Thủ tục cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ - cấp Trung ương
|
1. Trình tự thực hiện |
1.1. Đối với cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Bước 1: Cá nhân đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ năm 2024 gửi hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Cá nhân có bằng tốt nghiệp trung cấp ngành lưu trữ hoặc có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc nhóm ngành khác nộp hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có thông báo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. Bước 2: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước kiểm tra và nhận hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; yêu cầu cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác; trường hợp từ chối nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do. Bước 3: Tổ chức xét hồ sơ và kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức xét hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với cá nhân có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ cho cá nhân có bằng tốt nghiệp trung cấp ngành lưu trữ hoặc có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc nhóm ngành khác. Bước 4: Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quyết định cấp Chứng chỉ hành nghề lưutrữ và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các cá nhân đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. 1.2. Đối với cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Bước 1: Cá nhân gửi hồ sơ đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Bước 2: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước kiểm tra hồ sơ, tiếp nhận đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác theo quy định, yêu cầu người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; trường hợp từ chối nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do. Bước 3: Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quyết định cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. |
|
2. Cách thức thực hiện |
Cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến hoặc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính. |
|
3. Thành phần hồ sơ |
3.1. Đối với cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ a) Thành phần hồ sơ - Đơn đề nghị. - Thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác. - Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc nhóm ngành phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cá nhân đăng ký hành nghề, gồm: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học. - Ảnh chân dung: ảnh màu, cỡ 4x6 cm, nền trắng, được chụp trong thời gian không quá 06 tháng. b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ. 3.2. Đối với cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ a) Thành phần hồ sơ: - Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. - Chứng chỉ bị hỏng hoặc Chứng chỉ cần thay đổi thông tin cá nhân. - Cam kết của người đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với trường hợp bị mất Chứng chỉ; các giấy tờ cá nhân liên quan đến việc thay đổi thông tin cá nhân trên Chứng chỉ. - Ảnh chân dung: ảnh màu, cỡ 4x6 cm, nền trắng, được chụp trong thời gian không quá 06 tháng. b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ. |
|
4. Thời hạn giải quyết |
Thông thường thời hạn thực hiện như sau: a) Đối với cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đối với trường hợp cá nhân có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ hoặc kể từ ngày có quyết định công nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. b) Đối với cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định. Tuy nhiên, thời hạn này có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tùy thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ. |
|
5. Đối tượng thực hiện |
Cá nhân có nhu cầu cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. |
|
6. Cơ quan thực hiện |
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ. |
|
7. Kết quả thực hiện |
Quyết định cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. |
|
8. Lệ phí, phí |
Theo Thông tư số 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025, mức thu lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như sau: - Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 300.000 đồng/chứng chỉ. - Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: 200.000 đồng/chứng chỉ. Trường hợp cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do lỗi của cơ quan nhà nước hoặc do thay đổi địa giới đơn vị hành chính theo quy định của cấp có thẩm quyền thì không phải nộp lệ phí cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. |
|
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai |
- Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với cá nhân có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ theo mẫu tại Phụ lục XIV ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV; - Đơn đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với cá nhân có bằng tốt nghiệp trung cấp ngành lưu trữ hoặc có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc nhóm ngành khác theo mẫu tại Phụ lục XV ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV; - Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo mẫu tại Phụ lục XVI ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BNV. |
|
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính |
a) Đối với cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ - Là công dân Việt Nam. - Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. - Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức. Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ chỉ cần đáp ứng điều kiện là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. b) Đối với cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau đây: - Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất. - Thay đổi thông tin cá nhân trên Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. |
|
11. Căn cứ pháp lý |
- Luật Lưu trữ 2024; - Thông tư số 15/2025/TT-BTC ngày 16/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; - Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; - Quyết định số 647/QĐ-BNV ngày 24/6/2025 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính lĩnh vực lưu trữ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ. |