Tạo lập dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp điện tử được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Pháp luật quy định cụ thể như thế nào về quy trình tạo lập dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử cũng như việc cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử bao gồm các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, trình tự thực hiện và thẩm quyền xử lý?
MỤC LỤC
1. Việc tạo lập dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được quy định thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Việc tạo lập dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 15 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (“Thông tư số 06/2013/TT-BTP”) quy định như sau:
“Điều 15. Tạo lập dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử
1. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử là dữ liệu được số hóa từ văn bản chứa thông tin lý lịch tư pháp và dữ liệu được tạo lập, chuyển đổi từ thông tin lý lịch tư pháp điện tử do các cơ quan, tổ chức cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp theo đúng tiêu chuẩn của dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử.
2. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử bao gồm: Lý lịch tư pháp được tạo lập bằng phần mềm chuyên dụng (sau đây gọi là Lý lịch tư pháp điện tử) và thông tin lý lịch tư pháp điện tử bảo đảm tiêu chuẩn của dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử theo quy định tại khoản 3 của Điều này.
Đối với thông tin lý lịch tư pháp điện tử chưa bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn của dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp có nhiệm vụ thực hiện việc chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu sang dạng dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử.
3. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử bảo đảm các tiêu chuẩn sau đây:
a) Nội dung, cấu trúc và kiểu thông tin của dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử phải phù hợp với nội dung các biểu mẫu theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp, Thông tư số 13/2011/TT-BTP, Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP và các văn bản khác quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật Lý lịch tư pháp;
b) Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin;
c) Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử phải bảo đảm được truy cập và kết xuất để thuận tiện trong việc liên kết, tích hợp, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp với các cơ sở dữ liệu khác có liên quan.
4. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được tạo lập tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp bằng phần mềm chuyên dụng và được tập hợp, sắp xếp theo nguyên tắc cá thể hóa người có Lý lịch tư pháp.”
Việc tạo lập dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử là một quy trình được pháp luật quy định chặt chẽ, bảo đảm tính chính xác, thống nhất và khả năng tích hợp cao với các hệ thống dữ liệu liên quan khác. Cụ thể, dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được hình thành từ hai nguồn chính: Dữ liệu số hóa từ văn bản chứa thông tin lý lịch tư pháp và dữ liệu do cơ quan, tổ chức cung cấp đã ở định dạng điện tử.
Các dữ liệu này phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn về nội dung, cấu trúc, kiểu thông tin và quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin theo đúng quy định pháp luật. Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp giữ vai trò chủ đạo trong việc chuẩn hóa, chuyển đổi và tạo lập dữ liệu thông qua phần mềm chuyên dụng, bảo đảm dữ liệu được cá thể hóa theo từng người có lý lịch tư pháp, thuận tiện cho việc khai thác, tra cứu và chia sẻ thông tin.
Theo đó, hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về tư pháp mà còn phục vụ kịp thời, chính xác nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp.
Việc tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn nêu trên là cơ sở pháp lý và kỹ thuật quan trọng nhằm xây dựng một cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đồng bộ, hiện đại và đáng tin cậy, phù hợp với tiến trình chuyển đổi số trong ngành tư pháp hiện nay.
2. Việc cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp điện tử được quy định thực hiện như thế nào?
Liên quan đến việc cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp điện tử được quy định tại Điều 16 Thông tư số 06/2013/TT-BTP như sau:
“Điều 16. Cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp điện tử
1. Người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp điện tử đã được tạo lập trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
2. Việc cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 13 Thông tư này.
3. Thông tin lý lịch tư pháp bổ sung được cập nhật vào Lý lịch tư pháp điện tử phải bảo đảm các tiêu chuẩn của dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử theo quy định tại khoản 3 Điều 15 Thông tư này.
4. Việc chỉnh sửa dữ liệu đã được cập nhật vào dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc người được ủy quyền.”
Dẫn chiếu đến Điều 13 và khoản 3 Điều 15 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định như sau:
“Điều 13. Cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung
1. Sở Tư pháp thực hiện cập nhật thông tin bổ sung vào Lý lịch tư pháp đã lập trên cơ sở các thông tin lý lịch tư pháp nhận được, cụ thể như sau:
a) Trường hợp nhận được thông tin lý lịch tư pháp theo quy định tại Điều 16, Điều 20, Điều 21, khoản 2 Điều 22 Luật Lý lịch tư pháp và Điều 13, khoản 3 Điều 15, khoản 4 Điều 16, Điều 17 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP và các thông tin lý lịch tư pháp khác do Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cung cấp, Sở Tư pháp thực hiện cập nhật thông tin bổ sung vào Lý lịch tư pháp đã được lập theo quy định tại Điều 27, Điều 28, Điều 29, khoản 1 Điều 30 và Điều 33 Luật Lý lịch tư pháp;
b) Trường hợp bản án có thông tin về tiền án của người bị kết án và nội dung của tiền án chưa có trong Lý lịch tư pháp của người đó, Sở Tư pháp thực hiện cập nhật bổ sung thông tin của tiền án như một bản án tiếp theo vào Lý lịch tư pháp của người đó và ghi chú rõ là tiền án trong bản án nào. Đồng thời, Sở Tư pháp đề nghị Tòa án đã xét xử vụ án cung cấp bản án có liên quan theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP. Trên cơ sở bản án do Tòa án cung cấp, Sở Tư pháp thực hiện bổ sung những thông tin còn thiếu vào Lý lịch tư pháp của người bị kết án;
c) Trường hợp Lý lịch tư pháp được lập trên cơ sở bản án hình sự phúc thẩm theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Thông tư này, Sở Tư pháp bổ sung những thông tin còn thiếu của bản án hình sự phúc thẩm vào Lý lịch tư pháp của người bị kết án khi nhận được bản án hình sự sơ thẩm;
d) Trường hợp nhận được quyết định giám đốc thẩm hoặc tái thẩm, Sở Tư pháp thực hiện cập nhật thông tin vào Lý lịch tư pháp như sau:
Đối với quyết định giám đốc thẩm hoặc tái thẩm không chấp nhận kháng nghị và giữ nguyên bản án hoặc quyết định đã có hiệu lực pháp luật thì Sở Tư pháp ghi nội dung quyết định đó vào Lý lịch tư pháp theo quy định tại điểm a khoản 4 Điều 6 và điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 13/2011/TT-BTP.
Đối với quyết định giám đốc thẩm hoặc tái thấm hủy bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật và Lý lịch tư pháp của người bị kết án chỉ được lập trên cơ sở bản án hoặc quyết định bị hủy thì Lý lịch tư pháp của người đó được xóa bỏ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Đồng thời, Sở Tư pháp căn cứ vào quyết định giám đốc thẩm hoặc tái thẩm để xem xét, quyết định tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và xóa bỏ dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử của người đó theo quy định tại Điều 24 và khoản 2, khoản 3 Điều 26 Thông tư này.
Trường hợp Lý lịch tư pháp được lập trên cơ sở nhiều bản án, quyết định thì thông tin về bản án, quyết định bị hủy trong Lý lịch tư pháp bằng giấy được gạch chéo và ghi rõ “xóa bỏ theo quyết định giám đốc thẩm” hoặc “xóa bỏ theo quyết định tái thẩm”; đối với dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử thì được xóa bỏ và ghi rõ "xóa bỏ theo quyết định giám đốc thẩm” hoặc “xóa bỏ theo quyết định tái thẩm”;
đ) Trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp đã có Lý lịch tư pháp và kết quả tra cứu, xác minh của cơ quan công an, Tòa án cho thấy người đó "có án tích” mà án tích này chưa có trong Lý lịch tư pháp của người đó thì Sở Tư pháp, nơi thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp thực hiện cập nhật thông tin đó vào Lý lịch tư pháp của người đó theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này;
e) Trường hợp Sở Tư pháp nhận được quyết định thi hành án, quyết định đình chỉ phúc thẩm, quyết định ủy thác thi hành án, quyết định đình chỉ thi hành án thì cập nhật thông tin bổ sung vào mục Quyết định thi hành bản án hình sự trong Lý lịch tư pháp theo mẫu số 01/TT-LLTP ban hành kèm theo Thông tư số 13/2011/TT-BTP;
g) Trường hợp nhận được quyết định tổng hợp hình phạt, thông báo của giám thị trại giam, giám thị trại tạm giam về việc phạm nhân chết thì Sở Tư pháp cập nhật nội dung của thông báo này vào Lý lịch tư pháp của người bị kết án. Đồng thời, Sở Tư pháp căn cứ vào quyết định đình chỉ việc chấp hành án phạt tù do Tòa án cung cấp để xem xét, quyết định tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy của người đó theo quy định tại Điều 24 Thông tư này;
h) Trường hợp nhận được quyết định của Chủ tịch nước về việc ân giảm án tử hình thì Sở Tư pháp cập nhật nội dung của quyết định này vào mục Quyết định ân giảm án phạt tử hình trong Lý lịch tư pháp của người bị kết án;
i) Trường hợp Sở Tư pháp nhận được quyết định thi hành án dân sự thì cập nhật thông tin bổ sung vào mục Quyết định thi hành án phạt tiền, án phạt tịch thu tài sản, án phí và nghĩa vụ dân sự khác tại phần Tình trạng thi hành án trong Lý lịch tư pháp của người đó;
k) Sở Tư pháp thực hiện cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày hoàn thành việc cập nhật thông tin.
2. Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thực hiện cập nhật thông tin bổ sung vào Lý lịch tư pháp đã lập theo quy định tại khoản 1 Điều này trên cơ sở thông tin do Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan cung cấp.
- Trường hợp nhận được văn bản thông báo về việc thi hành án phạt trục xuất, quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù trong trường hợp kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm, tái thẩm thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cập nhật nội dung của văn bản thông báo, quyết định tạm đình chỉ vào Lý lịch tư pháp của người bị kết án.
Trường hợp công dân Việt Nam đã có Lý lịch tư pháp mà sau đó nhận được trích lục bản án hoặc trích lục án tích của người đó do Viện kiểm sát nhân dân tối cao cung cấp thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cập nhật thông tin về trích lục bản án hoặc trích lục án tích như một bản án tiếp theo vào Lý lịch tư pháp của người đó.
Trường hợp nhận được thông báo về quyết định đặc xá, đại xá, miễn, giảm hình phạt của nước chuyển giao đối với người đang chấp hành hình phạt tù từ nước ngoài về Việt Nam thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cập nhật thông tin về việc đặc xá, đại xá, miễn, giảm hình phạt vào Lý lịch tư pháp của người bị kết án theo quy định tại Điều 27 và khoản 2 Điều 30 Luật Lý lịch tư pháp.”
và
“Điều 15. Tạo lập dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử
…
3. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử bảo đảm các tiêu chuẩn sau đây:
a) Nội dung, cấu trúc và kiểu thông tin của dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử phải phù hợp với nội dung các biểu mẫu theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp, Thông tư số 13/2011/TT-BTP, Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP và các văn bản khác quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật Lý lịch tư pháp;
b) Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin;
c) Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử phải bảo đảm được truy cập và kết xuất để thuận tiện trong việc liên kết, tích hợp, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp với các cơ sở dữ liệu khác có liên quan.”
Việc cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp điện tử là một bước quan trọng trong quá trình đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời của cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, góp phần phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước và nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin lý lịch tư pháp trong thực tiễn.
Theo đó, cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm trực tiếp cập nhật các thông tin bổ sung vào hệ thống điện tử đã được tạo lập theo đúng quy định pháp luật. Đặc biệt, để bảo vệ tính toàn vẹn và độ tin cậy của dữ liệu, việc chỉnh sửa thông tin đã được cập nhật chỉ được phép thực hiện khi có phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc người được ủy quyền. Quy định này thể hiện sự kiểm soát chặt chẽ và thẩm quyền rõ ràng trong việc xử lý dữ liệu, từ đó ngăn ngừa sai sót hoặc hành vi sửa đổi trái phép.
Tóm lại, quy trình cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn mang tính pháp lý cao, được đặt dưới sự quản lý nghiêm ngặt của cơ quan có thẩm quyền, nhằm xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử thống nhất, chính xác và phục vụ hiệu quả yêu cầu cải cách tư pháp và chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp.
Trân trọng./.
