Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử là gì? Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy bao gồm những gì? Hiệu chỉnh thông tin lý lịch tư pháp trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Theo quy định pháp luật hiện hành, dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được hiểu như thế nào? Thành phần của hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy bao gồm những tài liệu gì? Việc hiệu chỉnh thông tin trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được thực hiện theo trình tự, thủ tục và căn cứ pháp lý ra sao để bảo đảm tính chính xác, đồng bộ và hợp pháp của hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp?
MỤC LỤC
1. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử là gì?
2. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy bao gồm những gì?
Trả lời:
1. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 15 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (“Thông tư số 06/2013/TT-BTP”) như sau:
“Điều 15. Tạo lập dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử
1. Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử là dữ liệu được số hóa từ văn bản chứa thông tin lý lịch tư pháp và dữ liệu được tạo lập, chuyển đổi từ thông tin lý lịch tư pháp điện tử do các cơ quan, tổ chức cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp theo đúng tiêu chuẩn của dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử.”
Dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử được hiểu là một hình thức thông tin lý lịch tư pháp được số hóa và chuẩn hóa nhằm phục vụ việc quản lý, lưu trữ, khai thác và chia sẻ thông tin trong môi trường điện tử, phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa hành chính tư pháp và chuyển đổi số quốc gia.
Cụ thể, đây là loại dữ liệu bao gồm hai nguồn chính: Dữ liệu được số hóa từ các văn bản chứa thông tin lý lịch tư pháp ở dạng giấy và dữ liệu được tạo lập, chuyển đổi từ các thông tin lý lịch tư pháp điện tử do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp. Việc số hóa và tạo lập dữ liệu này phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và nội dung quy định cho dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, nhằm đảm bảo tính chính xác, đồng bộ và khả năng tích hợp với hệ thống dữ liệu chung.
Theo đó, dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử không chỉ là kết quả của quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực tư pháp, mà còn là cơ sở pháp lý và kỹ thuật quan trọng để xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về lý lịch tư pháp, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, tăng cường sự minh bạch và phục vụ tốt hơn cho nhu cầu quản lý nhà nước cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
2. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy bao gồm những gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định như sau:
“Điều 17. Lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. "Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy" bao gồm Lý lịch tư pháp của cá nhân, các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp và các văn bản khác có liên quan đến cá nhân người có Lý lịch tư pháp như quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, giấy chứng tử, kết quả xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích, được tập hợp và đưa vào hồ sơ theo nguyên tắc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ của từng cá nhân.”
Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy là một tập hợp đầy đủ các tài liệu có giá trị pháp lý liên quan đến lý lịch tư pháp của một cá nhân được xây dựng và quản lý theo nguyên tắc cá thể hóa, sắp xếp khoa học và phục vụ trực tiếp cho việc lưu trữ, tra cứu, khai thác thông tin lý lịch tư pháp.
Tất cả các tài liệu đều được tập hợp, phân loại và sắp xếp thành hồ sơ riêng biệt cho từng cá nhân, bảo đảm tính hệ thống, dễ tra cứu và phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp cũng như đáp ứng yêu cầu xác minh thông tin trong các lĩnh vực pháp luật. Việc quy định rõ ràng thành phần hồ sơ như vậy là căn cứ pháp lý quan trọng, góp phần chuẩn hóa và nâng cao chất lượng công tác lập, lưu trữ, khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp trong thực tiễn.
3. Hiệu chỉnh thông tin lý lịch tư pháp trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?
Liên quan đến hiệu chỉnh thông tin lý lịch tư pháp trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện tại Điều 19 Thông tư số 06/2013/TT-BTP như sau:
“Điều 19. Hiệu chỉnh thông tin lý lịch tư pháp trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy
1. Khi có sự sai lệch về nội dung giữa dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy thì Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp phải tiến hành kiểm tra, xác minh để hiệu chỉnh cho phù hợp. Văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp và các giấy tờ khác có liên quan như quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, giấy chứng tử, kết quả xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích có giá trị là văn bản gốc để đối chiếu và hiệu chỉnh thông tin.
2. Trong trường hợp Sở Tư pháp tiến hành hiệu chỉnh đối với Lý lịch tư pháp đã cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thì sau khi hiệu chỉnh phải có văn bản thông báo về việc hiệu chỉnh đó gửi cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.
3. Trong trường hợp Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia phát hiện sự sai lệch thông tin lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp gửi thì phải thông báo bằng văn bản để Sở Tư pháp hiệu chỉnh cho phù hợp.”
Việc hiệu chỉnh thông tin lý lịch tư pháp trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy là một hoạt động bắt buộc và có tính pháp lý nhằm bảo đảm sự nhất quán, chính xác tuyệt đối giữa các hình thức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống lý lịch tư pháp quốc gia. Quy định này thể hiện rõ yêu cầu kiểm soát chặt chẽ, kịp thời và có căn cứ đối với bất kỳ sự sai lệch nào giữa dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy.
Theo đó, khi phát hiện có sự sai lệch nội dung thông tin giữa hai hình thức lưu trữ (điện tử và giấy), Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, xác minh lại toàn bộ thông tin để thực hiện hiệu chỉnh phù hợp. Việc xác minh phải căn cứ vào các văn bản gốc có giá trị pháp lý như bản án, quyết định của Tòa án, giấy tờ hộ tịch, giấy chứng tử hoặc các văn bản xác nhận xóa án tích đương nhiên. Đây là những tài liệu gốc đóng vai trò then chốt để bảo đảm tính chính xác và hợp pháp của thông tin được điều chỉnh.
Ngoài ra, quy định cũng thiết lập cơ chế phối hợp và trách nhiệm giữa hai cấp quản lý dữ liệu. Nếu Sở Tư pháp tiến hành hiệu chỉnh, thì phải thông báo bằng văn bản cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để cập nhật thống nhất trong hệ thống. Ngược lại, nếu Trung tâm phát hiện thông tin sai lệch trong dữ liệu do Sở Tư pháp cung cấp thì phải gửi thông báo để yêu cầu Sở Tư pháp thực hiện hiệu chỉnh.
Như vậy, quy trình hiệu chỉnh thông tin lý lịch tư pháp được tổ chức chặt chẽ, bảo đảm tính chính xác, thống nhất, minh bạch và tuân thủ đúng trình tự pháp luật. Đây là cơ chế quan trọng nhằm nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp quốc gia, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân liên quan đến thông tin tư pháp của họ.
Trân trọng./.
