Thủ tục gia hạn hoạt động văn phòng đại diện công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam - cấp Trung ương

1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định pháp luật.

Bước 2: Tối thiểu 30 ngày trước ngày Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hết hiệu lực, công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị gia hạn hoạt động văn phòng đại diện công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam đến Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

Bước 3: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (Bộ phận một cửa) tiếp nhận và kiểm tra danh mục hồ sơ. Trường hợp danh mục chưa đầy đủ, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hướng dẫn bổ sung hồ sơ theo quy định.

Bước 4: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Ủy ban Chứng khoán Nhà nướcxem xét tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có văn bản gửi công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ nước ngoài nêu rõ nội dung yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 5: Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ, công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ nước ngoài hoàn thiện hồ sơ và gửi đến Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

Bước 6: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; trường hợp từ chối, có văn bản trả lời trong đó nêu rõ lý do.

Bước 7: Nhận kết quả.

2. Cách thức thực hiện

Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa; Thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ; Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.

3. Thành phần hồ sơ

Cần chuẩn bị 01 bộ gốc hồ sơ bao gồm:

- Giấy đề nghị;

- Quyết định của cấp có thẩm quyền theo Điều lệ công ty thông qua việc gia hạn hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam;

Trường hợp có sự thay đổi liên quan đến các nội dung tại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

- Giấy đề nghị;

- Quyết định của cấp có thẩm quyền theo điều lệ về nội dung thay đổi;

- Danh sách nhân sự, bản thông tin cá nhân, Phiếu lý lịch tư pháp được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ của trưởng Văn phòng đại diện tại Việt Nam;

- Hợp đồng thuê trụ sở, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu trụ sở, quyền sử dụng trụ sở; thuyết minh cơ sở vật chất;

- Điều lệ của tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài;

- Văn bản chấp thuận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài nơi tổ chức kinh doanh chứng khoán có trụ sở chính (nếu có);

- Giấy phép thành lập và hoạt động của tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài hoặc các văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền của nước nguyên xứ cấp;

- Báo cáo tài chính năm gần nhất của tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài được kiểm toán. Tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài là công ty mẹ phải bổ sung báo cáo tài chính hợp nhất được kiểm toán;

- Trường hợp tổ chức kinh doanh chứng khoán nước ngoài đang đầu tư tại Việt Nam phải bổ sung: danh sách các quỹ đầu tư, danh mục đầu tư tại Việt Nam có xác nhận của Ngân hàng lưu ký; Giấy chứng nhận đăng ký mã số giao dịch của các quỹ đầu tư tại Việt Nam;

Tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài phải được gửi kèm bản dịch chứng thực sang tiếng Việt bởi cơ quan có thẩm quyền; những tài liệu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp hoặc xác nhận, phải được hợp pháp hóa lãnh sự trong thời hạn 06 tháng tính đến ngày cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tài liệu báo cáo nhận được tài liệu.

4. Thời hạn giải quyết

Thông thường thời hạn thực hiện là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ nhưng có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tùy thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ.

5. Đối tượng thực hiện

Công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam.

6. Cơ quan thực hiện

Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

7. Kết quả thực hiện

Quyết định sửa đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do.

8. Lệ phí, phí

- Theo quy định tại Thông tư 25/2022/TT-BTC: 01 triệu đồng/lần cấp.

- Theo quy định tại  Thông tư 64/2025/TT-BTC (kể từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026): 500.000 đồng/lần cấp.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Giấy đề nghị theo Mẫu số 69 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 245/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 155/2020/NĐ-CP.

- Giấy đề nghị theo Mẫu số 64 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 (sửa đổi tại Nghị định số 245/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 155/2020/NĐ-CP).

- Danh sách nhân sự theo Mẫu số 66 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 155/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định số 245/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 155/2020/NĐ-CP).

- Bản thông tin cá nhân theo Mẫu số 67 ban hành kèm theo Nghị định số 245/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 155/2020/NĐ-CP.

- Thuyết minh cơ sở vật chất theo Mẫu số 65 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 155/2020/NĐ-CP.

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ nước ngoài được cấp phép và đang hoạt động hợp pháp tại nước nguyên xứ;

- Cơ quan cấp phép của nước nguyên xứ và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã ký kết thỏa thuận hợp tác song phương hoặc đa phương về trao đổi thông tin, hợp tác quản lý, thanh tra, giám sát hoạt động về chứng khoán và thị trường chứng khoán hoặc công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ nước ngoài đang quản lý các quỹ đang đầu tư tại Việt Nam; thời hạn hoạt động còn lại (nếu có) tối thiểu là 01 năm;

- Văn phòng đại diện công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam không bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán trong 06 tháng tính đến thời điểm Ủy ban Chứng khoán Nhà nước nhận được hồ sơ.

11. Căn cứ pháp lý

- Luật Chứng khoán 54/2019/QH14 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 56/2024/QH15;

- Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán;

- Thông tư 25/2022/TT-BTC ngày 28/4/2022 của Bộ tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực chứng khoán;

- Thông tư 64/2025/TT-BTC ngày 30/6/2025 của Bộ Tài chính quy định mức thu, miễn một số khoản phí, lệ phí nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp, người dân;

 - Nghị định số 245/2025/NĐ-CP ngày 11/9/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán;

- Quyết định số 3169/QĐ-BTC ngày 12/9/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, bị bãi bỏ trong lĩnh vực chứng khoán thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính.