Thủ tục tính thời gian công tác đối với người lao động đi hợp tác lao động trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 và giải quyết chế độ tử tuất đối với người lao động đã chết sau khi đi hợp tác lao động về nước nhưng thân nhân chưa được hưởng chế độ tử tuất

1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định pháp luật.

Bước 2:

- Đối với người lao động đang nghỉ việc: Người lao động nộp hồ sơ cho đơn vị quản lý cuối cùng nơi người lao động làm việc. Trường hợp đơn vị quản lý cuối cùng không còn tồn tại thì người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.

- Đối với người lao động đang đóng bảo hiểm xã hội: Người lao động có trách nhiệm bổ sung hồ sơ quy định cho đơn vị sử dụng lao động khi được yêu cầu.

- Đối với trường hợp người lao động đã chết sau khi về nước nhưng thân nhân chưa được hưởng chế độ tử tuất: Thân nhân của người lao động nộp hồ sơ theo quy định kèm theo đơn đề nghị giải quyết chế độ tử tuất cho đơn vị quản lý cuối cùng của người lao động.

Trường hợp đơn vị quản lý cuối cùng không còn tồn tại thì thân nhân của người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.

Bước 3:

- Đối với người lao động đang nghỉ việc: Đơn vị quản lý cuối cùng của người lao động hoặc cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong trường hợp đơn vị quản lý cuối cùng không còn tồn tại có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và chuyển hồ sơ của người lao động kèm theo văn bản đề nghị gửi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị đóng bảo hiểm xã hội.

- Đối với người lao động đang đóng bảo hiểm xã hội: Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm chuyển hồ sơ của người lao động kèm theo văn bản đề nghị gửi cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị đóng bảo hiểm xã hội;

- Đối với trường hợp người lao động đã chết sau khi về nước nhưng thân nhân chưa được hưởng chế độ tử tuất: Đơn vị quản lý cuối cùng của người lao động hoặc cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong trường hợp đơn vị quản lý cuối cùng không còn tồn tại có trách nhiệm tiếp nhận, hướng dẫn thân nhân người lao động hoàn thiện hồ sơ và chuyển đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị đóng bảo hiểm xã hội kèm theo công văn đề nghị giải quyết chế độ.

Bước 4:

- Đối với trường hợp người lao động đang đóng bảo hiểm xã hội và người lao động đang nghỉ việc, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ từ người sử dụng lao động hoặc người lao động để giải quyết ghi nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Đối với trường hợp người lao động đã chết sau khi về nước nhưng thân nhân chưa được hưởng chế độ tử tuất, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và giải quyết chế độ tử tuất đối với thân nhân của người lao động trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp cơ quan bảo hiểm xã hội không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 4: Nhận kết quả.

2. Cách thức thực hiện

Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

3. Thành phần hồ sơ

* Hồ sơ đối với trường hợp người đi lao động có thời gian ở nước ngoài theo Hiệp định của Chính phủ và người đi làm đội trưởng, phiên dịch, cán bộ vùng do nước ngoài trả lương:

(i) Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài; quyết định tiếp nhận trở lại làm việc đối với trường hợp người lao động về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01 tháng 01 năm 1995. Trường hợp không có Quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng Lý lịch do người lao động khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc hoặc lý lịch của người lao động khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận;

(ii) Bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” của Cục Hợp tác quốc tế về lao động (nay là Cục Quản lý lao động ngoài nước) cấp.

Trường hợp không còn bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” thì phải có Giấy xác nhận về thời gian đi hợp tác lao động để giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội của Cục Quản lý lao động ngoài nước trên cơ sở đơn đề nghị của người lao động (theo Mẫu số 01 và số 02 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này);

(iii) Giấy xác nhận chưa được giải quyết trợ cấp thôi việc, trợ cấp một lần (hoặc trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ đối với trường hợp quân nhân, công an nhân dân phục viên, xuất ngũ, thôi việc trong khoảng thời gian ngày 15 tháng 12 năm 1993 đến ngày 31 tháng 12 năm 1994) sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước khi đi công tác, làm việc có thời hạn ở nước ngoài. Trường hợp cơ quan, đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.

Đối với những người là lao động xã hội đi hợp tác lao động; công nhân, viên chức Nhà nước, công an nhân dân, quân nhân trước khi đi hợp tác lao động ở nước ngoài đã hưởng trợ cấp thôi việc hoặc phục viên, xuất ngũ; quân nhân, công nhân viên quốc phòng sau khi về nước đã được Bộ Quốc phòng lập hồ sơ giải quyết chế độ phục viên, xuất ngũ riêng đối với thời gian trước khi đi hợp tác lao động ở nước ngoài và cấp "Giấy chứng nhận thời gian đi hợp tác lao động ở nước ngoài" thì do Sở Nội vụ xác nhận;

(iv) Đơn đề nghị tính thời gian công tác hưởng chế độ hưu trí, tử tuất đối với người lao động đã nghỉ việc.

* Hồ sơ đối với trường hợp người đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức hợp tác trực tiếp giữa các bộ, địa phương của Nhà nước ta với các tổ chức kinh tế của nước ngoài:

(i) Hồ sơ quy định tại các điểm (i), (iii) và (iv) mục trên;

(ii) Bản chính Quyết định cử đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài bằng một Quyết định chung cho nhiều người.

Trường hợp không còn bản chính Quyết định cử đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của bộ chủ quản đối với người lao động làm việc ở nước ngoài theo hình thức hợp tác do bộ cử đi hoặc xác nhận của Sở Nội vụ đối với người lao động do địa phương cử đi.

Đối với trường hợp không có Quyết định cử đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, trong đó ghi rõ thời gian người lao động được cử đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. Trường hợp cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại thì cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

* Hồ sơ đối với trường hợp người đi học tập, thực tập ở nước ngoài:

(i) Hồ sơ quy định tại các điểm (i), (iii) và (iv) mục đầu tiên trên.

(ii) Bản chính Quyết định cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài bằng một Quyết định chung cho nhiều người.

Trường hợp không còn bản chính Quyết định cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi.

Đối với trường hợp không có Quyết định cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, trong đó ghi rõ thời gian người lao động được cử đi học tập, thực tập có thời hạn ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. Trường hợp cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại thì cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận.

* Hồ sơ đối với trường hợp người đi làm chuyên gia theo Hiệp định của Chính phủ:

(i) Hồ sơ quy định tại các điểm (i), (iii) và (iv) mục đầu tiên trên.

(ii) Bản chính Quyết định cử đi làm chuyên gia ở nước ngoài hoặc bản sao Quyết định trong trường hợp người lao động được cử đi làm chuyên gia bằng một Quyết định chung cho nhiều người.

Trường hợp không còn bản chính Quyết định cử đi làm chuyên gia ở nước ngoài thì được thay thế bằng bản sao Quyết định có xác nhận của đơn vị cử đi.

Đối với trường hợp không có Quyết định cử đi làm chuyên gia ở nước ngoài thì phải có xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử người lao động, trong đó ghi rõ thời gian người lao động được cử đi làm chuyên gia ở nước ngoài và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận. Trường hợp cơ quan, đơn vị cử đi không còn tồn tại thì cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận;

(iii) Giấy xác nhận của cơ quan quản lý chuyên gia về việc đã hoàn thành nghĩa vụ đóng góp cho ngân sách nhà nước và đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của Nhà nước của chuyên gia trong thời gian làm việc ở nước ngoài.

* Hồ sơ đối với thân nhân của người lao động đi hợp tác lao động ở nước ngoài trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 đã chết sau khi về nước nhưng thân nhân chưa được hưởng chế độ tử tuất:

(i) Thành phần hồ sơ như đối tượng tại các mục trên;

(ii) Sổ bảo hiểm xã hội;

(iii) Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử hoặc bản sao giấy báo tử hoặc bản sao quyết định của Tòa án tuyên bố là đã chết;

(iv) Tờ khai của thân nhân;

(v) Bản chính hoặc bản sao biên bản điều tra tai nạn lao động đối với trường hợp chết do tai nạn lao động; bản sao bệnh án điều trị bệnh nghề nghiệp đối với trường hợp chết do bệnh nghề nghiệp;

(vi) Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám định y khoa hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật đặc biệt nặng có thể hiện kết luận của Hội đồng giám định y khoa ghi rõ tỷ lệ phần trăm suy giảm khả năng lao động đối với thân nhân bị suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.

(vii) Đơn đề nghị giải quyết chế độ tử tuất.

4. Thời hạn giải quyết

Thông thường thời hạn thực hiện như sau:

- Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp người lao động đang đóng bảo hiểm xã hội và người lao động đang nghỉ việc.

- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp trường hợp người lao động đã chết sau khi về nước nhưng thân nhân chưa được hưởng chế độ tử tuất.

Tuy nhiên, thời hạn thực hiện có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tùy thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ.

5. Đối tượng thực hiện

- Người lao động đi hợp tác lao động trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 hiện nay đang đóng bảo hiểm xã hội;

- Người lao động đi hợp tác lao động trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 hiện nay đang nghỉ việc;

- Thân nhân của người lao động đi hợp tác lao động trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 đã chết sau khi về nước;

- Đơn vị quản lý cuối cùng của người lao động hoặc cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp;

- Đơn vị sử dụng người lao động.

6. Cơ quan thực hiện

Cơ quan bảo hiểm xã hội theo phân cấp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

7. Kết quả thực hiện

- Xác nhận bổ sung thời gian công tác để tính hưởng bảo hiểm xã hội trong sổ bảo hiểm xã hội;

- Quyết định về việc hưởng chế độ hưu trí hằng tháng hoặc Quyết định về việc hưởng bảo hiểm xã hội một lần;

- Quyết định về việc hưởng trợ cấp mai táng và Quyết định về việc hưởng trợ cấp tuất hằng tháng hoặc Quyết định về việc hưởng trợ cấp tuất một lần.

8. Lệ phí, phí

Không.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Mẫu số 01, số 02 và Mẫu số 03 kèm theo Nghị định số 158/2025/NĐ-CP;

- Đơn đề nghị tính thời gian công tác hưởng chế độ hưu trí, tử tuất đối với người lao động đã nghỉ việc, tờ khai của thân nhân, đơn đề nghị giải quyết chế độ tử tuất theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Người lao động thuộc biên chế của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang được cơ quan, đơn vị cử đi công tác, học tập, làm việc có thời hạn đã xuất cảnh hợp pháp ra nước ngoài, đã về nước nhưng không đúng hạn hoặc về nước đúng thời hạn nhưng đơn vị cũ không bố trí, sắp xếp được việc làm mà thời gian làm việc trong nước trước khi đi công tác, học tập, làm việc ở nước ngoài và thời gian ở nước ngoài trong thời hạn cho phép trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 chưa được giải quyết chế độ trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ hoặc bảo hiểm xã hội một lần được tính để hưởng chế độ hưu trí và tử tuất.

- Đối tượng lao động xã hội được cử đi hợp tác lao động sau khi về nước tiếp tục tham gia đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc mà thời gian làm việc ở nước ngoài trong thời hạn cho phép trước ngày 01 tháng 01 năm 1995 chưa được giải quyết chế độ trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp một lần.

11. Căn cứ pháp lý

- Luật Bảo hiểm xã hội 2024;

- Nghị định số 158/2025/NĐ-CP ngày 25/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc;

- Quyết định số 863/QĐ-BNV ngày 07/8/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành và bị bãi bỏ trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.