất trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan giúp giảm thời gian, chi phí và rủi ro hành chính, đồng thời tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của cơ quan hải quan. Ngoài ra, quy định còn thể hiện bước tiến trong quá trình chuyển đổi số quốc gia, khi các giao dịch hành chính được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, qua đó nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập quốc tế của Việt Nam trong lĩnh vực hải quan.
Trân trọng./.
