Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng - cấp Trung ương
|
1. Trình tự thực hiện |
Bước 1: Cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ gốc gửi văn bản đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng, cá nhân sở hữu tài liệu lưu trữ gốc gửi đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đến cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng. Bước 2: Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cung cấp, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng có văn bản thông báo nêu rõ lý do; gửi cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết. |
|
2. Cách thức thực hiện |
Không quy định cụ thể. |
|
3. Thành phần hồ sơ |
- Thành phần hồ sơ: Văn bản đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ gốc hoặc Đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cá nhân sở hữu tài liệu lưu trữ gốc. - Số lượng hồ sơ: 01 bộ. |
|
4. Thời hạn giải quyết |
Thông thường thời hạn thực hiện là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhưng có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tùy thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ. |
|
5. Đối tượng thực hiện |
Các cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ gốc, cá nhân sở hữu tài liệu lưu trữ gốc. |
|
6. Cơ quan thực hiện |
Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng. |
|
7. Kết quả thực hiện |
Bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng. |
|
8. Lệ phí, phí |
Không có. |
|
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai |
Văn bản đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đối với cơ quan, tổ chức theo mẫu số 01; Đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đối với cá nhân theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 113/2025/NĐ-CP. |
|
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính |
Tài liệu lưu trữ dự phòng được sử dụng trong trường hợp mất tài liệu lưu trữ gốc hoặc tài liệu lưu trữ gốc bị hỏng đến mức không sử dụng được. |
|
11. Căn cứ pháp lý |
- Luật Lưu trữ 2024; - Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; - Quyết định số 647/QĐ-BNV ngày 24/6/2025 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính lĩnh vực lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ. |