Bộ phận đầu mối tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp và hình thức, phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Việc xác định bộ phận đầu mối có trách nhiệm trong việc tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được quy định như thế nào trong hệ thống các cơ quan tiến hành tố tụng và các cơ quan có liên quan? Đồng thời, hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện ra sao theo quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và bảo mật thông tin trong quá trình trao đổi giữa các cơ quan nhà nước?
MỤC LỤC
2. Hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Trả lời:
1. Bộ phận đầu mối tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 2 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Công An, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp quy định như sau:
“Điều 2. Bộ phận đầu mối tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp
1. Bộ phận đầu mối cung cấp thông tin lý lịch tư pháp tại Tòa án:
a) Tòa án nhân dân tối cao giao cho các Tòa phúc thẩm, Ban thư ký Tòa án nhân dân tối cao thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp;
b) Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Tòa án nhân dân cấp tỉnh) giao cho bộ phận làm nhiệm vụ tống đạt bản án hình sự thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp;
c) Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Tòa án nhân dân huyện) giao cho công chức làm nhiệm vụ tống đạt bản án hình sự thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.
2. Bộ phận đầu mối cung cấp thông tin lý lịch tư pháp tại Viện kiểm sát:
a) Viện Kiểm sát nhân dân tối cao giao cho Vụ Hợp tác quốc tế và Vụ Thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.
b) Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Viện Kiểm sát nhân dân cấp tỉnh) giao cho Văn phòng thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.
3. Bộ phận đầu mối tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại cơ quan Công an:
a) Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát thuộc Bộ Công an, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 để cấp Phiếu lý lịch tư pháp;
b) Giám thị trại giam, giám thị trại tạm giam, Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp Công an cấp tỉnh cung cấp giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt tù, giấy chứng nhận đặc xá, đại xá có từ ngày 01 tháng 7 năm 2010;
c) Cục Theo dõi thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp cung cấp thông báo về việc thi hành quyết định tiếp nhận chuyển giao người đang chấp hành án phạt tù từ nước ngoài về Việt Nam; quyết định chuyển giao người đang chấp hành án phạt tù tại Việt Nam cho nước ngoài; thông báo về quyết định đặc xá, đại xá, miễn, giảm hình phạt của nước chuyển giao đối với người đang chấp hành án phạt tù từ nước ngoài về Việt Nam;
d) Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp Công an cấp tỉnh cung cấp thông báo về việc thi hành án phạt trục xuất;
đ) Công an cấp huyện (Bộ phận thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp) cung cấp giấy chứng nhận chấp hành xong thời gian thử thách án treo, án phạt cải tạo không giam giữ, án phạt cấm cư trú, quản chế, tước một số quyền công dân, án phạt cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định có từ ngày 01 tháng 7 năm 2010.
4. Tòa án quân sự Trung ương thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp của người bị Tòa án quân sự kết án.
5. Bộ phận đầu mối cung cấp thông tin lý lịch tư pháp tại cơ quan thi hành án dân sự:
a) Cục Thi hành án dân sự tỉnh giao cho Văn phòng thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp;
b) Chi cục Thi hành án dân sự huyện giao cho một công chức thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.”
Quy định trên đã xác định rõ ràng và cụ thể về các bộ phận đầu mối có trách nhiệm tra cứu, xác minh và cung cấp thông tin lý lịch tư pháp tại các cơ quan tiến hành tố tụng và các cơ quan liên quan.
Theo đó, hệ thống quy định này tạo thành một cơ chế phối hợp liên ngành thống nhất và đồng bộ, nhằm bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp của thông tin lý lịch tư pháp về án tích, phục vụ yêu cầu của cá nhân, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền. Việc phân định rõ đầu mối theo từng lĩnh vực, cấp độ và loại thông tin không chỉ tăng cường tính minh bạch, mà còn góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân trong tiếp cận thông tin tư pháp.
Lưu ý: Do có điều chỉnh về mô hình chính quyền địa phương 02 cấp (cấp tỉnh và cấp xã) nên sẽ kết thúc hoạt động của Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Tòa án nhân dân huyện); Công an cấp huyện; Chi cục Thi hành án dân sự huyện (căn cứ theo mục 5 Nghị quyết số 60-NQ/TW ngày 12/4/2025 của Ban Chấp hành Trung ương về hội nghị lần thứ 11 Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII).
2. Hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được quy định thực hiện như thế nào?
Căn cứ theo Điều 3 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Công An, Bộ Quốc phòng, Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp quy định như sau:
“Điều 3. Hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp
1. Thông tin lý lịch tư pháp được gửi dưới một trong các hình thức sau:
a) Trích lục bản án hình sự theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này (sau đây gọi là trích lục bản án hình sự) hoặc bản chính hoặc bản sao bản án;
b) Bản chính hoặc bản sao quyết định, giấy chứng nhận, giấy xác nhận, văn bản thông báo;
c) Văn bản định dạng PDF (có chữ ký và con dấu) trong trường hợp cung cấp qua mạng máy tính. Việc cung cấp thông tin qua mạng máy tính phải bảo đảm tính bảo mật, an toàn, chính xác của thông tin;
d) Đối với thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010, ngoài hình thức nêu tại điểm b, c khoản này, có thể được gửi dưới hình thức công văn trả lời.
2. Thông tin lý lịch tư pháp được gửi bằng một trong các phương thức như trực tiếp, qua bưu điện, mạng máy tính, cụ thể:
a) Trường hợp thông tin lý lịch tư pháp được gửi trực tiếp thì bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận, làm thủ tục ký nhận giữa bên tiếp nhận và bên gửi thông tin. Sau khi làm thủ tục ký nhận, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm đăng ký sổ văn bản đến, ghi rõ ngày tiếp nhận, số ký hiệu tên văn bản, tên văn bản, cơ quan cung cấp thông tin, ký và ghi rõ họ tên của mình. Ngày ký nhận văn bản là ngày Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp nhận được thông tin lý lịch tư pháp;
b) Trường hợp thông tin lý lịch tư pháp được gửi qua bưu điện thì bộ phận tiếp nhận phải vào sổ văn bản đến, ghi rõ ngày tiếp nhận, số ký hiệu văn bản, tên văn bản, cơ quan cung cấp thông tin, ký và ghi rõ họ tên của mình. Ngày nhận được văn bản theo dấu bưu điện chuyển đến là ngày Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp nhận được thông tin lý lịch tư pháp;
c) Trường hợp thông tin lý lịch tư pháp được cung cấp qua mạng máy tính thì các cơ quan có liên quan phải có văn bản thông báo địa chỉ thư điện tử chính thức của cơ quan mình hoặc của bộ phận làm đầu mối cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp. Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp có nhiệm vụ cung cấp địa chỉ thư điện tử chính thức của bộ phận tiếp nhận thông tin. Việc cung cấp thông tin qua mạng máy tính chỉ được thực hiện sau khi Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp thông báo cho các cơ quan có liên quan địa chỉ thư điện tử chính thức của bộ phận tiếp nhận thông tin.
Sau khi nhận được thông tin, bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm vào sổ văn bản đến, ghi rõ ngày tiếp nhận, số ký hiệu văn bản, tên văn bản, cơ quan cung cấp thông tin, ký nhận vào sổ và thông báo cho cơ quan, đơn vị đã cung cấp thông tin.”
Việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện thông qua nhiều hình thức đa dạng như trích lục bản án hình sự, bản chính hoặc bản sao các quyết định, giấy tờ có giá trị pháp lý hoặc các văn bản điện tử định dạng PDF có chữ ký và con dấu của cơ quan cung cấp thông tin. Trong một số trường hợp đặc thù đối với thông tin có trước ngày 01/7/2010, có thể sử dụng hình thức công văn trả lời.
Về phương thức cung cấp, các cơ quan có thẩm quyền có thể lựa chọn gửi trực tiếp, qua bưu điện hoặc thông qua mạng máy tính tùy theo điều kiện cụ thể. Trong mỗi phương thức, Thông tư đã quy định rõ ràng trách nhiệm của bộ phận tiếp nhận, quy trình ký nhận, ghi sổ văn bản đến, thời điểm xác định ngày nhận văn bản, cũng như các điều kiện bảo đảm tính bảo mật, an toàn và xác thực khi sử dụng mạng máy tính.
Tóm lại, quy định đã thể hiện việc bảo đảm tính toàn diện, linh hoạt, rõ ràng và chặt chẽ trong việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, đồng thời xác lập rõ trách nhiệm giữa các cơ quan có liên quan, nhằm bảo đảm việc trao đổi và tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện đúng quy trình, đúng pháp luật và hiệu quả trong thực tiễn. Đây là một cơ sở pháp lý quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lý lịch tư pháp.
Trân trọng./.
