Quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là gì? Sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là gì? Nguyên tắc; trách nhiệm quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Việc quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được hiểu như thế nào theo quy định của pháp luật? Khái niệm về hoạt động sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được pháp luật lý giải ra sao? Ngoài ra, những nguyên tắc cơ bản nào cần được tuân thủ trong quá trình quản lý, sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp? Trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, cơ quan, đơn vị có liên quan đến việc tổ chức, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được quy định như thế nào trong hệ thống pháp luật hiện hành?
MỤC LỤC
3. Trách nhiệm quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
Trả lời:
1. Quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là gì? Sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là gì?
Căn cứ theo khoản 1, 2 Điều 2 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định như sau:
“Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau:
1. “Quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp” là tập hợp nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp trong xây dựng, lưu trữ, bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp.
2. “Sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp” là việc tiếp cận cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp để tra cứu, tìm kiếm, sao chép thông tin trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp nhằm phục vụ các mục đích theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật này.”
Quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được xem là những hoạt động trọng yếu trong quá trình vận hành hệ thống lý lịch tư pháp quốc gia, được xác định rõ ràng về phạm vi, chức năng và chủ thể thực hiện.
Việc phân định rõ ràng giữa chức năng "quản lý" và hoạt động "sử dụng, khai thác" không chỉ giúp tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác, bảo mật và đúng thẩm quyền trong mọi hoạt động có liên quan đến cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bởi dây là một tài sản thông tin đặc biệt quan trọng, có giá trị pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi công dân cũng như hoạt động của nhiều cơ quan, tổ chức trong thực tiễn.
2. Nguyên tắc; trách nhiệm quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được quy định như thế nào?
Căn cứ theo Điều 3 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định như sau:
“Điều 3. Nguyên tắc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
1. Việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải tuân thủ theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp, Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp (sau đây gọi là Nghị định số 111/2010/NĐ-CP) và Thông tư này.
2. Việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài, bảo đảm tôn trọng bí mật đời tư của cá nhân, tạo thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
3. Việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải được phân định quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng theo nhiệm vụ, chức trách của người làm công tác lý lịch tư pháp.”
Việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là một hoạt động có tính chất đặc thù, nhạy cảm, đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc pháp lý, kỹ thuật và đạo đức nghề nghiệp để bảo đảm hiệu lực, hiệu quả và tính minh bạch trong hoạt động tư pháp.
Cụ thể, ba nhóm nguyên tắc quan trọng được xác lập để điều chỉnh lĩnh vực này bao gồm:
- Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: Toàn bộ hoạt động quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải tuân thủ đúng các quy định tại Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, Nghị định số 111/2010/NĐ-CP và Thông tư số 06/2013/TT-BTP, bảo đảm tính hợp pháp, thống nhất và đồng bộ trong hệ thống pháp luật.
- Nguyên tắc về mục đích, nội dung và bảo mật thông tin: Hoạt động sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải phù hợp với mục đích cụ thể, hợp pháp, đảm bảo thông tin được quản lý chính xác, đầy đủ, thống nhất, đồng thời bảo vệ an toàn, an ninh dữ liệu và tôn trọng quyền riêng tư, bí mật đời tư của cá nhân. Đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng nhằm bảo vệ quyền con người và quyền công dân trong môi trường số.
- Nguyên tắc phân định rõ ràng trách nhiệm: Việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải được phân công cụ thể, rõ ràng về thẩm quyền, trách nhiệm đối với từng cán bộ, từng đơn vị có liên quan. Điều này nhằm nâng cao trách nhiệm giải trình, giảm thiểu rủi ro sai phạm và tăng cường hiệu quả công tác giám sát trong nội bộ ngành Tư pháp.
Như vậy, nguyên tắc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp không chỉ là nền tảng pháp lý định hướng cho hoạt động thực tiễn mà còn là cam kết bảo đảm quyền lợi của người dân và yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân trong thời kỳ chuyển đổi số, góp phần xây dựng một hệ thống lý lịch tư pháp minh bạch, hiện đại và đáng tin cậy.
3. Trách nhiệm quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định như sau:
“Điều 4. Trách nhiệm quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
1. Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có trách nhiệm sau đây:
a) Tổng hợp và cập nhật tình hình, thực trạng quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi cả nước;
b) Quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi cả nước;
c) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại các Sở Tư pháp;
d) Hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp;
đ) Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người làm công tác lý lý lịch tư pháp;
e) Phân cấp quyền tiếp nhận, kiểm tra, phân loại thông tin, lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, quyền sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia;
g) Ban hành quy chế quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia; quy chế mẫu về quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp;
h) Tổ chức thực hiện công tác thống kê, báo cáo việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật.
2. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm sau đây:
a) Tổng hợp và cập nhật tình hình, thực trạng quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp;
b) Quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
c) Tổ chức cho người làm công tác lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng về lý lịch tư pháp do Bộ Tư pháp tổ chức;
d) Phân cấp quyền tiếp nhận, kiểm tra, phân loại thông tin, lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, quyền khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp;
đ) Ban hành quy chế quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp trên cơ sở quy chế mẫu do Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia ban hành;
e) Tổ chức thực hiện công tác thống kê, báo cáo việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp.
3. Người làm công tác lý lịch tư pháp được giao nhiệm vụ trực tiếp thực hiện quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có trách nhiệm sau đây:
a) Thực hiện tiếp nhận, kiểm tra, phân loại thông tin, lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp theo phạm vi, chức trách, nhiệm vụ được phân công;
b) Rà soát, đối chiếu, bảo đảm tính chính xác của thông tin khi cập nhật vào cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp;
c) Tuân thủ các quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan, đơn vị về quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp;
d) Trường hợp phát hiện thông tin trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bị mất, hủy hoại, thay đổi và có hành vi khai thác, sử dụng thông tin lý lịch tư pháp sai mục đích, thẩm quyền thì báo cáo ngay cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị biết để kịp thời có kế hoạch, biện pháp truy tìm, khắc phục hậu quả, xác định trách nhiệm cá nhân và có hình thức xử lý;
đ) Kịp thời báo cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị khi có vướng mắc, khó khăn, sự cố xảy ra và đề xuất hướng giải quyết.”
Qua đó, có thể thất rằng trách nhiệm quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được quy định một cách chặt chẽ, rõ ràng, phân cấp cụ thể theo từng cấp quản lý nhằm bảo đảm tính chính xác, thống nhất và an toàn thông tin trên toàn hệ thống.
Từ quy định pháp luật về trách nhiệm quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đã thể hiện được một mô hình quản lý theo hướng phân cấp – phân quyền – phân trách nhiệm rõ ràng từ Trung ương đến địa phương và đến từng cán bộ nghiệp vụ. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhằm bảo đảm cho hệ thống dữ liệu lý lịch tư pháp quốc gia được quản lý khoa học, chính xác, bảo mật, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, phục vụ tốt hơn yêu cầu cải cách hành chính và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân.
Trân trọng./.
