Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Công ty chúng tôi vừa thay đổi thông tin liên hệ, cụ thể là địa chỉ email, số điện thoại của doanh nghiệp. Chúng tôi muốn cập nhật lại các thông tin này trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp để bảo đảm thông tin liên hệ được ghi nhận chính xác. Vậy trong trường hợp này, công ty cần thực hiện thủ tục thông báo cập nhật, bổ sung thông tin như thế nào, hồ sơ cần chuẩn bị gồm những giấy tờ gì và có phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp hay không? Rất mong Luật sư giải đáp. Xin cảm ơn!
MỤC LỤC
1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp danh được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp danh được quy định như thế nào?
Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ thể đăng ký thành lập công ty hợp danh phải chuẩn bị hồ sơ nhằm xác lập những thông tin cơ bản về công ty và tạo căn cứ để Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét, giải quyết thủ tục thành lập doanh nghiệp. Thành phần hồ sơ đăng ký công ty hợp danh được pháp luật đặt ra tại Điều 20 Luật Doanh nghiệp năm 2020 sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp năm 2025, cụ thể như sau:
"Điều 20. Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên.
5. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư."
Theo đó, thành phần hồ sơ đăng ký công ty hợp danh bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là căn cứ để Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận, xem xét và ghi nhận các thông tin đăng ký của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp những thông tin cơ bản về doanh nghiệp dự kiến thành lập;
- Điều lệ công ty: Điều lệ công ty ghi nhận những nguyên tắc cơ bản trong tổ chức và hoạt động của công ty hợp danh, là cơ sở để các thành viên xác định quyền, nghĩa vụ và thống nhất cách thức quản lý, điều hành doanh nghiệp trong quá trình hoạt động;
- Danh sách thành viên và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có): Danh sách thành viên thể hiện thông tin của các thành viên công ty hợp danh, qua đó xác định những cá nhân tham gia thành lập và góp vốn vào doanh nghiệp. Bên cạnh đó, danh sách chủ sở hữu hưởng lợi được lập trong trường hợp doanh nghiệp có chủ sở hữu hưởng lợi theo tiêu chí luật định, nhằm cung cấp thông tin về cá nhân có quyền sở hữu trên thực tế vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối đối với doanh nghiệp;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên: Đây là tài liệu dùng để xác thực danh tính và những thông tin cơ bản của những người tham gia thành lập công ty, giúp Cơ quan đăng ký kinh doanh đối chiếu với thông tin được kê khai trong hồ sơ. Yêu cầu này góp phần bảo đảm tính chính xác của dữ liệu thành viên, hạn chế tình trạng kê khai sai lệch hoặc sử dụng thông tin của người khác khi đăng ký thành lập doanh nghiệp;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư: Việc bổ sung tài liệu này nhằm bảo đảm hoạt động thành lập công ty có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài phù hợp với pháp luật về đầu tư, đồng thời tạo cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất của hồ sơ.
Như vậy, thành phần hồ sơ đăng ký công ty hợp danh được xây dựng nhằm bảo đảm việc xác định đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, thành viên tham gia thành lập và các thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài. Việc yêu cầu cung cấp các tài liệu tương ứng không chỉ tạo cơ sở để Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra, xác thực thông tin trước khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà còn góp phần bảo đảm tính minh bạch trong cơ cấu thành viên và hoạt động đầu tư. Đồng thời, đây cũng là cơ sở hỗ trợ công tác quản lý nhà nước và bảo đảm thông tin pháp lý của công ty được ghi nhận đầy đủ ngay từ thời điểm thành lập.
2. Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
Doanh nghiệp thực hiện thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo Điều 57 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là "Nghị định số 168/2025/NĐ-CP"), cụ thể như sau:
"Điều 57. Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
1. Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin về chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 40 đến Điều 55 Nghị định này thì doanh nghiệp gửi thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy mới cho doanh nghiệp.
2. Trường hợp thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở chính, địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh đã được cập nhật thông tin về địa chỉ khi có nhu cầu hoặc khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
3. Doanh nghiệp không phải trả lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin sau:
a) Số điện thoại, số fax, thư điện tử, website của doanh nghiệp;
b) Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp và địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh do thay đổi về địa giới hành chính;
c) Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi quy định từ Điều 49 đến Điều 54 Nghị định này."
Theo đó, doanh nghiệp gửi thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính trong trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin về chức danh, thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật và các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ Điều 40 đến Điều 55 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP như sau:
- Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
- Đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp;
- Đăng ký thay đổi thành viên hợp danh;
- Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần;
- Đăng ký thay đổi vốn điều lệ, phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp;
- Đăng ký thay đổi thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Đăng ký thay đổi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
- Đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân trong trường hợp bán, tặng cho doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp chết;
- Đăng ký thay đổi vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân;
- Thông báo thay đổi ngành, nghề kinh doanh;
- Thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán;
- Thông báo thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán;
- Thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp và thông báo thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi;
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế;
- Thông báo thay đổi thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, thông báo cho thuê doanh nghiệp tư nhân, thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn là tổ chức, cổ đông là tổ chức nước ngoài;
- Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đối với công ty bị tách, công ty nhận sáp nhập.
Việc thiết lập thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có ý nghĩa tạo ra cơ chế xử lý mang tính bao quát đối với những trường hợp cần điều chỉnh thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nêu trên. Qua đó, pháp luật không chỉ điều chỉnh những trường hợp đã được xác định cụ thể mà còn dự liệu cơ chế xử lý đối với các thông tin phát sinh khác, hạn chế nguy cơ bỏ sót thông tin cần cập nhật và bảo đảm tính đầy đủ của dữ liệu đăng ký doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy mới cho doanh nghiệp, bảo đảm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phản ánh chính xác thông tin thực tế của doanh nghiệp.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Việc cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả giúp doanh nghiệp có căn cứ theo dõi tiến độ giải quyết thủ tục, đồng thời xác định rõ thời điểm cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ. Đặc biệt, thời hạn 01 ngày làm việc buộc Cơ quan đăng ký kinh doanh phải nhanh chóng xem xét tính hợp lệ và cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, việc thông báo bằng văn bản giúp doanh nghiệp xác định cụ thể nội dung cần sửa đổi, bổ sung để hoàn thiện hồ sơ. Nhờ đó, quy trình xử lý trở nên minh bạch, hạn chế tình trạng kéo dài thời gian giải quyết và góp phần bảo đảm dữ liệu đăng ký doanh nghiệp được cập nhật chính xác, kịp thời
Đối với trường hợp thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở chính, địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Việc thay đổi địa giới hành chính trong trường hợp này có thể hiểu là sự điều chỉnh về mặt hành chính của Nhà nước, địa chỉ của doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên, không có sự di chuyển đến địa điểm khác. Vì vậy, việc không bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực để thực hiện thủ tục hành chính.
Doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh đã được cập nhật thông tin về địa chỉ khi có nhu cầu hoặc khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Việc cho phép doanh nghiệp lựa chọn cập nhật địa chỉ khi có nhu cầu hoặc kết hợp trong lần đăng ký, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tiếp theo còn tạo sự chủ động và linh hoạt trong quá trình thực hiện thủ tục. Doanh nghiệp có thể cân nhắc thời điểm cập nhật phù hợp với kế hoạch hoạt động và nhu cầu sử dụng giấy chứng nhận đã điều chỉnh thông tin, thay vì phải tiến hành một thủ tục riêng biệt ngay khi địa giới hành chính thay đổi.
Ngoài ra, doanh nghiệp không phải trả lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin sau:
- Số điện thoại, số fax, thư điện tử, website của doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp và địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh do thay đổi về địa giới hành chính;
- Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi quy định từ Điều 49 đến Điều 54 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Các trường hợp thông báo thay đổi từ Điều 49 đến Điều 54 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP cụ thể như sau:
+ Thông báo thay đổi ngành, nghề kinh doanh;
+ Thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán;
+ Thông báo thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán;
+ Thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp và thông báo thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi;
+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế;
+ Thông báo thay đổi thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, thông báo cho thuê doanh nghiệp tư nhân, thông báo thay đổi người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn là tổ chức, cổ đông là tổ chức nước ngoài.
Việc miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp đối với các trường hợp nêu trên góp phần giảm chi phí và đơn giản hóa thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Đây chủ yếu là những trường hợp cập nhật thông tin liên hệ, điều chỉnh địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính hoặc bổ sung thông tin trong hồ sơ mà không làm thay đổi nội dung các giấy chứng nhận đăng ký và không thuộc những trường hợp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi riêng biệt theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Do đó, việc miễn phí, lệ phí giúp doanh nghiệp không phải chịu thêm chi phí đối với những điều chỉnh mang tính cập nhật thông tin, qua đó khuyến khích doanh nghiệp chủ động hoàn thiện dữ liệu đăng ký mà không e ngại phát sinh nghĩa vụ tài chính.
Như vậy, thủ tục cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thiết lập nhằm xử lý những trường hợp thay đổi ngoài phạm vi các thủ tục đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đã được liệt kê cụ thể tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, qua đó bảo đảm không bỏ sót những thông tin cần được điều chỉnh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Cùng với việc xác định thời hạn tiếp nhận, xem xét và xử lý hồ sơ rõ ràng, pháp luật còn tạo điều kiện để doanh nghiệp chủ động, linh hoạt trong quá trình cập nhật thông tin và giảm bớt các chi phí phát sinh khi thực hiện thủ tục. Qua đó, vừa tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ cập nhật thông tin, vừa góp phần bảo đảm tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, phục vụ công tác quản lý nhà nước.
Trân trọng./.