Thủ tục tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và xử lý thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Thủ tục tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và xử lý thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp được pháp luật hiện hành quy định cụ thể như thế nào? Việc thực hiện các bước này được tổ chức theo trình tự, thủ tục ra sao nhằm bảo đảm tính chính xác, đồng bộ và hợp pháp của thông tin trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp?
MỤC LỤC
1. Thông tin lý lịch tư pháp bao gồm thông tin nào?
Trả lời:
1. Thông tin lý lịch tư pháp bao gồm thông tin nào?
Căn cứ theo Điều 7 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/12/2013 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp quy định như sau:
“Điều 7. Thông tin lý lịch tư pháp
Thông tin lý lịch tư pháp bao gồm thông tin lý lịch tư pháp dưới hình thức văn bản giấy và thông tin lý lịch tư pháp dưới hình thức dữ liệu điện tử (nghĩa là thông tin lý lịch tư pháp dưới dạng số theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin, sau đây gọi là thông tin lý lịch tư pháp điện tử).”
Từ quy định trên, có thể thấy thông tin lý lịch tư pháp là một cấu phần quan trọng trong hệ thống dữ liệu tư pháp, được tổ chức và lưu trữ dưới hai hình thức cơ bản, gồm: Văn bản giấy truyền thống và dữ liệu điện tử. Sự phân định này không chỉ phản ánh phương thức tiếp cận thông tin phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, mà còn bảo đảm tính linh hoạt, thuận tiện và độ tin cậy trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng thông tin lý lịch tư pháp.
Cụ thể, thông tin lý lịch tư pháp dưới dạng văn bản giấy là hình thức truyền thống, đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch hành chính, tư pháp, nhất là khi cần xuất trình trong các hồ sơ, thủ tục có yếu tố bắt buộc về bản gốc. Trong khi đó, thông tin lý lịch tư pháp điện tử là dạng số hóa dữ liệu tư pháp, được tổ chức, quản lý, khai thác theo các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin, góp phần hiện đại hóa thủ tục hành chính, hỗ trợ việc truy xuất, chia sẻ, lưu trữ và đối chiếu thông tin một cách hiệu quả, nhanh chóng và an toàn hơn.
Như vậy, việc quy định song song hai hình thức quản lý thông tin lý lịch tư pháp là cần thiết, phù hợp với xu thế phát triển công nghệ, đồng thời vẫn bảo đảm tuân thủ yêu cầu pháp lý, tạo cơ sở để xây dựng hệ thống lý lịch tư pháp đồng bộ, minh bạch và phục vụ tốt hơn các mục tiêu quản lý nhà nước, tố tụng và hành chính – tư pháp.
2. Thủ tục tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và xử lý thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 7 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp như sau:
“Điều 7. Hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
Hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bao gồm:
1. Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và xử lý thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và Nghị định này.”
Quy định trên được hướng dẫn bởi Điều 8, 9 và 10 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/12/2013 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp quy định như sau:
“Điều 8. Tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp
1. Khi nhận được thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan có liên quan cung cấp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản khác có liên quan, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp thực hiện tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP .
Sau khi tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan cung cấp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp thực hiện ghi vào Sổ tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 13/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp (sau đây gọi là Thông tư số 13/2011/TT-BTP).
2. Trường hợp cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp điện tử thì có trách nhiệm sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử để xác thực thông tin được cung cấp chính xác, toàn vẹn và đúng thẩm quyền. Trường hợp cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp điện tử nhưng không sử dụng chữ ký số thì phải có thông tin về người gửi và bảo đảm tính chính xác, đúng thẩm quyền và sự toàn vẹn của thông tin.
Điều 9. Kiểm tra, phân loại, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại Sở Tư pháp
1. Kiểm tra, phân loại thông tin lý lịch tư pháp do Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, công an cấp huyện, cơ quan Thi hành án dân sự cung cấp:
a) Trường hợp người bị kết án thường trú hoặc không có nơi thường trú nhưng tạm trú tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi Sở Tư pháp có trụ sở thì Sở Tư pháp nơi nhận được thông tin thực hiện lập Lý lịch tư pháp theo quy định tại Điều 11 hoặc cập nhật bổ sung thông tin vào Lý lịch tư pháp đã được lập theo quy định tại Điều 13 Thông tư này;
b) Trường hợp người bị kết án cư trú ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, bao gồm cả trường hợp tạm trú tại địa phương nhưng vẫn còn hộ khẩu thường trú ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, Sở Tư pháp đã nhận được thông tin có nhiệm vụ gửi bản án, trích lục bản án và các quyết định, giấy chứng nhận có liên quan đến quá trình thi hành án cho Sở Tư pháp, nơi người đó thường trú;
c) Trường hợp người bị kết án không có nơi cư trú, bao gồm cả người nước ngoài mà không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú tại Việt Nam, Sở Tư pháp đã nhận được thông tin có nhiệm vụ gửi bản án, trích lục bản án hoặc quyết định có liên quan đến quá trình thi hành án đó cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia;
d) Trường hợp bản án, quyết định có nhiều bị cáo thường trú hoặc tạm trú ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nhau, Sở Tư pháp đã nhận được thông tin thực hiện thủ tục sao bản án, trích lục bản án, quyết định và gửi bản sao đó cho Sở Tư pháp, nơi người bị kết án thường trú hoặc tạm trú.
Bản sao bản án, quyết định bao gồm: bản sao y bản chính, bản sao lục hoặc bản trích sao theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
đ) Trường hợp nhận được thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến tình trạng thi hành án của người đã bị Tòa án Việt Nam kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 như quyết định thi hành án, quyết định xóa án tích, giấy chứng nhận xóa án tích hoặc các thông tin khác có liên quan thì Sở Tư pháp nơi có thẩm quyền lập Lý lịch tư pháp đề nghị Tòa án có thẩm quyền cung cấp bản án đó theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP .
2. Kiểm tra, phân loại thông tin lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp khác cung cấp:
Trường hợp nhận được thông tin lý lịch tư pháp của người bị kết án thường trú hoặc tạm trú tại địa phương do các Sở Tư pháp khác gửi đến, Sở Tư pháp thực hiện lập Lý lịch tư pháp theo quy định tại khoản 1 Điều 11 hoặc cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung theo quy định tại Điều 13 Thông tư này.
3. Kiểm tra, phân loại thông tin lý lịch tư pháp do Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cung cấp:
a) Trường hợp Sở Tư pháp nhận được thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến tình trạng thi hành án của người đã bị Tòa án Việt Nam kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 như giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tù, giấy chứng nhận đặc xá hoặc các quyết định, giấy chứng nhận khác thì Sở Tư pháp đề nghị Tòa án đã xét xử vụ án cung cấp bản án đó theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP để lập Lý lịch tư pháp;
b) Trường hợp nhận được thông tin lý lịch tư pháp bổ sung của người đã có Lý lịch tư pháp thì Sở Tư pháp thực hiện cập nhật thông tin bổ sung vào Lý lịch tư pháp đã được lập theo quy định tại Điều 13 Thông tư này.
4. Trường hợp cung cấp nhiều thông tin lý lịch tư pháp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thì Sở Tư pháp gửi kèm theo danh sách các thông tin đó. Danh sách thông tin cần ghi rõ họ tên, loại thông tin, số văn bản, mã số Lý lịch tư pháp (nếu có).
Điều 10. Kiểm tra, phân loại, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia
1. Kiểm tra, phân loại thông tin lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp cung cấp:
a) Trường hợp Lý lịch tư pháp chưa đầy đủ, có sai sót thông tin như: mã số Lý lịch tư pháp, số bản án, ngày tháng năm tuyên án hoặc ngày tháng năm ra quyết định, Tòa án đã tuyên án hoặc Tòa án đã ra quyết định, họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú hoặc các thông tin khác của người có Lý lịch tư pháp thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia yêu cầu Sở Tư pháp đã cung cấp thông tin thực hiện bổ sung, đính chính;
b) Trường hợp Lý lịch tư pháp được lập trên cơ sở bản án hình sự phúc thẩm nhưng không có thông tin của bản án hình sự sơ thẩm thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia yêu cầu Sở Tư pháp bổ sung, cập nhật thông tin của bản án sơ thẩm vào Lý lịch tư pháp đã lập và cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đã bổ sung cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia;
c) Đối với bản Lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp lập sai thẩm quyền, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có nhiệm vụ sau đây:
Trường hợp Lý lịch tư pháp được lập đối với người bị kết án cư trú tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia yêu cầu Sở Tư pháp đã lập Lý lịch tư pháp thực hiện gửi thông tin lý lịch tư pháp của người bị kết án cho Sở Tư pháp, nơi người đó cư trú để lập Lý lịch tư pháp.
Trường hợp Lý lịch tư pháp được lập đối với người bị kết án mà không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia yêu cầu Sở Tư pháp gửi thông tin lý lịch tư pháp của người đó cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để lập Lý lịch tư pháp.
Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp đã lập Lý lịch tư pháp sai thẩm quyền để Sở Tư pháp tiến hành hủy mã số Lý lịch tư pháp của bản Lý lịch tư pháp đó. Mã số Lý lịch tư pháp đã hủy được dùng cho bản Lý lịch tư pháp được lập mới.
2. Kiểm tra, phân loại thông tin lý lịch tư pháp do cơ quan Công an, Tòa án quân sự Trung ương cung cấp
Đối với thông tin lý lịch tư pháp do trại giam, trại tạm giam, Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp Công an cấp tỉnh, Tòa án quân sự Trung ương cung cấp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia tiến hành phân loại theo các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi người bị kết án cư trú để thực hiện cung cấp cho các Sở Tư pháp.
3. Kiểm tra, phân loại thông tin lý lịch tư pháp do Viện Kiểm sát nhân dân tối cao cung cấp
Đối với thông tin lý lịch tư pháp của người Việt Nam phạm tội ở nước ngoài do Viện Kiểm sát nhân dân tối cao cung cấp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thực hiện thủ tục dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.
Đối với quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù trong trường hợp kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm, tái thẩm do Viện Kiểm sát nhân dân tối cao cung cấp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia tiến hành phân loại theo các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nơi người bị kết án cư trú để thực hiện cung cấp cho các Sở Tư pháp.
4. Sau khi kiểm tra, phân loại các thông tin nhận được, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thực hiện sao gửi các quyết định, giấy chứng nhận cho Sở Tư pháp theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Luật Lý lịch tư pháp và khoản 2 Điều 11 Thông tư số 13/2011/TT-BTP. Trường hợp cung cấp nhiều thông tin lý lịch tư pháp thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia gửi kèm theo danh sách thông tin được cung cấp. Danh sách thông tin cần ghi rõ họ tên, loại thông tin, số văn bản, mã số Lý lịch tư pháp (nếu có).
5. Đối với thông tin lý lịch tư pháp của người bị kết án mà không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú do Sở Tư pháp, cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân tối cao cung cấp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thực hiện lập Lý lịch tư pháp theo quy định tại Điều 11 Thông tư này hoặc thực hiện cập nhật thông tin bổ sung vào Lý lịch tư pháp đã được lập theo quy định tại Điều 13 Thông tư này.”
Từ quy định trên, có thể thấy rằng thủ tục tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và xử lý thông tin lý lịch tư pháp là một bước công việc quan trọng đầu tiên trong quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
Quá trình này đòi hỏi các cơ quan quản lý dữ liệu lý lịch tư pháp phải chủ động tiếp nhận thông tin từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp theo đúng quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Đây là nội dung có ý nghĩa then chốt, tạo nền tảng pháp lý và kỹ thuật cho việc hình thành, vận hành và khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp quốc gia.
Trân trọng./.
