Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh là gì? Liên thông, kết nối, chia sẻ thông tin đăng ký hộ kinh doanh được quy định thực hiện như thế nào?

Luật sư cho tôi hỏi: Theo như tôi tìm hiểu, sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thì thông tin trong hồ sơ sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh. Tuy nhiên, tôi không biết cơ sở dữ liệu này là gì? Và hiện nay, pháp luật quy định về việc liên thông, kết nối, chia sẻ thông tin đăng ký hộ kinh doanh ra sao? Mong Luật sư giải đáp!

MỤC LỤC

1. Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh là gì?

2. Chuẩn hóa dữ liệu đăng ký hộ kinh doanh được quy định như thế nào?

3. Bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký hộ kinh doanh được quy định như thế nào?

4. Cung cấp thông tin đăng ký hộ kinh doanh được quy định như thế nào?

Trả lời:

1. Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh là gì?

Với vai trò là thành phần quan trọng của Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh được xây dựng nhằm tập hợp, lưu trữ và quản lý toàn diện thông tin về đăng ký hộ kinh doanh trên phạm vi cả nước. Do vậy, để bảo đảm tính thống nhất trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh, khoản 7 Điều 3 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) đã quy định cụ thể như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

7. Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh là một thành phần của Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm tập hợp dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc. Thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh và tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh có giá trị pháp lý là thông tin gốc về đăng ký hộ kinh doanh.”

Việc quy định rõ thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh và tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh có giá trị pháp lý là thông tin gốc, đã phần nào khẳng định vị thế pháp lý của hệ thống. Điều đó đồng nghĩa với việc mọi hoạt động kiểm tra, giám sát liên quan đến hộ kinh doanh đều phải dựa trên dữ liệu này như một cơ sở vững chắc và đáng tin cậy. Qua đó, có thể thấy, Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh không chỉ giúpgiảm thiểu sai sót, tránh tình trạng trùng lặp hồ sơ mà còn nâng cao tính chính xác và công khai, từ đó tạo nền tảng bền vững cho môi trường kinh doanh hiện đại và hiệu quả.

2. Chuẩn hóa dữ liệu đăng ký hộ kinh doanh được quy định như thế nào?

Chuẩn hóa dữ liệu đăng ký hộ kinh doanh giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác của thông tin và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 114 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như sau:

“Điều 114. Chuẩn hóa dữ liệu đăng ký hộ kinh doanh

1. Chuẩn hóa dữ liệu là việc thực hiện các bước rà soát, kiểm tra đối chiếu và bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký hộ kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.

2. Căn cứ dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh đã được chuyển đổi và lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông báo về việc rà soát thông tin đăng ký hộ kinh doanh đến hộ kinh doanh, yêu cầu hộ kinh doanh đối chiếu thông tin. Trường hợp thông tin đăng ký hộ kinh doanh tại thông báo bị thiếu hoặc chưa chính xác so với bản giấy của Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh gửi giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo. Việc bổ sung, hiệu đính thông tin thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 115 Nghị định này.”

Chuẩn hóa dữ liệu không chỉ là yêu cầu kỹ thuật đơn thuần, mà còn là giải pháp quan trọng để nâng cao chất lượng quản lý, hạn chế sai sót, đồng thời củng cố niềm tin của hộ kinh doanh vào tính minh bạch của hệ thống pháp lý. Cụ thể, việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm các hoạt động như: Rà soát, kiểm tra đối chiếu và bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký hộ kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh theo quy định pháp luật.

Trong quá trình xây dựng Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh, việc đảm bảo tính chính xác và thống nhất của thông tin là yêu cầu then chốt để dữ liệu trở thành công cụ quản lý hữu hiệu. Do đó, pháp luật quy định rõ trách nhiệm của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trong việc rà soát, thông báo và yêu cầu hộ kinh doanh đối chiếu thông tin đã được lưu giữ trên hệ thống. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ra thông báo, nếu thông tin đăng ký hộ kinh doanh tại thông báo bị thiếu hoặc chưa chính xác so với bản giấy của Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh phải gửi giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Để bảo đảm cho quá trình này được diễn ra thuận lợi, Thông tư số 68/2025/TT-BTC ngày 01/7/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã quy định cụ thể giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh theo Mẫu số 2 tại Phụ lục II được ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC này.

3. Bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký hộ kinh doanh được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 115 Nghị định 168/2025/NĐ-CP bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký hộ kinh doanh về như sau:

“Điều 115. Bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký hộ kinh doanh

1. Trường hợp hộ kinh doanh phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh gửi giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị của hộ kinh doanh nếu thông tin nêu tại giấy đề nghị của hộ kinh doanh là chính xác.

2. Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông báo về việc hiệu đính nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến hộ kinh doanh và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo.

3. Trường hợp hộ kinh doanh phát hiện thông tin đăng ký hộ kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh bị thiếu hoặc chưa chính xác so với bản giấy của giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, hộ kinh doanh gửi giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Kèm theo giấy đề nghị phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ của hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có trách nhiệm bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký hộ kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh nếu thông tin nêu tại giấy đề nghị của hộ kinh doanh là chính xác.

4. Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã phát hiện thông tin đăng ký hộ kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh bị thiếu hoặc không chính xác so với bản giấy của giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi phát hiện, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bổ sung, hiệu đính thông tin đăng ký hộ kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.”

Theo đó, quy định không chỉ nhấn mạnh vai trò chủ động của hộ kinh doanh trong việc rà soát, phát hiện và đề nghị điều chỉnh nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh chưa chính xác so với nội dung được kê khai trong hồ sơ đăng ký mà còn chỉ rõ trách nhiệm của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã trong quá trình bổ sung, hiệu đính thông tin liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh. Theo đó, khi nhận được giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong thời hạn luật định nếu thông tin nêu tại giấy đề nghị là chính xác. Trong trường hợp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã là chủ thể phát hiện có sai sót về thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh so với hồ sơ bản giấy thì phải có trách nhiệm gửi thông báo về việc hiệu đính nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến hộ kinh doanh và đồng thời, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo.

Ngoài ra, trong quá trình hiện đại hóa quản lý nhà nước, Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh cũng đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính minh bạch và thống nhất thông tin. Chính bởi vậy mà pháp luật cũng đã đặt ra những yêu cầu chi tiết để hộ kinh doanh cũng như cơ quan có thẩm quyền chủ động phát hiện và điều chỉnh các sai lệch. Có thể thấy, việc bổ sung, hiệu đính thông tin theo quy trình pháp lý chặt chẽ không chỉ kịp thời khắc phục những sai sót phát sinh,giúp cơ quan quản lý nhà nước nâng cao hiệu quả giám sát mà còn bảo đảm quyền và lợi ích chính đáng của hộ kinh doanh khi tham gia vào thị trường kinh tế.

4. Cung cấp thông tin đăng ký hộ kinh doanh được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 116 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về cung cấp thông tin đăng ký hộ kinh doanh như sau:

“Điều 116. Cung cấp thông tin đăng ký hộ kinh doanh

Tổ chức, cá nhân có thể tra cứu thông tin đăng ký hộ kinh doanh miễn phí trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ www.dangkykinhdoanh.gov.vn, bao gồm: tên hộ kinh doanh; mã số hộ kinh doanh; địa chỉ trụ sở; ngành, nghề kinh doanh; họ và tên chủ hộ kinh doanh.”

Có thể thấy rằng, việc công khai dữ liệu đăng ký hộ kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ giúp cho tổ chức, cá nhân dễ dàng tiếp cận và xác minh thông tin mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan có thẩm quyền tăng cường giám sát, quản lý. Đây là bước tiến quan trọng phù hợp với xu thế số hóa, góp phần thúc đẩy môi trường kinh doanh công bằng và hiện đại, qua đó, cũng khẳng định được cam kết của Nhà nước trong việc hỗ trợ, đồng hành cùng sự phát triển của hộ kinh doanh.

Trân trọng./.