Thủ tục tổ chức Tuần/Ngày Việt Nam ở nước ngoài - cấp Trung ương

1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Từ tháng 2 đến tháng 6 hàng năm, tiến hành đề xuất, lựa chọn địa bàn Tổ chức Tuần/Ngày Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là “Ngày VNONN”).

+ Gửi công văn (gửi kèm theo danh sách các nước kỷ niệm năm tròn, chẵn quan hệ ngoại giao trong năm tới) lấy ý kiến của các Đơn vị liên quan trong Bộ Ngoại giao về việc lựa chọn địa bàn dự kiến tổ chức Chương trình Ngày VNONN cho năm sau.

+ Tổng hợp ý kiến các Đơn vị liên quan, gửi công điện xin ý kiến về khả năng thực hiện Chương trình tại các cơ quan đại diện (sau đây gọi tắt là “CQĐD”) được lựa chọn nhiều nhất (từ 2-3 địa bàn).

+ Dự thảo Tờ trình Thủ tướng Chính phủ Đề xuất lựa chọn địa bàn tổ chức Ngày VNONN cho năm sau.

+ Trình Lãnh đạo Bộ Ngoại giao công văn gửi các Bộ, ngành liên quan xin ý kiến đóng góp đối với Tờ trình Thủ tướng Chính phủ Đề xuất lựa chọn địa bàn tổ chức Ngày VNONN cho năm sau.

+ Tổng hợp ý kiến đóng góp của các Bộ, ngành liên quan Trình Thủ tướng Chính phủ Đề xuất lựa chọn địa bàn tổ chức Ngày VNONN cho năm sau.

+ Sau khi được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, thông báo chủ trương tổ chức Ngày VNONN cho các Bộ, ngành và CQĐD liên quan; địa phương tiềm năng.

Bước 2: Trong Quý I hàng năm, tiến hành xây dựng kế hoạch triển khai Tổ chức Ngày VNONN tại các địa bàn được lựa chọn.

+ Gửi văn bản xin ý kiến các đơn vị và CQĐD liên quan thống nhất về thời điểm dự kiến tổ chức, thông điệp, nội dung để xây dựng Đề án Kế hoạch triển khai Ngày VNONN tại các địa bàn được lựa chọn trình Thủ tướng Chính phủ.

+ Dự thảo Đề án trình Thủ tướng Chính phủ về Kế hoạch triển khai Ngày VNONN tại các địa bàn được lựa chọn.

+ Gửi công văn tham khảo các Vụ khu vực và CQĐD liên quan về dự thảo Đề án.

+ Trình Lãnh đạo Bộ Ngoại giao công văn gửi các Bộ, ngành liên quan xin ý kiến đóng góp đối với dự thảo Đề án trình Thủ tướng Chính phủ về Kế hoạch triển khai Ngày VNONN tại các địa bàn được lựa chọn.

+ Tổng hợp ý kiến đóng góp của các Bộ, ngành liên quan Trình Thủ tướng Chính phủ Đề án Kế hoạch triển khai Ngày VNONN tại các địa bàn được lựa chọn.

+ Sau khi được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, thông báo cho các Bộ, ngành, Vụ trong Bộ Ngoại giao, CQĐD và địa phương liên quan để tiếp tục phối hợp triển khai.

Bước 3: Theo thời gian 03 tháng/sự kiện/địa bàn, tổ chức triển khai Tuần/Ngày Việt Nam ở nước ngoài.

+ Gửi công điện cho CQĐD tại các địa bàn được lựa chọn xin thông tin về địa điểm, công tác hậu cần và các chi phí cần lưu ý.

+ Xây dựng dự toán chi tiết cho các gói thầu trong nước.

+ Phối hợp với Cục Quản trị Tài vụ xây dự toán kinh phí tổ chức và hình thức tổ chức đấu thầu trong nước trình Lãnh đạo Bộ Ngoại giao phê duyệt.

+ Công văn gửi Cục Quản trị Tài vụ đề nghị triển khai các gói thầu trong nước theo quy định.

+ Phối hợp với các bên liên quan xây dựng Chương trình, trình Lãnh đạo Bộ Ngoại giao ra quyết định tổ chức Ngày VNONN tại các địa bàn được lựa chọn (lưu ý phối hợp với CQĐD của ta tại địa bàn dự kiến tổ chức xây dựng khái toán chi tiết cho các khoản chi ngoài nước).

+ Phối hợp với các bộ, ngành, cơ quan, tổ chức và đơn vị trong Bộ Ngoại giao liên quan tổ chức đoàn tiền trạm tiền trạm tại các địa bàn được phê duyệt tổ chức Ngày VNONN (nếu cần thiết). Trong trường hợp không tổ chức được đoàn tiền trạm Vụ Ngoại giao Văn hóa-UNESCO sẽ gửi yêu cầu đề nghị CQĐD tổ chức tiền trạm và báo cáo kết quả tiền trạm bằng văn bản.

+ Phối hợp với các đơn vị, CQĐD, bộ ngành, địa phương, đối tác và doanh nghiệp liên quan hoàn tất chuẩn bị và triển khai tổ chức sự kiện tại các địa bàn.

Bước 4: Trong 01 tháng sau khi kết thúc sự kiện cuối cùng, thực hiện thanh quyết toán và báo cáo kết quả sự kiện.

+ Tổng hợp hồ sơ thanh toán trong, ngoài nước cho các hạng mục triển khai Ngày VNONN.

+ Phối hợp với Cục Quản trị tài vụ tiến hành các thủ tục ký kết và thanh quyết toán hợp đồng theo quy định.

+ Tổng hợp xây dựng Báo cáo Thủ tướng Chính phủ kết quả tổ chức Ngày VNONN.

+ Lưu hồ sơ theo quy trình.

2. Cách thức thực hiện

- Văn bản điện tử có ký số qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Ngoại giao và bản điện tử ra ngoài qua hệ thống nối với Trục liên thông văn bản quốc gia.

- Trường hợp chưa nối với Trục liên thông văn bản quốc gia thì gửi văn bản giấy.

- Đối với các nội dung bảo mật, văn bản gửi theo quy định tại Quyết định số 2829/QĐ-BNG.

3. Thành phần hồ sơ

Tờ trình, đề án, công văn và quyết định tổ chức của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

4. Thời hạn giải quyết

Không quy định.

5. Đối tượng thực hiện

- Các đơn vị liên quan trong Bộ;

- Bộ, Ban, ngành, địa phương, cơ quan liên quan;

- Đối tác triển khai tổ chức Chương trình.

6. Cơ quan thực hiện

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ trưởng Bộ Ngoại giao;

- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Vụ Ngoại giao Văn hóa và UNESCO.

7. Kết quả thực hiện

- Công văn của Văn phòng Chính phủ thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ đồng ý phê duyệt địa bàn và kế hoạch triển khai Chương trình;

- Quyết định tổ chức Ngày VNONN của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

8. Lệ phí, phí

Không.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Không quy định.

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Công văn trả lời của các Bộ, ngành liên quan cần được gửi đến trong tháng 2 hàng năm đối với Kế hoạch triển khai Chương trình tại các địa bàn được lựa chọn năm đó để kịp trình Thủ tướng Chính phủ.

- Công văn trả lời của các Bộ, ngành liên quan cần được gửi đến kịp thời trong tháng 4 hàng năm đối với nội dung lựa chọn địa bàn tổ chức Chương trình cho năm sau để kịp tổng hợp trình Thủ tướng Chính phủ.

11. Căn cứ pháp lý

- Quyết định số 33/2010/QĐ-TTg ngày 02/4/2010 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức Ngày Việt Nam ở nước ngoài;

- Quyết định số 2829/QĐ-BNG ngày 01/12/2020 của Bộ Ngoại giao về việc Ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Ngoại giao;

- Nghị định số 28/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

- Quyết định số 3033/QĐ-BNG ngày 18/10/2024 của Bộ Ngoại giao về việc công bố thủ tục hành chính nội bộ giữa các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao.