Thủ tục thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp - cấp Trung ương

1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định pháp luật.

Bước 2: Cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp trung ương gửi hồ sơ đề nghị thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Bước 3: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định hồ sơ đề nghị, kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết và có ý kiến thẩm định bằng văn bản gửi cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp trung ương.

2. Cách thức thực hiện

Cơ quan, tổ chức gửi hồ sơ đề nghị thẩm định qua Hệ thống của lưu trữ lịch sử cấp trung ương hoặc qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc qua đường bưu điện.

3. Thành phần hồ sơ

3.1. Thành phần hồ sơ:

(i) Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức.

(ii) Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.

(iii) Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

(iv) Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

(v) Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.

3.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

4. Thời hạn giải quyết

Thông thường thời hạn thực hiện trong 25 ngày kể từ ngày Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nhận văn bản đề nghị nhưng có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tùy thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ.

5. Đối tượng thực hiện

Các cơ quan, tổ chức theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Luật Lưu trữ 2024.

6. Cơ quan thực hiện

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

7. Kết quả thực hiện

Văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

8. Lệ phí, phí

Không quy định.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

- Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo Phụ lục II;

- Mẫu Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo Phụ lục III.

(Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ).

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

Tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

11. Căn cứ pháp lý

- Luật Lưu trữ 2024;

- Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số;

- Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Quyết định số 638/QĐ-BNV ngày 20/6/2025 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính nội bộ giữa các cơ quan hành chính nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.